La maggior parte delle aziende si rivolge a Gmail o Outlook per gestire le loro e-mail sul posto di lavoro. Il 13% delle aziende pubbliche usa Office 365 o G-Suite (ex Google Apps). Il restante 87% usa una combinazione dei due, o una configurazione di posta elettronica privata.

Alcune aziende scelgono Google o Microsoft perché preferiscono la suite di cloud office di uno – che include calendari e collaborazione su fogli di calcolo e documenti – rispetto all’altro. (Abbiamo confrontato Office 365 con G-Suite in un altro post.)

Ma se usi altri strumenti di produttività e stai decidendo tra Gmail o Outlook solo per la posta elettronica, vuoi scegliere uno che ti aiuta a velocizzare il tuo flusso di lavoro. Gmail ha fissato la sua barra iniziale in alto, e Microsoft ha chiaramente preso nota. Con l’aggiornamento 2016 di Outlook, è ora più attrezzato che mai per competere.

Ecco cinque differenze che cambiano il gioco tra Gmail e Outlook.

Costo e archiviazione

Per ottenere Gmail o Outlook per la vostra azienda, è possibile scaricarlo insieme al resto della sua suite per ufficio cloud correlata, cioè G-Suite o Microsoft.e. G-Suite o Microsoft Office 365.

G-Suite offre due prezzi per la posta elettronica, così come altre applicazioni aziendali come Calendar, Google Docs e Google Sheets. Per $5 per utente al mese, si ottiene 30GB tra Gmail e le altre applicazioni per l’ufficio di Google. Per altri 5 dollari a persona, è possibile aggiornare il tuo account aziendale per uno storage illimitato tra queste piattaforme.

Outlook offre diversi piani, ma il loro piano più economico (Office 365 Enterprise E1) destina 50GB specificamente alla tua casella di posta, e 1TB al resto della tua suite per ufficio cloud collegata.

Il piano aziendale più economico di Outlook ti offre molto più spazio di Gmail.

Quando si tratta di spazio e prezzo, Outlook è il chiaro vincitore: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Ricerca all’interno della tua casella di posta

Hai mai scoperto che stai scrivendo un’email, e allo stesso tempo hai bisogno di fare riferimento ad una vecchia email?

Gmail ti permette di cercare vecchie email mentre ne scrivi di nuove, ma è goffo. Perdi le anteprime dei messaggi, le date e la maggior parte dell’oggetto che stai cercando.

Anche se abiliti una vista a doppio pannello della tua casella di posta (tramite “Preview Pane” sotto la scheda “Labs” in Impostazioni), la tua vista è ancora ostruita. Non puoi regolare le dimensioni della tua casella di posta, del nuovo messaggio o della barra di ricerca per vederli tutti allo stesso tempo.

Il processo dei nuovi messaggi di Outlook è più pulito, anche se non è perfetto. La casella di posta predefinita di Outlook è un doppio pannello, e la vista della tua casella di posta viene ancora tagliata. Quando cerchi gli articoli più vecchi, puoi ancora vedere un’immagine completa del tuo nuovo messaggio.

Se preferisci concentrarti su un’attività nella tua posta elettronica, puoi regolare Outlook in modo che sia a pannello singolo, come quello predefinito di Gmail. Basta andare sull’icona delle impostazioni, premere “Impostazioni di visualizzazione” e fare clic su “Nascondi riquadro di lettura”.

Non importa come si configura la visualizzazione di Gmail o Outlook, Outlook rende più facile la ricerca di vecchie e-mail mentre si scrivono quelle nuove.

Punteggio: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Integrazioni del calendario

Nessuna delle due piattaforme ha una vera soluzione che ti permette di visualizzare il calendario e le e-mail fianco a fianco.

Mentre sia Gmail che Outlook sincronizzano gli eventi con il calendario, nessuno dei due ti permette di visualizzare il calendario e la posta in arrivo allo stesso tempo, in una scheda. Quando clicchi sulla barra degli strumenti di Outlook, vieni portato in una finestra separata del calendario.

D’altra parte, quando clicchi su Calendario in Gmail, mantiene aperta la tua casella di posta e aggiunge una nuova finestra (o scheda) con il tuo calendario.

Né Gmail né Outlook si prestano bene alla visualizzazione in più finestre. Almeno Gmail ti permette di visualizzare il tuo calendario e la tua email allo stesso tempo, anche se in finestre diverse.

Punto: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

User Experience (UX)

L’estetica della posta in arrivo è soggettiva, ma è importante. Se state fissando lo schermo del vostro computer retroilluminato tutto il giorno, l’unico modo per evitare di affaticare seriamente gli occhi è regolare il livello di luminosità su tutti i vostri dispositivi.

Questo vale anche per le e-mail. Più puoi personalizzare la tua casella di posta per ciò che affatica meno i tuoi occhi, meglio è.

(Un)leggere le email

Il testo in Gmail è più grande che in Outlook. Insieme alla chiara definizione tra testo in grassetto e non in grassetto, così come l’ombreggiatura della casella di posta disponibile con la maggior parte dei modelli, Gmail è generalmente più morbido per gli occhi.

Gmail vince per la personalizzazione delle email non lette. Le email “lette” appaiono in una tonalità più scura di quelle “non lette”. Le email “non lette” sono anche distinte, perché il loro mittente e l’oggetto sono in grassetto.

Outlook le differenzia mettendo il mittente e l’oggetto in blu. E’ anche in grassetto, ma poiché il testo complessivo in Outlook è più piatto e più piccolo, è ancora necessario strizzare gli occhi per vedere se qualcosa è una nuova email.

Grazie all’ombreggiatura, al grassetto e alle dimensioni del testo, l’estetica di Gmail rende più facile individuare le email non lette rispetto a quella di Outlook.

Punto: Outlook 2/5, Gmail 1.5/5.

Flagging

Ma non odiamo nemmeno l’estetica di Outlook. Quando si contrassegna un’email importante (letta), l’intera linea intorno a quell’email viene evidenziata in giallo, ed è ombreggiata in modo diverso.

Gmail offre una varietà di diversi simboli di segnalazione, ma non è possibile cercare nella posta in arrivo per ogni simbolo (notare il punto esclamativo e le diverse stelle colorate sotto). Se stai cercando un’email importante da leggere, probabilmente la troverai più velocemente in Outlook.

Score: Outlook 2.5/5, Gmail 1.5/5.

Sicurezza

Gmail ha passato la maggior parte della sua vita (cioè gli ultimi dodici anni) sotto i riflettori della sicurezza. Ha offerto l’autenticazione in due fasi prima che Microsoft lo facesse per tutti i suoi client di posta elettronica. Ciò significa che se qualcuno ruba la tua password, non significa necessariamente che può accedere al tuo account. Per accedere, è ancora necessario inserire qualcos’altro, come domande di sicurezza, una scansione della retina, un ID touch, o un codice di sicurezza.

Con Outlook 2016, anche Outlook utilizza l’autenticazione in due fasi. Quando accedi a Outlook su un nuovo dispositivo, Outlook ti invia un codice di sicurezza per verificare la tua identità. Quando si tratta di effettuare l’accesso, sei più o meno alla pari con Gmail o Outlook.

La vera differenza tra la sicurezza di Gmail e Outlook oggi dipende dal fatto che le immagini vengono visualizzate automaticamente.

La regola di Gmail era quella di inviare le e-mail inviate tramite un server di terze parti allo spam, perché nei primi giorni di Internet, i messaggi che utilizzano server di terze parti lo erano spesso. Questo è qualcosa che una volta rendeva Outlook, e Hotmail prima di esso, vulnerabile.

Ma ora, se sei un utente di Gmail che si iscrive alle newsletter – o semplicemente vuoi aprire un’immagine che ti manda un amico – devi fare qualche passo in più per vederle.

Come Hotmail prima di esso, Outlook visualizza le immagini, quindi tutto ciò che scegli di vedere è proprio davanti a te per cominciare. Microsoft è diventata migliore nel rilevare i messaggi potenzialmente dannosi, ma il suo default è ancora quello di visualizzare le immagini.

Con i rischi che gli allegati possono portare, se preferite la sicurezza extra o la trovate ingombrante è una vostra scelta. Se la vostra password è forte, il vostro account sarà sicuro come lo rendete voi.

Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Il vincitore: Outlook ha fatto molta strada

Sia Gmail che Outlook sono piattaforme potenti. Gmail è più economico, e se stai scegliendo quale piattaforma di suite per ufficio usare, questa è una considerazione enorme. Ma a parte l’estetica, otterrai di più per il tuo denaro se scegli Outlook.

Puoi anche usare Outlook per lavorare offline.