Non è raro che gli imprenditori abbiano progetti per i quali semplicemente non hanno la larghezza di banda o l’esperienza per gestire se stessi. Questo potrebbe essere il lancio di un prodotto, una campagna di marketing o l’integrazione di una nuova tecnologia. Data la portata limitata e la lunghezza di questi progetti, potrebbe non avere senso assumere nuovi dipendenti a tempo pieno.

Ma pagare un appaltatore indipendente non è lo stesso che pagare un dipendente regolare. A differenza dei dipendenti, gli appaltatori indipendenti sono lavoratori autonomi, impostano i loro tassi di retribuzione e possono negoziare le opzioni di pagamento e gli orari. Anche le implicazioni fiscali degli appaltatori indipendenti differiscono dai dipendenti.

Questo articolo darà un’occhiata ai modi più convenienti per pagare gli appaltatori pur rimanendo in regola con le tasse. Ognuno dei metodi di pagamento discussi in questo articolo ha una combinazione unica di punti di forza e di debolezza e decidere quale sia il migliore per voi inizia con la valutazione delle vostre circostanze.

Cose da considerare prima di scegliere come pagare il vostro appaltatore

Decidere come meglio pagare i vostri appaltatori dipende da una serie di fattori. Tra i più importanti ci sono le tasse, il numero di appaltatori che pensate di assumere, quanto spesso e quanto li pagate, e dove si trovano.

Come gestire le tasse?

A differenza dei dipendenti, gli appaltatori indipendenti pagano le proprie tasse. L’appaltatore fornisce all’azienda che assume un modulo W-9 (simile al modulo W-4 che i dipendenti compilano) e alla fine dell’anno, l’azienda che assume genera e invia un modulo 1099-NEC (precedentemente noto come un modulo 1099-MISC) all’appaltatore per archiviare con le loro tasse.

Mentre il processo è semplice, è importante che le informazioni sul modulo W-9 siano accurate e che l’appaltatore sia adeguatamente classificato. Errori, come avere un numero di identificazione del contribuente non corretto, possono portare a una ritenuta di backup che richiede all’azienda che assume di mettere da parte l’imposta sul reddito sui salari pagati a quell’appaltatore. L’errata classificazione può anche essere costosa, quindi assicuratevi di controllare le linee guida dell’IRS prima di prendere qualsiasi decisione di assunzione.

Quanti appaltatori pensate di assumere?

Più appaltatori assumete, più il libro paga diventa costoso. È importante pianificare in anticipo questo perché dovrai produrre moduli fiscali, tenere traccia delle ore e/o dei progetti ed emettere pagamenti per ogni individuo. Ricorda che gli appaltatori possono negoziare come vengono pagati, quindi teoricamente, ogni appaltatore potrebbe negoziare una forma diversa di pagamento. Questo può diventare rapidamente un incubo amministrativo, quindi è importante avere un’idea chiara di quante persone assumerai prima di negoziare i termini e i metodi di pagamento.

Quanto frequentemente (e quanto) pagherai i tuoi appaltatori?

Diverse forme di pagamento hanno diverse strutture di costo, quindi è importante capire gli importi di pagamento e quanto spesso pagherai i tuoi appaltatori. Per esempio, diciamo che avete bisogno di fare un pagamento una tantum a un appaltatore di 50.000 dollari. Potrebbe avere senso fare un bonifico bancario con una tassa di trasferimento di 30 dollari. Tuttavia, se stai pagando un appaltatore 2.000 dollari a settimana per 25 settimane, ti verranno addebitati 30 dollari ogni volta. Questo ti costerà 750 dollari in spese di trasferimento nel corso del contratto.

Dove si trova il tuo appaltatore?

In alcuni casi, potresti dover assumere un appaltatore indipendente che lavora all’estero. In questo scenario, entrano in gioco i tassi di cambio della valuta. A seconda di come si pagano questi dipendenti, le tasse possono diventare costose, per non parlare della preoccupazione aggiuntiva sulla sicurezza.

Con queste considerazioni in mente, diamo un’occhiata ai sei modi migliori per pagare gli appaltatori indipendenti.

I 6 modi migliori per pagare gli appaltatori

Assegni

Provato e vero, gli assegni sono semplici, relativamente economici, e non c’è bisogno di iscriversi a un’app o un servizio di trasferimento di denaro. Ma nonostante la loro semplicità, ci sono alcuni lati negativi.

Gli assegni sono lenti. Una volta che un assegno è scritto, deve essere spedito al destinatario, il destinatario deve poi depositarlo nel suo conto bancario, e possono essere necessari fino a 2-5 giorni lavorativi aggiuntivi per l’assegno per cancellare e i fondi per essere resi disponibili nel conto dell’imprenditore.

Inoltre, i fondi non sono garantiti. Questo spesso rende gli appaltatori diffidenti nell’accettare assegni da una nuova azienda con cui non hanno familiarità. Un assegno respinto può lasciarli con spese dalla loro banca e ritardare il loro pagamento.

Uno degli svantaggi più trascurati degli assegni è la sicurezza. Mentre il destinatario non deve condividere nessuna delle sue informazioni bancarie, le informazioni del conto bancario della parte emittente sono stampate direttamente sull’assegno.

Tutto sommato, gli assegni rimangono una forma di pagamento economica e affidabile, ma data la loro mancanza di sicurezza e il tempo di elaborazione lento, sono meglio riservati a situazioni una tantum dove i pagamenti ricorrenti non sono necessari.

TrasferimentiACH

I trasferimentiACH sono la forma più comune di pagamento tra datori di lavoro e dipendenti (cioè il deposito diretto). Mentre gli appaltatori non sono dipendenti, possono essere impostati con trasferimenti ACH una tantum o ricorrenti allo stesso modo. Questo è particolarmente conveniente se state usando un software che può automatizzare i pagamenti ricorrenti.

Inoltre, i trasferimenti ACH sono senza carta e quindi relativamente sicuri. L’appaltatore dovrà condividere le informazioni del suo conto bancario con l’azienda che assume, ma la maggior parte delle persone sono a loro agio con questo, dato che chiunque abbia ricevuto un deposito diretto è già passato attraverso questo processo.

Carte di credito

I pagamenti con carta di credito sono un altro modo rapido e facile per pagare gli appaltatori. Il fascino delle carte di credito deriva principalmente dalla loro sicurezza. Le carte di credito offrono un livello di protezione mantenendo le informazioni del tuo conto bancario private e separate dalle tue transazioni quotidiane.

Inoltre, poiché state pagando con una linea di credito, avete la possibilità di contestare e risolvere le transazioni errate senza mettere a rischio nessuno dei vostri soldi reali. E quando si tratta di addebiti errati o fraudolenti, le società di carte di credito sono in genere più disposte a risolvere le controversie rapidamente e spesso coprono l’importo totale dell’addebito fino a quando il problema è risolto. Molte aziende fanno un ulteriore passo avanti offrendo responsabilità zero per le frodi per i loro clienti.

Tuttavia, per pagare un appaltatore tramite carta di credito, l’appaltatore deve avere un conto commerciante con la sua banca o un altro servizio commerciante come Square, quindi questa non è sempre un’opzione.

Trasferimenti via cavo

I trasferimenti via cavo sono una delle migliori opzioni quando la velocità è fondamentale. Se hai bisogno di fare un pagamento velocemente, un bonifico bancario è uno dei modi più veloci per rendere i fondi disponibili.

Mentre i trasferimenti internazionali possono richiedere alcuni giorni, i trasferimenti nazionali di solito vengono elaborati entro 24 ore. Questa velocità ha però un costo. Per i bonifici nazionali e internazionali, il mittente e il destinatario di solito incorrono in commissioni. Le commissioni per i trasferimenti nazionali sono in media di $15-$20 per i destinatari e $20-$30 per i mittenti. I trasferimenti internazionali costano ancora di più.

La cosa più importante da considerare prima di iniziare un bonifico bancario è quanto bene conosci e ti fidi del destinatario. Una volta che i fondi sono stati trasferiti sul conto del destinatario, è molto più difficile da annullare. Questo è particolarmente vero per i bonifici internazionali.

In breve, i bonifici dovrebbero essere riservati ai pagamenti sensibili al tempo. Per pagamenti piccoli o di routine, il costo relativamente alto e il rischio associato ai bonifici li rende meno attraenti delle altre opzioni che abbiamo esaminato finora.

Sistemi di pagamento online

I sistemi di pagamento online sono un’altra grande opzione per gli imprenditori. Paypal, il sistema di pagamento online leader nel mondo, è sicuramente in testa al gruppo. È disponibile in oltre 200 paesi e ha più di 300 milioni di utenti attivi.

Paypal è lodato per la sua sicurezza perché mantiene il tuo conto bancario personale separato dalla transazione che completi. Paypal si collega al tuo conto bancario in modo da poter trasferire fondi tra i due. Per pagare un altro utente Paypal, devi semplicemente trasferire i fondi dal tuo conto bancario al tuo conto Paypal e poi elaborare la transazione. Il destinatario riceverà i fondi nel suo conto Paypal e può quindi trasferire i fondi al suo conto bancario.

Per usare Paypal in un ambiente commerciale, però, il vostro appaltatore avrà bisogno di un conto Paypal business, quindi scegliere Paypal è conveniente solo se l’appaltatore ha già quello impostato. Se però hanno un conto, Paypal produce automaticamente un modulo 1099-K alla fine dell’anno che vi risparmia il fastidio di dover inviare un modulo 1099-NEC.

Vale la pena notare che se avete intenzione di fare pagamenti internazionali frequenti o di grandi dimensioni, altri sistemi come Xoom (di proprietà di Paypal) e Transferwise potrebbero essere opzioni più convenienti. Queste piattaforme gestiscono il cambio di valuta e potrebbero rivelarsi più economiche dell’uso di Paypal. Per uno sguardo più approfondito a questi servizi, date un’occhiata al nostro confronto Transferwise vs. Xoom.

Software di contabilità

Mentre questo non è necessariamente un metodo di pagamento, vale la pena sottolineare che l’utilizzo di un software di contabilità/pagamento è particolarmente utile se stai assumendo più appaltatori. Software di contabilità come Quickbooks e Intacct sono strumenti potenti che si integrano con altri sistemi per automatizzare il monitoraggio, la fatturazione, la preparazione delle tasse e i pagamenti. Queste piattaforme riducono i costi amministrativi mantenendo tutto alloggiato in un unico posto e automatizzando i compiti che altrimenti verrebbero eseguiti manualmente.