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Richiedere informazioni mediche ai dipendenti può sollevare problemi di privacy. I dipendenti hanno il diritto di mantenere le loro informazioni mediche confidenziali e private. Ma anche i datori di lavoro hanno il diritto di sapere della malattia o della disabilità dei loro dipendenti, e hanno il diritto di chiedere informazioni mediche al fine di fornire una sistemazione adeguata. Quindi, come possiamo bilanciare le due cose?

In Alberta, la sezione 17 del Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIP) prevede che la divulgazione di alcune informazioni personali, comprese le informazioni mediche, si presume essere una irragionevole invasione della privacy. Senza il consenso, tali informazioni verrebbero rilasciate solo in circostanze eccezionali.

Ad eccezione di dove richiesto o permesso dalla legge, un datore di lavoro non può cercare e un medico non può dare qualsiasi informazione medica del paziente senza l’autorizzazione e il consenso specifico informato liberamente dato dal paziente.La sezione 3 del Personal Information Protection Act (PIPA) copre la raccolta, l’uso e la divulgazione di informazioni personali. Il PIPA bilancia il diritto di un individuo ad avere le sue informazioni personali protette e la necessità di un’organizzazione di raccogliere, usare o divulgare informazioni personali per scopi ragionevoli. Sotto la PIPA, anche se è necessario raccogliere, usare e divulgare certe informazioni personali, è necessario, secondo la legislazione sulla privacy, spiegare il motivo della raccolta delle informazioni e come possono essere usate o divulgate (vedi: A Guide for Businesses and Organizations on the Personal Information Protection Act).

La legge sulle informazioni sanitarie regola anche la divulgazione delle informazioni sanitarie nella parte 5.

Le informazioni mediche personali di un dipendente sono generalmente riconosciute come private e riservate. Tuttavia, è ben stabilito (e dovrebbe essere ovvio) che un datore di lavoro ha il diritto di accedere a informazioni sufficienti per scopi legittimi. Questo include la garanzia che il dipendente sia in grado di continuare o tornare al lavoro, o di fornire una sistemazione adeguata necessaria per garantire che il dipendente possa lavorare senza mettere in pericolo la sua sicurezza, o quella degli altri dipendenti. Un datore di lavoro ha diritto solo alle informazioni minime necessarie allo scopo e un dipendente non dovrebbe generalmente essere obbligato a divulgare i propri documenti medici, o anche la diagnosi o il trattamento. Tuttavia, esattamente ciò che è richiesto dipenderà dalle circostanze e dallo scopo – e può benissimo includere diagnosi, o trattamento, o altre informazioni (Complex Services Inc v Ontario Public Service Employees Union, Local 278, 2012 CanLII 8645 (ON LA) a para 84).

I datori di lavoro possono cercare informazioni mediche in una varietà di circostanze, anche per sostenere:

• una richiesta di congedo per malattia di breve durata;
• un congedo per malattia prolungato, o un congedo medico parziale;
• una richiesta di benefici;
• una richiesta di ritorno al lavoro; o
• una richiesta di sistemazione (vedi: Devins, Jewell & Sartison, Medical Information in the Accommodation Process, (dicembre 2013).

Un datore di lavoro non ha il diritto di richiedere un esame medico indipendente (IME) nel tentativo di giudicare l’esperto medico di un dipendente. Il datore di lavoro ha il diritto di richiedere che il dipendente fornisca informazioni mediche e poi di considerare quale sia l’eventuale impatto delle informazioni sul suo dovere di accogliere il dipendente sul posto di lavoro. Non c’è nulla di intrinsecamente discriminatorio per un datore di lavoro di richiedere una nota del medico ai dipendenti per giustificare una richiesta di congedo per malattia (Stewart v Brewers Distributor and another, 2009 BCHRT 376 at para 48).

Il Tribunale per i diritti umani dell’Ontario ha dichiarato che un dipendente che cerca una sistemazione sul posto di lavoro ha il dovere di cooperare nel processo di sistemazione fornendo al suo datore di lavoro una quantità ragionevole di informazioni sulle sue restrizioni lavorative fisiche e/o mentali e sui bisogni legati alla disabilità in modo che il datore di lavoro possa valutare se e come i bisogni del dipendente possano essere sistemati senza indebite difficoltà (Bottiglia contro Ottawa Catholic School Board, 2015 HRTO 1178 (CanLII) al paragrafo 99, confermato 2017 ONSC 1517 (CanLII)).

Il dovere di accomodamento richiede alle persone che cercano una sistemazione di rendere disponibili al loro datore di lavoro i dettagli delle loro circostanze mediche che sono necessari per provare la disabilità e per progettare e realizzare la sistemazione. In alcuni casi, questo può includere la diagnosi o le informazioni sul trattamento, ma ogni caso dipende dalle proprie circostanze (Peace Country Health contro United Nurses of Alberta, 2007 CanLII 80624 (AB GAA)).

Le informazioni mediche personali di un dipendente sono generalmente riconosciute come private e riservate. Tuttavia, è ben stabilito (e dovrebbe essere ovvio) che un datore di lavoro ha il diritto di accedere a informazioni sufficienti per scopi legittimi.Il dovere di accogliere si estende ai dipendenti che usano marijuana medica, supportata da un certificato medico, sul posto di lavoro. I datori di lavoro possono rimuovere i dipendenti che usano marijuana medica da posizioni sensibili alla sicurezza? Nel caso Calgary (City) v Canadian Union of Public Employees, il collegio arbitrale ha dichiarato che se non c’era alcuna prova che l’uso di marijuana per scopi medici da parte del lavoratore avesse un impatto sulla sua capacità di svolgere in modo sicuro i compiti sensibili alla sicurezza, allora il datore di lavoro non può trasferire il lavoratore in una posizione non sensibile alla sicurezza (Calgary (City) v Canadian Union of Public Employees (Cupe 37), 2015 CanLII 61756 (AB GAA)). Tuttavia, un datore di lavoro che ha terminato un dipendente che lavorava nell’industria del legname per aver fumato marijuana senza avere un’autorizzazione medica per possedere e usare legalmente la marijuana per scopi medici e senza informare il suo datore di lavoro, non ha discriminato il suo dipendente (French v Selkin Logging, 2015 BCHRT 101 (CanLII)).

Nel senso puramente tecnico del termine, un dipendente ha un diritto “assoluto” di mantenere private le proprie informazioni mediche riservate. Ma se il dipendente esercita quel diritto in un modo che ostacola l’esercizio da parte del datore di lavoro dei suoi legittimi diritti o obblighi, o rende impossibile per il datore di lavoro fornire una sistemazione adeguata e necessaria, ci saranno probabilmente delle conseguenze. Questo perché un dipendente non ha diritto all’indennità di malattia o alla sistemazione, a meno che il dipendente non fornisca prove sufficienti e affidabili per stabilire che ha diritto all’indennità, o che ha una disabilità che richiede effettivamente una sistemazione e la sistemazione richiesta. Anche se un datore di lavoro non può disciplinare un dipendente per aver rifiutato di rivelare informazioni mediche riservate, al dipendente può essere negata l’indennità di malattia, o può essere appropriato per il datore di lavoro rifiutare di consentire al dipendente di continuare o tornare al lavoro fino a quando non vengono fornite tali informazioni necessarie (Complex Services Inc. al paragrafo 86).

Il dovere di accomodamento si estende ai dipendenti che utilizzano la marijuana medica, supportata da un certificato medico, sul posto di lavoro. In certe circostanze, l’aspetto procedurale del dovere di adattamento di un datore di lavoro permetterà, o addirittura richiederà, al datore di lavoro di chiedere una seconda opinione medica quando il datore di lavoro ha una ragionevole ragione in buona fede per mettere in dubbio l’adeguatezza e l’affidabilità delle informazioni fornite dall’esperto medico del suo dipendente. Un datore di lavoro non ha il diritto di richiedere un esame medico indipendente (IME) nel tentativo di mettere in dubbio l’esperto medico del dipendente. Un datore di lavoro ha solo il diritto di richiedere che un dipendente si sottoponga a un IME quando il datore di lavoro non può ragionevolmente aspettarsi di ottenere le informazioni di cui ha bisogno dall’esperto del dipendente come parte del dovere del datore di lavoro di accogliere (Bottiglia v Ottawa Catholic School Board, 2017 ONSC 2517 (CanLII) ai paragrafi 76-77).

Tuttavia, i datori di lavoro devono avere l’autorizzazione del dipendente per poter raccogliere e utilizzare le informazioni personali. Così, un datore di lavoro non può contattare il medico di un dipendente senza il consenso del dipendente. Non c’è nulla nella mera esistenza di un rapporto di lavoro che dia al datore di lavoro un diritto intrinseco di costringere i suoi dipendenti a compromettere il loro legittimo diritto a mantenere riservate le informazioni mediche personali. Un datore di lavoro ha diritto alle informazioni mediche riservate di un dipendente solo nella misura in cui la legislazione o un contratto collettivo o un altro contratto di lavoro lo prevede specificamente, o che è dimostrabilmente richiesto e consentito dalla legge per lo scopo particolare. Eccetto dove richiesto o permesso dalla legge, un datore di lavoro non può cercare e un medico non può dare informazioni mediche del paziente senza la libera autorizzazione informata e specifica del paziente (Hamilton Health Sciences v Ontario Nurses’ Association, 2007 CanLII 73923 (ONLA) al par. 21).

Non c’è nulla di intrinsecamente discriminatorio per un datore di lavoro di richiedere una nota del medico dai dipendenti per giustificare una richiesta di congedo per malattia.Inoltre, ci sono alcune restrizioni sul diritto dei datori di lavoro di cercare informazioni mediche. I datori di lavoro non sono autorizzati a usare e divulgare le informazioni mediche che ricevono in qualsiasi modo vogliano. La divulgazione impropria delle informazioni mediche del dipendente può costituire una violazione del PIPA. Un datore di lavoro che discute le informazioni mediche di un dipendente con altri dipendenti è inappropriato. I dipendenti che hanno rivelato le loro informazioni mediche per essere sistemati hanno il diritto alla riservatezza. Le informazioni mediche che condividono con il loro datore di lavoro devono essere mantenute private, a meno che non diano il loro consenso al datore di lavoro per divulgare le informazioni. All’interno del posto di lavoro, coloro che hanno bisogno di accedere potrebbero includere il dipendente, il supervisore del dipendente e altro personale che gestisce la contabilità, il libro paga, le detrazioni, i benefici o questioni correlate (vedi: An Employer’s Guide to Employment Rules).

I dipendenti hanno il diritto di mantenere private le loro informazioni mediche. Ma al fine di essere accomodati sul posto di lavoro, sono tenuti a fornire informazioni mediche pertinenti. I datori di lavoro hanno il dovere di accomodare i dipendenti fino al limite dell’indebito disagio, quindi hanno il diritto di chiedere informazioni mediche quando necessario.

Il datore di lavoro ha il dovere di accomodare i dipendenti fino al limite dell’indebito disagio.