Giudicare la performance di un membro del team è una delle sfide più comuni che sento dai miei clienti. Non sono soddisfatti dei risultati e fanno fatica a valutare le prestazioni del dipendente. Questo può portare ad evitare una conversazione importante fino a quando le cose vanno così male da dover prendere provvedimenti. A quel punto le possibilità di recupero sono scarse.

Nella maggior parte di questi casi manca una cosa semplice. L’allineamento con l’impiegato sui risultati attesi che produrrà. A volte le aspettative sono state scritte, ma il dipendente non le comprende appieno. Ancora più importante, hanno capito come sarà valutata la loro performance?

L’impatto delle aspettative poco chiare dei dipendenti

Ecco alcuni dei problemi che osservo quando le aspettative dei dipendenti non sono chiare e concordate:

• Incertezza su cosa lavorare. Questo può essere sconvolgente o portare a frustrazione più tardi quando i risultati non colpiscono il bersaglio. Ci si sente come lo scenario ‘portami un sasso’. Lavorano duramente ma sembra che non riescano mai a soddisfare il capo.
• Incapacità di giudicare le prestazioni nel tempo. La mancanza di aspettative chiare è la fonte di molte spiacevoli sorprese dell’ultimo minuto. Col passare del tempo la persona è più riluttante a chiedere chiarimenti per paura di sembrare stupida.
• Diminuisce la capacità di allenare l’altra persona perché non sa di non soddisfare le aspettative. Dare una guida all’inizio, costruisce la fiducia e il leader può assumere il ruolo di allenatore.
• Il leader si assume invece il lavoro perché è più facile farlo da solo. Questo è molto comune quando i leader sono insoddisfatti delle prestazioni. Questo riduce la capacità del leader di svolgere altre mansioni e inoltre disempowerà il dipendente.

Pratiche semplici per chiarire le aspettative dei dipendenti

I problemi di cui sopra sono tutti molto dolorosi e richiedono tempo per essere risolti. Ora la buona notizia, l’alternativa è semplice e non richiede molto tempo o sforzo. Ecco sei buone pratiche per stabilire aspettative chiare e concordate con i vostri dipendenti:

• Create insieme gli obiettivi. Avete alcune cose che devono essere raggiunte, ma permettete una certa flessibilità nella loro definizione. Incoraggiate il dipendente ad aggiungere il suo linguaggio. Chiedete loro cosa aggiungerebbero per generare più valore e renderlo più significativo.
• Siate chiari su ciò che è e non è negoziabile. Per esempio, la data finale di completamento può essere fissata, ma c’è flessibilità quando i prodotti intermedi devono essere pronti?
• Concordate semplici indicatori che illustrino come è il successo e assicuratevi che siano chiari per entrambi. Evitare il gergo e puntare a semplici descrizioni quotidiane di ciò che è il successo. Se possibile, stabilisci delle misure che mostrino i progressi verso l’obiettivo, in modo che i problemi iniziali possano essere individuati e risolti.
• Spiega perché il risultato è importante per generare impegno. Solo perché tu sai perché l’obiettivo è importante, gli altri potrebbero non saperlo. Se il motivo non è chiaro, rischia di diventare un’altra voce di una già lunga lista di “cose da fare”.
• Ascolta e rispondi alle domande e alle preoccupazioni del dipendente. Potrebbero non essere fiduciosi e il tuo ruolo è quello di insegnargli come fare. Resisti alla tentazione di intervenire e prendere il controllo. Come detto sopra, questo comportamento non serve a nessuno.
• Controlla regolarmente i progressi. Mettete da parte del tempo dedicato 1:1 per rivedere gli obiettivi e i progressi fatti. Mescolare queste revisioni con altre voci, magari più urgenti, diluirà l’attenzione.

I manager ad alte prestazioni stabiliscono e concordano chiare aspettative, e forniscono regolarmente un feedback sulle prestazioni. Se non l’avete fatto bene, non riesco a pensare a un’azione più importante da iniziare ora.

Se non l’avete fatto bene, non riesco a pensare a un’azione più importante da iniziare ora.