Public-Facing ILS Elements

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS o OPACs
Questo è il cuore e l’anima di un sistema di biblioteca integrato. L’OPAC contiene le registrazioni di tutti i fondi di un’istituzione. Sono tradizionalmente accessibili tramite interrogazioni per autore, titolo, soggetto e numero di chiamata, così come per parole chiave o linguaggio naturale. Alcuni OPAC hanno una funzione di navigazione che è visibile una volta che è stata fatta una ricerca. La funzione di navigazione è più comunemente usata per la ricerca di titoli e autori.

I cataloghi di oggi includono non solo materiali stampati rilegati ma anche materiali audiovisivi, oggetti tridimensionali e documenti d’archivio. Gli articoli digitalizzati e le risorse elettroniche sono anche accessibili attraverso i cataloghi attraverso allegati, link e PURLS (URL persistenti o permanenti).

I rapporti all’interno del modulo del catalogo possono includere liste di scaffali, formati, sequenze di numeri di chiamata, elenchi di soggetti/autori/titoli, informazioni sull’ubicazione e lo stoccaggio e allocazione, e rapporti che si sincronizzano con i record di uso e circolazione.

CIRCOLAZIONE, PRESTITI e USO
I moduli di circolazione sono integrali per tenere traccia delle risorse nei centri di informazione e istituzioni culturali. Le operazioni e i programmi di circolazione tradizionali includono le registrazioni degli utenti; la localizzazione dell’articolo (che tradizionalmente si trova nel modulo del catalogo); le registrazioni d’uso che collegano le registrazioni del catalogo degli articoli presi in prestito con il mutuatario o l’utente; le richieste di restituzione degli articoli in circolazione; l’invio di avvisi di scaduto; il monitoraggio delle richieste di prestito o di rinnovo degli articoli; il prestito interbibliotecario di materiali fisici o le richieste di duplicazione e scansione. Molti sistemi di circolazione includono registrazioni di circolazione interna per gli articoli che sono usati internamente in collezioni speciali, collezioni museali e archivi, rimossi dagli scaffali ma non dalla stanza o dall’edificio; richieste e download di risorse digitali ed elettroniche; e per esposizioni o mostre. Alcune istituzioni useranno il sistema di circolazione interna per indicare quando i materiali sono temporaneamente fuori dagli scaffali per la conservazione, la digitalizzazione, la riparazione o la rilegatura.

Ogni componente del modulo di circolazione collega i record del catalogo con i record degli utenti. Le funzioni di reporting includono il numero e i tipi di materiali circolati, presi in prestito, usati o anche scaricati. Altri rapporti sulla circolazione si concentrano sui costi di sostituzione degli articoli persi e danneggiati, sulla spedizione di materiali a sedi esterne, sui prestiti e sui prestiti di materiali all’interno dell’istituzione o del consorzio e ad altre istituzioni.

I sistemi di circolazione possono tracciare le richieste di prestito interbibliotecario per articoli, articoli, scansioni e fotocopie all’interno di un’istituzione, un consorzio o oltre, compresa la conformità con i diritti d’autore e d’uso. I rapporti possono essere generati per tracciare e documentare tutte le funzioni di circolazione.

Rintracciare il recupero delle informazioni e le richieste di riferimento
L’ILS è usato per rispondere alle richieste di riferimento del personale interno, dei ricercatori aziendali e degli utenti esterni. Il personale può tracciare il flusso delle richieste dalla ricezione da parte del centro informazioni al completamento e alla consegna delle informazioni o dei materiali richiesti.

Un ILS include componenti di gestione per tenere traccia delle richieste di informazioni, di materiali e di prestito interbibliotecario delle collezioni. Gli specialisti delle risorse digitali hanno familiarità con i pro e i contro delle licenze dei beni digitali e se tali materiali possono essere prestati o copiati per ILL (richieste di prestito interbibliotecario).

Il componente di gestione del sistema ILS può anche compilare rapporti sull’uso, i beni e persino le richieste di riferimento, a seconda dei bisogni della gestione e della sofisticatezza del sistema. Le funzioni di reporting sono componenti essenziali delle giustificazioni del ROI.

GESTIONE DELLA CONOSCENZA
L’ILS è integrale per la gestione della conoscenza. Fornisce una struttura per organizzare l’informazione in modo gerarchico e per snellire le operazioni del centro informazioni. Cataloghi, indici, aiuti alla ricerca per gruppi di documenti d’archivio e documenti pubblici sono i componenti strutturali o generali di un sistema bibliotecario integrato. Le funzioni di reporting documentano l’uso delle collezioni e delle risorse, il tempo del personale e i bilanci.

I sistemi bibliotecari integrati sono composti da moduli interconnessi che tengono traccia degli elementi e delle funzioni all’interno di un centro d’informazione, di un centro di documentazione o di una biblioteca e, a volte, di un archivio, una società storica o un museo. Le istituzioni con una vasta gamma di collezioni in una moltitudine di formati e media possono identificare, rendere disponibili e tracciare la posizione e l’uso delle loro risorse. Un ILS solido e ben concepito esegue molte delle funzioni di gestione del progetto e del flusso di lavoro all’interno delle istituzioni culturali. Le funzioni di reporting aiutano il controllo delle risorse e l’identificazione dell’uso e dei costi di ogni operazione, dalle acquisizioni e dalla catalogazione all’interrogazione, all’uso e alla restituzione dei materiali.