Tips voor het opstellen van een functieomschrijving voor bedrijfseigenaren

Een goed gedefinieerde functieomschrijving is van cruciaal belang voor het maximaliseren van prestaties, maar toch hebben maar weinig CEO’s een functieomschrijving voor hun eigen functie! De meesten van ons hebben de tijd genomen om een solide en goed doordachte functieomschrijving voor onze medewerkers te ontwikkelen, maar niet voor onszelf! De baan van de bedrijfseigenaar is maar al te vaak de meest ongedefinieerde en slecht gedocumenteerde baan in het bedrijf!

Als we voor elke persoon in onze organisatie een gedetailleerde functieomschrijving opstellen, waarbij we rekening houden met waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden om te doen, creëren we boeiende en uitdagende rollen voor alle anderen. Vaak wordt de taakomschrijving van een bedrijfseigenaar “doen wat alle anderen niet willen doen, of waar ze niet goed in zijn!” Dit is niet juist! Als u niet de teugels in handen neemt en de controle over uw tijd grijpt, en uzelf verantwoordelijk en aansprakelijk maakt voor de belangrijkste succesfactoren van uw bedrijf, doet u uw werk niet!

Het hebben van een functieomschrijving voor de bedrijfseigenaar kan ook helpen het gevoel te bestrijden dat u overal verantwoordelijk voor bent. Als u verantwoordelijk bent voor alles, dan bent u eigenlijk verantwoordelijk voor niets. U moet verantwoording afleggen, net als uw teamleden. Er zijn dingen die, als u ze niet doet, niemand anders kan (of zal) doen – en sommige van die dingen zijn van cruciaal belang voor uw bedrijf. Als je alles doet, verdringt het dringende het belangrijke en krijg je nooit het meeste gedaan van wat je moet doen.

Wanneer u een functieomschrijving voor uzelf maakt, wordt het duidelijk welke taken u moet delegeren om te slagen. Zeker, in een klein bedrijf net begonnen zijn er niet altijd teamleden om elke taak te doen. Iedereen, vooral de bedrijfseigenaar, moet meerdere petten op hebben. Maar wanneer uw bedrijf groei doormaakt, wordt het noodzakelijk om teamleden aan te nemen en verantwoordelijkheden en taken te delegeren.

Dit is waar dingen lastig beginnen te worden! Ja, jij kunt het werk beter doen dan zij, maar welke taken doe jij niet terwijl je hun werk doet? Een taakomschrijving vertelt ons niet alleen wat we moeten doen, maar ook wat we niet moeten doen. Wanneer een bedrijfseigenaar bijvoorbeeld de rekeningen betaalt, ook al heeft hij een boekhouder, vermindert hij niet alleen het vertrouwen van de boekhouder, maar onttrekt hij zichzelf ook aan zijn eigen belangrijke verantwoordelijkheden. Dit zorgt niet alleen voor inefficiëntie, maar kan ook leiden tot ontevredenheid en frustratie bij de teamleden. De beste manier om je mensen te laten zien dat je vertrouwen hebt in hun capaciteiten, is door ze hun werk te laten doen.

Wat staat er in de functieomschrijving van de bedrijfseigenaar?

Bij het werken aan een functieomschrijving voor de CEO/president/eigenaar zijn hier enkele essentiële elementen om op te nemen:

De bedrijfseigenaar moet de strategie bepalen.

Het is de taak van een bedrijfseigenaar om de toekomst te definiëren door een visie uit te spreken en die visie aan het team te communiceren. U moet een standpunt hebben over waar de markt en uw bedrijf naar toe gaan. Dat standpunt omvat ook hoe u zich onderscheidt van uw concurrenten en hoe u waarschijnlijk succesvol zult zijn. Zodra u weet waar u naartoe wilt, moet u bepalen hoe u daar zult komen en een plan opstellen. Dat is wat strategie is; we gaan die heuvel beklimmen, en dit is hoe en waarom.

Wanneer een bedrijf zijn relevantie begint te verliezen (d.w.z. TV-antenne fabrikanten of makers van DVD Jewel Cases!), moet de eigenaar dat inzien, en zijn koers verleggen. Wanneer nieuwe concurrentie of innovatie de markt op zijn kop zet, moet de eigenaar de volgende stap plannen. Het is de taak van de bedrijfseigenaar om, in goede en slechte tijden, op het bord te stappen en het bedrijf op koers te houden. Zij zijn de leiders van hun bedrijf.

De strategie van het bedrijf is de essentiële taak van de eigenaar, en niemand anders kan het doen. Maar, dit betekent niet dat ze het alleen moeten doen. Zij kunnen (en moeten) hun belangrijkste personeelsleden en adviseurs bij het proces betrekken. Niettemin, nadat al het gepraat en alle goede ideeën op tafel zijn gelegd, zal het team naar de bedrijfseigenaar kijken voor een beslissing.

De bedrijfseigenaar moet waken over de cultuur en het merk.

Er is een beroemd verhaal binnen HP over Bill Hewlett. Volgens de legende bezocht Bill een fabriek op een zaterdag en trof de voorraadruimte van het lab op slot. Bill moedigde zijn engineeringpersoneel altijd aan om in het weekend apparatuur mee naar huis te nemen om zelf experimenten uit te voeren – die experimentele passie was een van HP’s bepalende principes, en een van hun geheimen voor geweldige innovatie en het aantrekken van de beste mensen. Het verhaal gaat dat hij onmiddellijk naar de onderhoudsafdeling ging, een boutensnijder pakte en het hangslot van de voorraaddeur van het lab afknipte. Daarna liet hij een briefje achter dat maandagmorgen werd gevonden: “Doe deze deur nooit meer op slot. Bedankt, Bill.”

Individuen binnen de organisatie hebben misschien niet het totaalbeeld zoals de bedrijfseigenaar dat heeft. Zij zien niet hoe hun individuele acties bijdragen aan of afbreuk doen aan het unieke karakter van de organisatie. Het is de taak van de bedrijfseigenaar om deze uniciteit te definiëren en te behouden. De bedrijfseigenaar moet – opnieuw met de hulp van zijn belangrijkste teamleden – het doel en de waarden van de organisatie uiteenzetten zoals hij wil dat de teamleden, de klanten en de gemeenschap die zien.

De bedrijfseigenaar moet de belangrijkste teamleden van het bedrijf in dienst nemen, opleiden en ontwikkelen.

Je kunt niet overal zijn. Soms zullen uw teamleden interactie hebben met uw klanten, of werken aan producten of diensten die voor uw klanten gaan. Naarmate uw bedrijf groter wordt, zal dit meer en meer gebeuren. Om ervoor te zorgen dat deze belangrijke teamleden werken en mensen behandelen zoals u dat zou doen, moeten ze door u met de hand worden geselecteerd! U moet persoonlijk toezien op hun opleiding en ontwikkeling. Niet elke minuut, natuurlijk, maar de kwaliteit van het resultaat is uw taak.

Deze teamleden zijn sleutelstukken in het creëren van de gemeenschap en cultuur van uw bedrijf, en het handhaven van de effectiviteit ervan. En er is iets alleen u, als de eigenaar van het bedrijf, hebben dat ze moeten “vangen”. Ze moeten uw waarden begrijpen en ernaar kunnen leven om in uw plaats te werken.

Er is bijna niets dat een bedrijfseigenaar kan doen dat een duurzamere waarde voor het bedrijf zal creëren dan het kiezen en trainen van de juiste belangrijkste teamleden.

De bedrijfseigenaar is de meest effectieve verkoper voor het bedrijf.

Niet elke bedrijfseigenaar is een geweldige verkoper, en succesvolle bedrijven zullen groeien tot het punt waar de eigenaar niet elke verkoop, of zelfs elke grote verkoop, kan sluiten. Ik heb echter keer op keer gezien dat bedrijfseigenaren verkopen kunnen sluiten die zelfs de beste verkoper niet kan. Er is iets aan de geloofwaardigheid van het horen van informatie rechtstreeks van de bedrijfseigenaar – degene bij wie de dollar stopt – dat kan moeilijke verkopen sluiten.

Veel bedrijfseigenaren zijn de topverkoper voor hun bedrijf, en ze moeten streven naar een tijd waarin er anderen zullen zijn die die rol beter vervullen. Sommige bedrijfseigenaren willen verkopers inhuren zodra ze zich die kunnen veroorloven. Maar hoewel u zeker goede resultaten behaalt met uitstekende verkopers, krijgt u ook een uniek en onschatbaar inzicht door oog in oog te zitten met klanten en te luisteren naar hun problemen en zorgen. Gewoon laten zien dat je genoeg om hen geeft om tijd met hen door te brengen en naar hen te luisteren, kan veel deals sluiten.

Hoe krijg ik het allemaal voor elkaar?

Voreerst, begin met je te concentreren op slechts een paar dingen. Ik heb voorgesteld slechts 4 items die moeten nemen het grootste deel van uw tijd, strategie, cultuur en merk, aanwerving en opleiding, en verkoop. Misschien kun je het niet zo eenvoudig maken, maar begin daar maar eens mee! Zoek naar die dingen die alleen jij kunt doen of waar je uniek gekwalificeerd en begaafd voor bent. De rest moet worden gedelegeerd of uitbesteed!

Wanneer u klaar bent, kijk dan eens naar alle dingen die u momenteel doet. Zijn er taken die niet in deze functieomschrijving passen? Maak voor jezelf een “stop doing list” en geef die verantwoordelijkheden aan iemand anders. Als bedrijfseigenaar, zorg ervoor dat je weet wat je taak als “bedrijfseigenaar” inhoudt. Als u geen duidelijk idee hebt van wat uw verantwoordelijkheden zijn, moet u nog eens goed nadenken – en een functieomschrijving schrijven.