Volgens Carl Sagan, in zijn boek uit 1997, The Demon-Haunted World: Science as a Candle in the Dark, zijn er naïeve vragen, vervelende vragen, slecht geformuleerde vragen, vragen gesteld na gebrekkige zelfkritiek. Maar elke vraag is een schreeuw om de wereld te begrijpen. Er bestaat niet zoiets als een domme vraag.”

In onze eerdere blog (zie Aanpassen: Waarom niet nu, gewoon doen!) beschreven we hoe een meerjarig project voor ontwikkelingsvoedselhulp, United in Building and Advancing Life Expectations (UBALE), met steun van USAID/Food for Peace (USAID/FFP), manieren vond om het begrip ‘aanpassen’ in praktijk te brengen. Samen met de uitvoerende partners Save the Children, CARE en CADECOM wil Catholic Relief Services (CRS) steun verlenen aan 250.000 huishoudens die worstelen om in hun levensonderhoud te voorzien in de meest voedselonzekere regio van Malawi.

Vragen stellen: een fundamentele vaardigheid

Vragen stellen en antwoorden zoeken is van vitaal belang om te leren, verantwoording af te leggen en goede prestaties te leveren. Het lijkt ons – door ons werk met UBALE op het gebied van evaluatief denken – dat het stellen van doordachte vragen een fundamentele vaardigheid is die vereist is voor iedereen die betrokken is bij CAO.

Er zijn drie elementen die het vermelden waard lijken (waarschijnlijk nog veel meer, maar drie volstaan voor nu!):

1. Zich veilig genoeg voelen om zich uit te spreken en vragen te stellen
2. De gewoonte ontwikkelen en volhouden om respectvol vragen te stellen
3. Zorgen dat er processen zijn om vragen aan te pakken

In deze blog gaan we in op de eerste twee elementen; In een verwante blog zullen Adam Yahyaoui en Mona Lisa Bandawe een proces beschrijven dat UBALE onlangs heeft ondernomen om een aantal kritische leervragen te verfijnen en te verpakken, die in de loop van dit jaar verder zullen worden ontwikkeld.

Het is goed om vragen te stellen

Evaluatief denken: Kritisch denken toegepast in de context
van toezicht, evaluatie, verantwoording en leren

Als individu hebben we soms het gevoel dat als we vragen stellen, onze leidinggevende, collega’s en collega’s ons als negatief of opdringerig zullen beschouwen, of erger nog, als onwetend of incompetent. Dit weerhoudt ons ervan onze bezorgdheid over de prestaties van ons programma kenbaar te maken, of onszelf toe te staan een andere mening te hebben dan de meerderheid denkt. Laten we eerlijk zijn: het is gewoon makkelijker om de boot niet te schommelen.

Deze uitdaging is niet beperkt tot een specifiek project of programma, land, regio of cultuur, noch tot een werkomgeving, of het nu gaat om de overheid, de non-profit of de particuliere sector. Het is niet eens een nieuwe zorg: volgens Kofi Kisse Dompere is er een traditionele Afrikaanse gedachte die zegt: “Niemand is zonder kennis, behalve hij die geen vragen stelt.”

Dus kan de zogenaamde faciliterende omgeving voor hen die vragen willen stellen maar al te vaak als invaliderend of, op zijn minst, niet erg ondersteunend aanvoelen. In haar uitstekende TEDx video, opent professor Amy Edmondson met drie vignetten die verschillende scenario’s illustreren waarin de wens van een individu om niet dom over te willen komen, de behoefte om een vraag te stellen overwon. Ze suggereert dat dit belangrijk kan zijn omdat “het ons, en onze collega’s, berooft van kleine leermomenten.” Ze stelt drie dingen voor die kunnen helpen om een ‘psychologisch veilig’ kantoorklimaat op te bouwen:

1. Kadreer het werk als een leermogelijkheid, niet slechts als een activiteit die moet worden voltooid. In een complexe omgeving, zoals die waarin UBALE tussenbeide komt, zijn er heel wat interventies waarvan men niet op voorhand kan weten wat het resultaat zal zijn, noch wat de onbedoelde gevolgen zullen zijn, goed of slecht, tenminste niet met absolute zekerheid. Het is deze onzekerheid, en het systemische karakter van de setting, die de betrokkenen rechtvaardigt om elke activiteit als een leerevenement te zien. In de woorden van Edmondson, dit “schept de rationale om je uit te spreken.”
2. Geef toe aan je eigen tekortkomingen, want je kunt zeker niet het monopolie op wijsheid hebben! Je kunt niet alles van tevoren weten, je zult dingen missen, vooral wanneer je opereert in een complexe omgeving waar zoveel bewegende delen zijn. Om de taak of activiteit op een hoog niveau te kunnen uitvoeren, heb je dus de hulp van je collega’s en partners nodig. Dit “creëert meer veiligheid om je uit te spreken,” volgens Edmondson.
3. Moedig veel vragen aan door dit zelf te modelleren, en anderen op dezelfde manier aan te moedigen. Dit maakt het essentieel voor het personeel om zich uit te spreken.

De gewoonte ontwikkelen om ‘vragen’ te stellen

Hoewel het een cruciaal element is, is ervoor zorgen dat de werkomgeving ‘psychologisch veilig’ is, op zichzelf onvoldoende om CAO van hoge kwaliteit te bereiken. Het is even belangrijk dat het personeel weet hoe en wanneer het vragen moet stellen op een respectvolle manier.

Laten we aannemen dat senior managers het belang van psychologische veiligheid hebben “ingekocht” en veel vragen beginnen te stellen; hun doel is hun collega’s en ondergeschikten aan te moedigen dit voorbeeld te volgen. Maar dit is misschien niet natuurlijk, of gemakkelijk voor degenen wier gedrag ze willen veranderen. Onder onze middelen voor evaluatief denken, stellen wij soorten vragen voor die u helpen te weten wanneer evaluatief denken en leren aan de gang is:

• Waarom nemen wij X aan? Welk bewijs hebben we?
• Wat is de gedachte achter de manier waarop we Y doen? Waarom bereiken we Y niet zoals verwacht?
• Welke belanghebbenden moeten we raadplegen om verschillende perspectieven op X te krijgen? enzovoort.

In het begin van ons capaciteitsversterkend werk met UBALE is veel tijd besteed aan dit onderwerp, zowel aan het formuleren van vragen als aan het oefenen met het stellen ervan. Het was duidelijk dat sommige collega’s het gemakkelijker vonden dan anderen om de vaardigheid te verwerven en toe te passen; met tijd en oefening toonde het UBALE-personeel echter aan dat iedereen in staat is vragen te stellen die bijdragen tot een beter projectleren. Ons implementatie voornemen zou moeten zijn om er een gewoonte van te maken!

We zijn van plan om een paar ideeën uit te proberen die voortkomen uit ons recente werk met UBALE om een gewoonte van vragen stellen in te voeren, vooral bij veldmedewerkers:

• Werken met medewerkers om draagbare ‘flash cards’ te ontwikkelen, elk met een vraag die een nieuwe lijn van onderzoek kan ontsluiten, en
• Betere intentionaliteit en meer systematisch zijn door het ontwikkelen van checklists of vragenlijsten die medewerkers zullen helpen eventuele onbewuste blinde vlekken te vermijden bij het ontwikkelen van de ‘vragen stellen’ gewoonte

Drie belangrijke CLA lessen

• Het stellen van vragen impliceert organisatorische verandering. Met CLA liggen de zaken anders, althans dat zou zo moeten zijn. Het adopteren van een CLA-benadering impliceert dat een organisatie zich inzet om een echte lerende organisatie te worden, waarin processen voor het stellen en bespreken van vragen zijn ingebed in alle activiteiten. Dit vereist het juiste soort faciliterende voorwaarden.
• Het stellen van vragen is cruciaal voor CLA. De Nobelprijswinnaar voor natuurkunde Richard Feynman schreef: “Ik heb liever vragen die niet beantwoord kunnen worden dan antwoorden die niet in twijfel getrokken kunnen worden.” Als de controlegegevens lijken te wijzen op een verschil tussen de verwachte en de feitelijke resultaten, is het belangrijk dat men zich afvraagt waarom, en wat de implicaties zijn voor de projectactiviteit. Dit vereist het stellen van vragen om het begrip van wat er gebeurt te verdiepen, en een openheid om eerdere gedachten aan te passen. Dit vereist passende processen en instrumenten.
• Het stellen van vragen vereist een bepaald soort personeel. CLA vereist personeel dat, in de woorden van David Garvin en Amy Edmondson, “hard genoeg is om de feiten onverbloemd onder ogen te zien; om rechtstreeks te praten over wat werkt, en wat niet werkt. Het gaat erom recht voor z’n raap te zijn.” Dit moet gebeuren op een manier die andere mensen en hun perspectieven respecteert. Dit vereist nieuwe vaardigheden van het personeel.

F