De Amerikaanse werkplek is aanzienlijk veranderd sinds de invoering van de Family and Medical Leave Act (“FMLA”) meer dan 25 jaar geleden. Het alomtegenwoordige gebruik van technologie, zoals e-mail, instant messaging-applicaties, laptops en mobiele telefoons, hebben thuiswerken gangbaarder gemaakt en de grenzen tussen privé- en beroepsleven doen vervagen. In sommige bedrijfstakken of werkculturen verwachten managers dat werknemers op de meeste uren van de dag bereikbaar zijn, zelfs wanneer zij goedgekeurd verlof opnemen. De noodzaak voor werknemers om te reageren op vragen van de werkgever terwijl ze buiten kantoor zijn, is nog waarschijnlijker wanneer werknemers waardevolle institutionele kennis over bedrijfsactiviteiten of klanten hebben die de werkgever nodig heeft.

Hoewel de bereikbaarheid van werknemers misschien gewoon deel uitmaakt van de moderne werkplek, kan het contact opnemen met een werknemer tijdens FMLA-beschermd verlof een werkgever blootstellen aan een claim van FMLA-interferentie. Maar werknemers met FMLA-verlof zijn niet volledig afgeschermd van alle contact. Zoals een rechtbank oordeelde, “is het af en toe beantwoorden van telefoontjes over het werk tijdens verlof een professionele beleefdheid die de uitoefening van de FMLA-rechten van een werknemer niet opheft of belemmert”. Dus, wanneer is het bereiken van een werknemer van FMLA-verlof het niveau van interferentie?

Background on FMLA Interference Claims

De FMLA biedt werknemers over het algemeen tot 12 weken onbetaald verlof om onder andere te zorgen voor hun eigen of een ernstig gezondheidsprobleem van een familielid en de zorg voor een pasgeboren of geadopteerd kind binnen een jaar na de geboorte of adoptieplaatsing. Het voorziet ook in maximaal 12 weken onbetaald verlof voor werknemers om zich te bekommeren om een in aanmerking komende gebeurtenis die voortvloeit uit de militaire dienst en maximaal 26 weken onbetaald verlof om te zorgen voor een gedekt lid van de krijgsmacht met een ernstige blessure of ziekte.

Om ervoor te zorgen dat werknemers hun rechten op grond van de FMLA effectief kunnen uitoefenen, maakt de FMLA het “onwettig voor elke werkgever om de uitoefening of de poging tot uitoefening” van de FMLA-rechten van een werknemer te belemmeren, te beperken of te ontzeggen. Om een vordering wegens FMLA-bemoeienis in te stellen, moet een werknemer aantonen dat (1) hij of zij recht heeft op FMLA-verlof, (2) zijn of haar werkgever dat voordeel heeft belemmerd, en (3) die belemmering schade heeft veroorzaakt. De FMLA definieert niet welke soorten handelingen als inmenging gelden. Het enige voorbeeld van inmenging in de regelgeving is “het ontmoedigen van een werknemer om gebruik te maken van dergelijk verlof”. Zoals een rechtbank het formuleerde, “de lijn tussen contacten die inmenging vormen en contacten die niet neerkomen op inmenging, is onduidelijk.”

Wanneer Cross Contacts Into FMLA Interference

Hoewel het duidelijk is dat het eisen van een werknemer om werk te verrichten tijdens FMLA-verlof interfereert met de beschermde verlofrechten van de werknemer, is het niet duidelijk wanneer minder bezwarende verzoeken, zoals verzoeken om informatie, toelaatbaar zijn. Rechtbanken hebben in het algemeen geoordeeld dat “de minimis” werkgerelateerde contacten, zoals het bellen van een werknemer met FMLA-verlof om contactinformatie van een klant op te vragen, de werknemer op de hoogte te houden van nieuws op de werkplek, sleutels en wachtwoorden voor apparatuur en faciliteiten van de werkgever te vragen, of administratieve informatie te bespreken, geen belemmering van FMLA-verlof vormen. Als het doel van deze contacten “beperkt is tot de reikwijdte van het overdragen van institutionele kennis aan nieuw personeel, of het bieden van afsluiting van voltooide opdrachten, schenden werkgevers de FMLA niet door dergelijke gesprekken te voeren.”

De grens tussen “de minimis”-contacten en het verplichten van een werknemer met FMLA-verlof om te “werken” is vaker wel dan niet een kwestie van de hoeveelheid tijd die de werknemer nodig heeft om op het verzoek van de werkgever te reageren. In het algemeen geldt dat hoe meer tijd een werknemer nodig heeft om op een verzoek van de werkgever te reageren, des te waarschijnlijker het is dat dit contact het niveau van FMLA-interferentie zal bereiken. Wanneer een verzoek van de werkgever slechts inhoudt dat een werknemer toegang krijgt tot gemakkelijk toegankelijke informatie en die informatie belangrijk is voor de bedrijfsvoering van de werkgever, hebben rechtbanken in het algemeen geoordeeld dat een dergelijk contact als de minimis moet worden beschouwd. Zo oordeelde een rechtbank dat een werkgever het FMLA-verlof van een werkneemster niet in de weg stond toen haar tijdelijke vervanger en baas kort contact met haar opnamen om basisinformatie over haar taken te verkrijgen, zoals de locatie van bepaalde documenten. In een andere situatie kon een werkneemster geen aanspraak maken op FMLA interferentie in verband met contacten door haar collega’s en supervisors tijdens haar verlof, wanneer deze contacten tot doel hadden haar te informeren over een vakantiefeest, haar te vragen contactinformatie en accountgegevens van klanten te verstrekken, en informatie te vragen over haar medische status en de datum waarop zij van plan was terug te keren van verlof. Het hof oordeelde dat dit de-minimiscontacten waren waarbij om “basisinformatie over cliënten” werd gevraagd of waarbij de werknemer werd geïnformeerd over “voorvallen op het werk”. Het hof achtte het veelzeggend dat niemand bij de werkgever de werkneemster had verteld dat zij moest werken tijdens haar FMLA-verlof of haar had verplicht te reageren op de e-mails of telefoontjes die zij ontving.

In tegenstelling daarmee overschrijden contacten die betrekking hebben op de reguliere taken van de werknemer of die een aanzienlijke hoeveelheid tijd vergen, zoals het verzoek aan een werknemer om een memorandum op te stellen of evenementen te organiseren voor een klant, waarschijnlijk de grens naar ontoelaatbare inmenging met FMLA-verlof. Een federale districtsrechtbank oordeelde bijvoorbeeld dat een werkgever het FMLA-verlof van een werknemer kan hebben gehinderd door haar te vragen “om 20-40 uur werk te verrichten” en te blijven “bellen en e-mailen om haar te vragen werkopdrachten uit te voeren, waaronder het bijwerken van nalevingszaken, het herzien van een veiligheidsbeoordelingsproject en het afzetten van bestanden op kantoor.”

Zelfs wanneer een werknemer meer dan de minimis werk verricht tijdens FMLA-verlof, kan dit niet leiden tot een vordering tot inmenging als de werknemer vrijwillig aan het werk gaat. De Eight Circuit Court of Appeals oordeelde bijvoorbeeld dat een werkgever het FMLA-verlof van een arts-assistent niet belemmerde door haar te vragen taken vanuit huis uit te voeren, zoals het beantwoorden van e-mails en telefoontjes van patiënten, het bijwonen van receptvullingen en het beoordelen van laboratoriumtests. Het hof kwam tot de conclusie dat de werkneemster nooit bedenkingen had geuit over het verrichten van werkzaamheden en dat zij in feite naar manieren zocht om haar betaalde vrije tijd niet op te gebruiken. Hoewel het hof opmerkte dat de instructies van haar supervisors om thuis te werken tijdens het verlof de grens van inmenging benaderden, was er geen daadwerkelijke inmenging omdat de werknemer niet kon aantonen dat de “verzoeken een voorwaarde van haar werk waren, noch dat haar naleving ervan iets anders was dan vrijwillig.”

In sommige gevallen moet een werkgever contact opnemen met een werknemer met FMLA-verlof of hem ondervragen in verband met een werkplekonderzoek naar het gedrag van de werknemer of wanneer de werknemer nodig is om als getuige te dienen. In dergelijke gevallen hebben rechtbanken over het algemeen geoordeeld dat werkgevers contact mogen opnemen met werknemers voor het beperkte doel van het vervullen van hun onderzoeksverplichtingen, maar ze kunnen werknemers niet dwingen of verplichten om deel te nemen. Zo oordeelde het Fourth Circuit Court of Appeals dat een werkgever de FMLA niet schendt door een werknemer met FMLA-verlof te verplichten een vergadering bij te wonen in verband met een lopend onderzoek naar het onoorbare gedrag van die werknemer. In die zaak werd bij de werknemer, een adjunct-directeur van een school, een posttraumatische stressstoornis vastgesteld en hij ging met FMLA-verlof nadat hij een fysieke woordenwisseling had gehad met een leerling. Tijdens zijn verlof vroeg de directie hem om deel te nemen aan een predisciplinaire conferentie in verband met het incident tussen de werknemer en de leerling. De werknemer stelde dat die conferentie in de weg stond aan zijn verlof door hem te dwingen tijdens zijn verlof te werken. Het hof was het daar niet mee eens en vond dat “de eenmalige conferentie een legitiem onderdeel was van een lopend onderzoek” Bijzonder verhelderend voor werkgevers, stelde het Fourth Circuit Court of Appeals:

Het is zeker waar dat de onderzoeksprocessen van elke instelling vatbaar zijn voor misbruik, maar het dossier hier wijst op een standaardprocedure waarbij aan Adams bij elke stap in het proces een behoorlijke behandeling werd gegeven. Adams betwist niet dat de raad van bestuur het recht had zijn eigen onderzoek naar het incident van 19 januari in te stellen. Inderdaad, schooldistricten moeten vaak een onderzoek als het onderhavige instellen, anders krijgen zij te maken met beschuldigingen en rechtszaken wegens het niet tijdig onderzoeken van beschuldigingen van ongepast contact van docenten met leerlingen of schendingen van het schooldistrictbeleid. De pre-disciplinaire conferentie maakte deel uit van het onderzoeks- en tuchtproces, dat Adams niet voldoende in verband heeft gebracht met zijn ruime FMLA-verlof, en het streven naar deelname van Adams en zijn advocaat aan dat proces vormde geen ontoelaatbare inmenging in Adams’ FMLA-verlof. En Adams heeft nooit bezwaar gemaakt of om een voortzetting gevraagd die hij niet kreeg.

Aan de andere kant vond een federale districtsrechtbank in Californië dat de eis van een werkgever aan een werknemer om deel te nemen aan een onderzoek op de werkplek een FMLA-interferentie kon vormen. In die zaak beweerde de werknemer dat de werkgever bijna een jaar wachtte nadat de werknemer voor het eerst de beschuldigingen had geuit om een onderzoek in te stellen, en de werkgever beschuldigde de werknemer ervan niet mee te werken toen hij weigerde mee te werken aan het onderzoek vanwege zijn FMLA-verlof. Het hof concludeerde dat deze beweringen een bevinding konden ondersteunen dat de werkgever het onderzoek gebruikte om de eiser te ontmoedigen om in strijd met de wet FMLA-verlof op te nemen.

Practical Takeaways

Het doel van de FMLA is over het algemeen om werknemers in staat te stellen verlof van het werk op te nemen om aan hun familie- en medische behoeften te voldoen zonder zich zorgen te maken dat hun baan in gevaar is. Het is de taak van de werkgever ervoor te zorgen dat de werknemer het verlof voor dergelijke doeleinden kan gebruiken. Hoewel het volkomen legitiem kan zijn om contact op te nemen met een werknemer die FMLA-verlof geniet, moeten werkgevers voorzichtig te werk gaan om te voorkomen dat zij het beschermde verlof van de werknemer belemmeren. Zonder duidelijke richtlijnen om te bepalen wanneer dergelijk contact het niveau van FMLA-interferentie kan bereiken, moeten werkgevers de volgende algemene richtlijnen overwegen om het potentiële risico te beperken:

• Neem geen contact op met werknemers die FMLA-verlof hebben, tenzij dit noodzakelijk is. Als het kan wachten tot de werknemer terugkeert, is het beter om geen contact op te nemen met de werknemer.
• Als u contact opneemt met werknemers met FMLA-verlof, vraag hen dan alleen om basisinformatie waarvoor ze geen tijdrovende taken hoeven uit te voeren of informatie hoeven op te halen die niet gemakkelijk toegankelijk is. Contacten moeten over het algemeen voor specifieke doeleinden en beperkt van aard zijn.
• Als de werknemer bezwaar maakt tegen het feit dat er contact met hem wordt opgenomen, neem de bezwaren dan serieus. Laat een bedrijfsjurist of een externe adviseur beoordelen of verder contact raadzaam is.
• Train human resource-personeel en managers over welke contacten gepast zijn terwijl een werknemer met verlof is.

Documenteer alle interacties met werknemers tijdens FMLA-verlof, inclusief of het contact door de werknemer of de werkgever is geïnitieerd en of de werknemer er vrijwillig mee heeft ingestemd om op het verzoek in te gaan.

*We zijn dankbaar voor de hulp van Victoria Dalcourt Angle bij de voorbereiding van dit artikel.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Zie Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (onder verwijzing naar Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d at 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); zie ook O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (bevinding dat e-mails verzonden naar een eiseres tijdens FMLA-verlof met het verzoek om papieren te ondertekenen en terug te sturen “de minimis” waren en “niet wezenlijk interfereerden met haar verlof”).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (waarin staat dat de herhaalde verzoeken van de werkgever om sleutels en wachtwoorden “niet indringender zijn dan de eis om de werkgever op de hoogte te houden van de status van het medisch verlof of anderszins te voldoen aan de gebruikelijke werkgeversregels met betrekking tot kennisgeving.”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (oordeel dat contact geïnitieerd door schoolbestuur met superintendent met verzoek om een uitsplitsing van haar vrije tijd niet het niveau van actionable interference bereikte).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); zie ook Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs, Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (“Voor summier vonnis hebben rechtbanken de lijn getrokken langs een onderscheid tussen enerzijds het ontvangen van niet-verstorende communicatie, zoals korte telefoontjes waarin de werknemer wordt verzocht institutionele kennis of eigendom door te geven als een professionele beleefdheid, en anderzijds het verplichten van de werknemer om werk te voltooien dat verband houdt met taken of werkproduct te produceren.”).

Zie Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs, Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (zaken verzamelen). Zie Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *10 (S.D. Tex. 12 jan. 2015) (weigering summier vonnis waar eiser stelde dat de werkgever “haar werk bleef toewijzen” tijdens FMLA-verlof).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d at 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. op 684 (E.D. Va. 2018); zie ook Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, at *7 (N.D. Ill. Jan. 29, 2018) (afwijzing motie voor summier oordeel voor de werkgever waar eiseres, een lerares, een beëdigde verklaring overlegde waarin stond dat de directeur tijdens haar FMLA-verlof contact met haar opnam en onder andere een snel antwoord wilde op een vraag hoe toegang te krijgen tot bepaalde onderwijsnormen, vroeg om noodlesplannen voor de gehele verlofperiode, en eiseres opdroeg om cijfers van leerlingen eerder dan vereist te posten); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28 feb. 2006) (afwijzing van motie van werkgever voor summier vonnis waarin manager eiseres herhaaldelijk opbelde met werkgerelateerde vragen en eisen op een manier die zij intimiderend vond, manager familieleden van eiseres vroeg om werkgerelateerde taken uit te voeren, eiseres de personeelsafdeling en een supervisor vroeg om de manager te laten ophouden contact met haar op te nemen, en manager andere collega’s aanmoedigde om contact met eiseres op te nemen); McConnell v. Swifty Transp., Inc., No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), at *22-23 (S.D. Ohio July 29, 2005) (waarin werd geoordeeld dat de vordering van eiser tot FMLA-interferentie voldoende was om een summier vonnis te overleven, waar eiser stelde dat twee collega’s hem belden met het verzoek werkgerelateerde taken uit te voeren en dat één collega hem tweemaal bezocht, contacten die eiser als intimiderend kenmerkte).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *3, *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (weigering summier vonnis waar eiser stelde dat de werkgever “haar werk bleef toewijzen” tijdens FMLA-verlof).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (waar Eighth Circuit oordeelde dat FMLA werknemers toestaat om vrijwillig werk te verrichten tijdens verlof).

Id. op 1154.