De meeste bedrijven maken gebruik van Gmail of Outlook om hun e-mail op de werkplek te beheren. 13% van de openbare bedrijven gebruikt Office 365 of G-Suite (voorheen Google Apps). De resterende 87% gebruikt een combinatie van de twee, of een eigen e-mail setup.

Sommige bedrijven kiezen voor Google of Microsoft omdat ze de voorkeur geven aan de cloud office suite van de een – die agenda’s en samenwerking op spreadsheets en documenten bevat – boven de ander. (We vergeleken Office 365 met G-Suite in een andere post.)

Maar als u andere productiviteitstools gebruikt en een keuze moet maken tussen Gmail of Outlook alleen voor e-mail, wilt u er een kiezen die u helpt uw workflow te versnellen. Gmail legde de lat aanvankelijk hoog, en Microsoft heeft dat duidelijk opgemerkt. Gezien Outlook’s 2016 update, is het nu meer uitgerust om te concurreren dan ooit.

Hier zijn vijf game-veranderende verschillen tussen Gmail vs. Outlook.

Kosten en opslag

Om Gmail of Outlook voor uw bedrijf te krijgen, kunt u het downloaden samen met de rest van zijn gerelateerde cloud office suite, i.e. G-Suite of Microsoft Office 365.

G-Suite biedt twee prijzen voor e-mail, evenals andere zakelijke apps zoals Agenda, Google Docs en Google Sheets. Voor $ 5 per gebruiker per maand, krijg je 30GB tussen Gmail en Google’s andere office-apps. Voor nog eens $ 5 per persoon kunt u uw zakelijke account upgraden naar onbeperkte opslagruimte voor deze platforms.

Outlook biedt verschillende plannen, maar hun goedkoopste plan (Office 365 Enterprise E1) wijst 50 GB specifiek toe aan uw inbox, en 1 TB aan de rest van uw gekoppelde cloud office-suite.

Bij het goedkoopste ondernemingsplan van Outlook krijgt u over de hele linie veel meer ruimte dan bij Gmail.

Als het gaat om opslagruimte en prijs, is Outlook de duidelijke winnaar.

Score: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Zoeken in je inbox

Ooit ondervonden dat je een e-mail aan het schrijven bent, en je moet tegelijkertijd naar een oude e-mail verwijzen?

Met Gmail kun je naar oude e-mails zoeken terwijl je nieuwe schrijft, maar het is onhandig. U verliest de berichtvoorbeelden, datums en het grootste deel van het onderwerp waarnaar u zoekt.

Zelfs als u een dubbelpaneelweergave van uw inbox inschakelt (via “Voorbeeldvenster” onder het tabblad “Labs” in Instellingen), wordt uw zicht nog steeds belemmerd. U kunt de grootte van uw Postvak IN, nieuwe berichten of zoekbalk niet aanpassen om ze allemaal tegelijk weer te geven.

Het nieuwe berichtenproces van Outlook is schoner, maar het is ook niet perfect. Het standaard Postvak IN van Outlook is een dubbel paneel, en het zicht op uw Postvak IN wordt nog steeds afgesneden. Wanneer u naar oudere items zoekt, ziet u nog steeds een volledig beeld van uw nieuwe bericht.

Als u zich liever op één taak in uw e-mail concentreert, kunt u Outlook zo aanpassen dat het een enkel deelvenster is, zoals de standaard van Gmail. Ga naar het pictogram Instellingen, klik op ‘Weergave-instellingen’ en klik op ‘Leesvenster verbergen’.

Hoe u uw Gmail- of Outlook-display ook configureert, Outlook maakt het gemakkelijker om naar oude e-mails te zoeken terwijl u nieuwe schrijft.

Score: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Kalenderintegraties

Geen van beide platforms heeft een echte oplossing waarmee u uw agenda en e-mail naast elkaar kunt bekijken.

Terwijl zowel Gmail als Outlook gebeurtenissen synchroniseren met uw agenda, kunt u met geen van beide uw agenda en inbox tegelijkertijd bekijken, in één tabblad. Als u op de werkbalk van Outlook klikt, wordt u naar een apart agendavenster geleid.

Aan de andere kant, als u in Gmail op Agenda klikt, blijft uw postvak IN open en wordt een nieuw venster (of tabblad) met uw agenda toegevoegd.

Gmail noch Outlook lenen zich goed voor weergave in meerdere vensters. Met Gmail kun je tenminste je agenda en e-mail tegelijk bekijken, zij het in verschillende vensters.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

User Experience (UX)

Inbox esthetiek zijn subjectief, maar ze er toe doen. Als je de hele dag naar je verlichte computerscherm staart, is de enige manier om te voorkomen dat je je ogen ernstig belast, het aanpassen van het helderheidsniveau op al je apparaten.

Dat geldt ook voor e-mail. Hoe meer u uw inbox kunt aanpassen aan wat uw ogen het minst belast, hoe beter.

(On)gelezen e-mails

Tekst in Gmail is groter dan in Outlook. In combinatie met de duidelijke definitie tussen vetgedrukte en niet-vetgedrukte tekst en de inbox-schaduw die bij de meeste sjablonen beschikbaar is, is Gmail over het algemeen zachter voor uw ogen.

Gmail wint op het gebied van aanpassing rond ongelezen e-mails. “Gelezen” e-mails verschijnen in een donkerder tint dan “ongelezen” degenen. “Ongelezen” e-mails worden ook onderscheiden, omdat de afzender en het onderwerp vet zijn.

Outlook onderscheidt deze door de afzender en het onderwerp in blauw te zetten. Het is ook vetgedrukt, maar omdat de tekst in Outlook in het algemeen platter en kleiner is, moet je nog steeds je ogen dichtknijpen om te zien of iets een nieuwe e-mail is.

Dankzij de arcering, vetgedrukte tekst en tekstgrootte maakt de esthetiek van Gmail het gemakkelijker om ongelezen e-mails te herkennen dan die van Outlook.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1.5/5.

Vlaggen

Maar laten we ook niet haten op de esthetiek van Outlook. Wanneer u een belangrijke (gelezen) e-mail markeert, wordt de hele regel rond die e-mail geel gemarkeerd en anders gearceerd.

Gmail biedt een verscheidenheid aan verschillende markeringssymbolen, maar u kunt niet per symbool door uw Postvak IN zoeken (let op het uitroepteken en de verschillend gekleurde sterren hieronder). Als u op zoek bent naar een belangrijke gelezen e-mail, zult u deze waarschijnlijk sneller in Outlook vinden.

Score: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.

Veiligheid

Gmail heeft het grootste deel van zijn bestaan (d.w.z. de afgelopen twaalf jaar) in de schijnwerpers van de beveiliging gestaan. Het bood authenticatie in twee stappen voordat Microsoft dat deed voor een van zijn e-mail clienten. Dat betekent dat als iemand je wachtwoord steelt, dit niet noodzakelijk betekent dat hij toegang heeft tot je account. Om in te loggen, moet u nog steeds iets anders invoeren, zoals beveiligingsvragen, een netvliesscan, een touch ID of een beveiligingscode.

Met Outlook 2016 maakt Outlook ook gebruik van authenticatie in twee stappen. Wanneer u zich aanmeldt bij Outlook op een nieuw apparaat, stuurt Outlook u een beveiligingscode om uw identiteit te verifiëren. Als het gaat om aanmelden, sta je min of meer op gelijke voet met Gmail of Outlook.

Het echte verschil tussen de beveiliging van Gmail en Outlook hangt tegenwoordig af van de vraag of afbeeldingen automatisch worden weergegeven.

Gmail’s vuistregel was om e-mails die via een server van derden waren verzonden, naar spam te sturen, omdat in de vroegere dagen van het internet berichten die servers van derden gebruikten, dat vaak waren. Dit is iets dat Outlook, en Hotmail daarvoor, ooit kwetsbaar maakte.

Maar nu, als je een Gmail-gebruiker bent die zich abonneert op nieuwsbrieven – of gewoon een afbeelding wilt openen die een vriend je stuurt – moet je een paar extra stappen ondernemen om ze te bekijken.

Net als Hotmail ervoor, geeft Outlook afbeeldingen weer, dus alles wat je kiest om te zien is recht voor je om mee te beginnen. Microsoft is beter geworden in het detecteren van potentieel schadelijke berichten, maar de standaard is nog steeds om afbeeldingen weer te geven.

Met de risico’s die bijlagen met zich mee kunnen brengen, is het aan u of u de extra beveiliging verkiest of het omslachtig vindt. Als uw wachtwoord sterk is, zal uw account zo veilig als je make it.

Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

De winnaar: Outlook Has Come a Long Way

Zowel Gmail als Outlook zijn krachtige platforms. Gmail is goedkoper, en als je kiest welk office suite platform te gebruiken, dat is een grote overweging. Maar afgezien van de esthetiek, krijg je meer waar voor je geld als je Outlook kiest.

Je kunt Outlook zelfs gebruiken om offline te werken.