Executive assistants spelen een belangrijke rol in een bedrijf omdat ze de linkerhand van de executive zijn (of vrouw)!

Een succesvolle executive assistant gaat verder dan zijn neus lang is om ervoor te zorgen dat het bedrijf de juiste richting uitgaat door ervoor te zorgen dat de executive die hij of zij assisteert overal bovenop zit en nog wat.

In dit artikel zullen we behandelen:

• De functieomschrijving van een Executive Assistant
• Het gemiddelde Executive Assistant salaris
• Hoe word je een Executive Assistant
• Tips voor een executive assistant
• Executive Assistant vaardigheden

Executive Assistant Functieomschrijving

Wat doet een executive assistant? Executive assistants, ook wel personal assistants genoemd, spelen een sleutelrol in een bedrijf omdat ze een of meer executives bijstaan, zoals hoge ambtenaren, de CEO, of de eigenaar van een bedrijf.

Executive assistenten zijn vergelijkbaar met administratieve assistenten; echter, administratieve assistenten hebben de neiging om zich te concentreren op administratief werk, terwijl executive assistenten verantwoordelijk zijn voor het assisteren van een executive van het bedrijf, meestal met taken op een hoger niveau.

Hoewel de soorten taken die executive assistenten uitvoeren kunnen variëren van functie tot functie, hebben ze allemaal de neiging om soortgelijke taken en plichten op hoog niveau uit te voeren.

Deze taken kunnen variëren van:

• Het schema van de executive beheren
• De executive vertegenwoordigen in gesprekken en vergaderingen wanneer de executive niet beschikbaar is
• Voorbereiden en beoordelen van documenten
• Handelen van vertrouwelijke informatie
• Produceren van rapporten en presentaties
• Analyseren van gegevens
• Taken op het gebied van kantoorbeheer
• Het in de gaten houden van medewerkers, inclusief administratieve assistenten

Hier is een voorbeeld van een executive assistant functieomschrijving van www.Monster.com:

• Produceert informatie door tekst, gegevens en afbeeldingen te transcriberen, op te maken, in te voeren, te bewerken, op te vragen, te kopiëren en door te geven. Houdt de tijd van de leidinggevende vrij door het lezen, onderzoeken en routeren van correspondentie; het opstellen van brieven en documenten; het verzamelen en analyseren van informatie; het initiëren van telecommunicatie.
• Houdt de afsprakenplanning van de leidinggevende bij door het plannen en inplannen van vergaderingen, conferenties, teleconferenties en reizen.
• Verstegenwoordigt de leidinggevende door het bijwonen van vergaderingen in afwezigheid van de leidinggevende; spreekt namens de leidinggevende.
• Welkomt gasten en klanten door hen te begroeten, in persoon of aan de telefoon; beantwoordt of leidt vragen.
• Bewaart het vertrouwen van de klant en beschermt de operaties door informatie vertrouwelijk te houden.
• Voltooit projecten door werk toe te wijzen aan administratief personeel; volgt de resultaten op.
• Beveiligt informatie door backups te maken van databases.
• Verzorgt historische naslag door het ontwikkelen en gebruiken van archiverings- en zoeksystemen; notuleert besprekingen.
• Onderhoudt de voorraad kantoorbenodigdheden door het controleren van de voorraad om het voorraadniveau te bepalen; het anticiperen op benodigde benodigdheden; het evalueren van nieuwe kantoorproducten; het plaatsen en versnellen van bestellingen voor benodigdheden; het controleren van de ontvangst van benodigdheden.
• Zorgt voor de werking van apparatuur door het uitvoeren van preventief onderhoud; het volgen van de instructies van de fabrikant; het oplossen van storingen; het verzoeken om reparaties; het bijhouden van apparatuurinventarissen; het evalueren van nieuwe apparatuur en technieken.
• Houdt professionele en technische kennis op peil door educatieve workshops bij te wonen; vakpublicaties door te nemen; persoonlijke netwerken op te bouwen; deel te nemen aan beroepsverenigingen.
• Draagt bij aan teaminspanning door gerelateerde resultaten te behalen waar nodig.

Executive Assistant Salary

Volgens www.onetonline.org was het mediane salaris van een Executive Assistant voor 2016 $ 26,86 per uur, of $ 55.860 per jaar.

Bedenk dat dit kan variëren op basis van ervaringsjaren en waar men woont, net als elke andere baanpositie.

Hoe word je een Executive Assistant

Om een assistent te worden, overweeg dan om een diploma te halen in het bedrijfsleven of een aanverwant gebied zoals administratieve ondersteuning of office management.

Op zijn minst, executive assistenten hebben meestal een 4-jarig diploma, maar sommige executive assistenten werken omhoog van het zijn van een administratief medewerker, of ontvangen een certificaat of diploma van een tweejarig programma.

Wanneer werken voor grotere bedrijven, echter, kan men meerdere jaren ervaring nodig als een executive assistant in aanmerking te komen voor de positie.

Daarnaast kunnen executive assistenten kennis nodig op het gebied dat zij van plan zijn om te werken in. Bijvoorbeeld, als ze van plan zijn op een executive assistant in een juridische omgeving, moeten ze vertrouwd zijn met juridische terminologie en procedures.

Tips voor een Executive Assistant

Op zoek naar executive assistant organisatie tips? Deze tips zullen uw organisatie te verbeteren.

1. Organiseer uw e-mails

Als een executive assistant, moet u niet alleen het beheer van uw eigen inbox, maar uw executive’s als goed. Dit kan overweldigend worden als er zoveel e-mails binnenkomen.

U hebt waarschijnlijk geaccepteerd dat het bijna onmogelijk is om inbox nul te bereiken, maar er zijn andere opties om deze uitdaging te verslaan en uw inbox te vereenvoudigen.

Prioriteitenmatrix is een hulpmiddel waarmee u uw inbox kunt vereenvoudigen.

Overweeg het organiseren van e-mails in een op kwadranten gebaseerd sjabloon met de vier kwadranten gelabeld:

• Dringend: Beantwoording vereist – Het is van cruciaal belang dat u deze e-mails uw grootste aandacht geeft. Beantwoord ze ASAP; Verlaat het kantoor niet zonder dat dit kwadrant bijna leeg is.
• Minder dringend: Antwoorden – U moet deze e-mails uiteindelijk beantwoorden, maar u hebt op dit moment grotere prioriteiten. Het is aanbevolen dat u een vervaldatum op deze e-mails, zodat je niet vergeten over hen als ze nog steeds belangrijk.
• Follow-Ups – Stel vervaldata voor wanneer u follow-up van deze e-mails als deze hebben de neiging te glippen door de scheuren.
• To-Do’s – Een aangewezen plek voor die e-mails die een lijst van taken die moeten worden gedaan. Stel hier ook vervaldatums voor in.

De e-mailsjabloon ziet er als volgt uit:

Priority Matrix, is een op kwadranten gebaseerde projectbeheeroplossing waarmee u uw e-mails eenvoudig vanuit uw Outlook-e-mail naar de bovenstaande kwadranten kunt slepen. Bekijk de Top 5 sjablonen om uw Executive Assistant-vaardigheden aan te scherpen.

Van daaruit kunt u:

• Een vervaldatum instellen, zodat u weet wanneer u die e-mail moet beantwoorden of die taak in de e-mail moet voltooien.
• De e-mail delegeren aan een leidinggevende of een teamlid als zij erbij betrokken zijn, of als u wilt dat zij het overnemen.
• Taakpictogrammen gebruiken om te bepalen welke e-mailberichten het belangrijkst zijn. U kunt bijvoorbeeld een ‘brand’ plaatsen naast een e-mail die binnen het komende uur moet worden beantwoord, of uw e-mails nummeren op basis van welke uw aandacht het eerst nodig hebben.

Hier ziet dit eruit in Priority Matrix:

Merk op dat de ’taaknaam’ het onderwerp van de e-mail is. Als u erop klikt, wordt de inhoud van de e-mail vermeld onder ‘notities’.

Hier vindt u een video waarin u kunt zien hoe u uw taken als directiesecretaresse beheert in Priority Matrix

Hier kunt u het sjabloon uit de video importeren.

Lees hoe:

• Priority Matrix E-mailintegratie helpt
• INEGREER WINDOWS EN MAC PRIORITY MATRIX INBOX MET UW EMAIL

1. Maak de takenlijst voor morgen voordat u het kantoor verlaat

Verlies geen tijd! Maak voordat u het kantoor verlaat een to-do-lijst van taken waarop u zich morgen moet concentreren terwijl alles nog vers in uw hoofd zit. De extra 5-10 minuten die u hieraan besteedt, zullen zich zeker uitbetalen wanneer u ’s ochtends op kantoor komt, omdat u dan een goed idee hebt waar u aan toe bent.

Dit zorgt ervoor dat u geen tijd verspilt, omdat u weet wat de hoogste prioriteit heeft en waar u zich het eerst op moet concentreren.

1. Visualiseer wat u zult bereiken

Wanneer u het kantoor binnenloopt, begin uw dag dan met het einde in gedachten.

Neem 5 minuten de tijd om na te denken over de resultaten die u vandaag wilt bereiken. Bedenk vervolgens welke taken u zullen helpen dit te bereiken.

Op dit punt herziet u uw takenlijst van de avond ervoor en zorgt u ervoor dat alle taken op de juiste plaats staan.

1. Gebruik een hulpmiddel

Om georganiseerd te blijven, kunt u overwegen een online platform of projectmanagementsoftware te gebruiken om zowel u als uw team op de hoogte te houden.

Een uitstekende projectbeheeroplossing voor executive assistants is Priority Matrix, dezelfde tool die in tip 1 wordt genoemd om u te helpen met uw e-mails.

In Priority Matrix kunt u taken, e-mails en documenten allemaal op één plek bijhouden. Bovendien kunt u gedetailleerde rapporten lezen, zodat u zeker weet dat uw team op schema ligt, of dat uw team geen vooruitgang boekt, zodat u meteen kunt ingrijpen.

Hier leest u hoe u Priority Matrix samen met uw leidinggevende kunt gebruiken:

• De leidinggevende kan via het platform taken rechtstreeks aan u delegeren (waardoor u de ‘eigenaar’ wordt), wat betekent dat u altijd weet wat u moet doen! Als er vragen zijn, kunt u chatten binnen de taak, zodat u er later snel naar kunt verwijzen. Geen verwarrende e-mails meer of miscommunicatie over verantwoordelijkheden!

• Wanneer u een e-mail van uw leidinggevende ontvangt, kunt u deze naar uw e-mailsjabloon van Priority Matrix slepen zodat u het overzicht niet kwijtraakt en uw e-mails efficiënter kunt beheren.
• Genereer een rapport van alles wat u elke dag hebt voltooid, zodat uw leidinggevende precies begrijpt wat er is bereikt.

• Hanteer uw tijd beter met behulp van onze sjablonen voor het stellen van prioriteiten, of maak uw eigen sjabloon. Maak uw leidinggevende blij en wees een superpresteerder!

• Anticipeer op de behoeften van uw leidinggevende. Als u ziet dat hij/zij een volle dag vol vergaderingen heeft, zorg dan dat er een maaltijd van zijn/haar favoriete restaurant klaarstaat. Als hij/zij een grote vergadering heeft in de ochtend, bestel die bagels en koffie dan van tevoren, nog voordat u erom vraagt.

U kunt ook de algehele organisatie verbeteren omdat alles op één plek staat.

Heeft uw baas morgen een belangrijk telefoontje? Stel in Priority Matrix een waarschuwing in om hem/haar er een uur van tevoren aan te herinneren.

Wilt u weten of er morgen of de volgende week iets belangrijks te doen is? Open de hoofdlijst van de prioriteitenmatrix om in vogelvlucht te zien wat er allemaal gaande is en filter dit op de periode waarop u zich wilt concentreren.

1. Bewaar een database

Bewaar een goed overzicht van een aantal plaatsen, zoals hotels en restaurants, waar uw leidinggevende in het verleden is geweest. Zorg ervoor dat u contactinformatie bijhoudt, zoals telefoonnummers en adressen, evenals een gedeelte waarin staat of hij/zij al dan niet van de laatste ervaring heeft genoten.

Op deze manier kunt u, als uw leidinggevende op zoek is naar een verblijfplaats in de buurt van L.A. U kunt hotels opvragen waar hij/zij in het verleden heeft gelogeerd, en wat telefoontjes plegen!

U kunt deze informatie bijhouden in een Excel-spreadsheet, Microsoft Access, of zelfs in Priority Matrix.

Executive Assistant Vaardigheden

• Communicatie Vaardigheden: Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden zijn van cruciaal belang op dit gebied, of het nu gaat om spreken aan de telefoon, het schrijven van een e-mail, of het uiten van een mening.
• Time Management Skills: Men moet in staat zijn om prioriteiten te stellen om te bepalen waar de tijd het beste kan worden besteed, niet alleen voor hun functie, maar voor de leidinggevende voor wie ze werken.
• Organisatie: Met bestanden en informatie die overal rondzweeft, moet men in staat zijn een strategie te ontwikkelen om alles op zijn plaats te houden.
• Multitaskingvaardigheden: Met zo veel gaande is het waarschijnlijk dat u meerdere taken tegelijk moet bijwonen.
• Probleemoplossend : Plannen, strategieën en schema’s veranderen – het is uw taak om snel te reageren en veerkrachtig te zijn en de beste alternatieven te vinden wanneer deze veranderingen zich voordoen.
• Onafhankelijk: In het bezit zijn van onafhankelijkheid om je eigen werk gedaan te krijgen, ervoor te zorgen dat je leidinggevende op schema ligt, evenals de teamleden die je begeleidt.
• Proactief: Uw geest moet ver in de toekomst denken, zodat u kunt ingrijpen wanneer dat nodig is.
• Detailgericht: De kleine dingen zijn echt belangrijk – typefouten, schema wijzigingen, en zelfs de minuut info over hoe de executive moet kleden voor een komende marketing bijeenkomst – dus je moet een oog hebben voor zelfs de kleinste details.
• Technologie: Een Executive Assistant moet kennis hebben van prioriteringssoftware, presentatiesoftware, grafische software, Microsoft Office, enz.
• Leidinggeven: Executive Assistant’s geven vaak leiding aan mensen, dus men moet in staat zijn om op te treden en het team op de rails te krijgen.