Hoewel het noemen van de datum waarop de Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) moet worden nageleefd (14 april) sommige psychologen ongerust maakt, juichen de meesten de nieuwe wet toe omdat deze de privacy beter beschermt.
Het meest interessant voor psychologen is de bepaling over psychotherapienotities, aldus Russ Newman, PhD, JD, uitvoerend directeur van de APA voor de praktijk. De bepaling erkent dat bepaalde soorten informatie over de geestelijke gezondheid meer beschermd moeten worden dan andere soorten informatie. Onder HIPAA worden psychotherapieaantekeningen gedefinieerd als “aantekeningen die op enig medium zijn vastgelegd door een professional in de geestelijke gezondheidszorg en die de inhoud van een gesprek tijdens een privé-adviessessie documenteren of analyseren”. Deze notities, waarin de indrukken van de psycholoog over de patiënt zijn vastgelegd en die informatie kunnen bevatten die ongepast is voor een medisch dossier, zijn vergelijkbaar met wat psychologen in het verleden “procesnotities” noemden.”
De HIPAA geeft notities over psychotherapie meer bescherming – met name tegen derde-betalers – dan ze in het verleden kregen. Onder de HIPAA, vereist het vrijgeven van psychotherapie nota’s meer dan alleen algemene toestemming; het vereist toestemming van de patiënt – of specifieke toestemming – om deze gevoelige informatie vrij te geven. In het verleden vroegen verzekeringsmaatschappijen om volledige patiëntendossiers, inclusief psychotherapienota’s, bij het nemen van beslissingen over dekking. Nu kunnen ziektekostenverzekeraars geen vergoeding weigeren als een patiënt niet instemt met het vrijgeven van informatie die onder de bepaling over psychotherapienota’s valt.
“In het verleden konden patiënten weigeren om dit soort informatie vrij te geven, maar dan zou de maatschappij kunnen weigeren om diensten te dekken,” merkt Newman op. “De bescherming van de HIPAA-privacyregel voorkomt dat dit soort praktijken plaatsvindt.”
Psychologen opgelet
De privacyregel geeft rechten aan gezondheidswerkers, maar ook aan hun patiënten. Onder de nieuwe wet kunnen psychologen beslissen of ze hun psychotherapienota’s vrijgeven aan patiënten, tenzij patiënten toegang hebben tot hun psychotherapienota’s onder de staatswet (zie het artikel over HIPAA en staatswetten in de Monitor van vorige maand). Hoewel de privacyregel patiënten het recht geeft op toegang tot en inzage in hun gezondheidsdossiers, worden psychotherapienota’s anders behandeld: Patiënten hebben volgens de HIPAA niet het recht om hier een kopie van te krijgen. En wanneer een psycholoog een patiënt de toegang tot deze aantekeningen ontzegt, is de ontzegging niet onderworpen aan een herzieningsproces, zoals dat wel het geval is met andere dossiers.
Er zit een addertje onder het gras bij de bepaling over psychotherapienotities. De HIPAA definitie van psychotherapie nota’s stelt expliciet dat deze nota’s gescheiden worden gehouden van de rest van het dossier van een individu. Dus, als een psycholoog dit soort informatie bewaart in het algemene dossier van een patiënt, of als het niet te onderscheiden is van de rest van het dossier, dan is voor toegang tot de informatie geen specifieke toestemming van de patiënt nodig. Volgens het Department of Health and Human Services (HHS) is het zinvol om de aantekeningen apart te houden, omdat dit soort informatie niet automatisch beschikbaar mag zijn.
Dit kan, zegt Newman, een praktisch verschil zijn met de manier waarop sommige psychologen voorheen patiënteninformatie opsloegen. Maar, “als psychologen hogere bescherming willen voor psychotherapieaantekeningen, dan moeten ze de informatie apart houden,” dringt hij aan.
Daniel Abrahamson, PhD, coördinator beroepszaken voor de Connecticut Psychological Association, voegt hieraan toe dat psychologen “niet te hard van stapel moeten lopen.” Het apart houden van dossiers is een optie en “elke beroepsbeoefenaar zal moeten bepalen of de voordelen van extra bescherming opwegen tegen het gescheiden houden van de dossiers van medische dossiers,” zegt hij. Met andere woorden, sommige psychologen kunnen besluiten dat, voor sommige patiënten, de informatie geen extra bescherming nodig heeft. Als een bepaalde behandeling zich ontwikkelt en de psycholoog de psychotherapie aantekeningen apart wil houden, kan hij of zij ervoor kiezen om dat te doen. “Het is onderdeel van een goed klinisch oordeel,” zegt Abrahamson. “In het verleden namen artsen bepaalde informatie niet op in een dossier, waardoor ze die informatie later niet meer konden documenteren. Nu hebben ze de mogelijkheid om gedetailleerde inhoud in aparte notities op te nemen.”
Naast het gescheiden houden van deze notities van andere patiënteninformatie, moeten psychologen zich ervan bewust zijn, zegt Newman, dat er bepaalde delen van een dossier zijn die uitdrukkelijk niet als psychotherapienotities worden beschouwd – en waarvoor geen toestemming van de patiënt nodig is voor openbaarmaking – onder de HIPAA privacy regel. Deze informatie omvat het voorschrijven en monitoren van medicatie, begin- en stoptijden van counseling sessies, modaliteiten en behandelfrequenties, resultaten van klinische tests, en elke samenvatting van diagnose, functionele status, behandelingsplannen, symptomen, prognose of voortgang.
Dit deel van de regel zal waarschijnlijk wat “interpretatiepotentieel” overlaten, zegt Newman. “Wat als een managed-care bedrijf zegt dat het een samenvatting nodig heeft van de thema’s van psychotherapie sessies? Ze kunnen zeggen dat dat buiten de bepaling van psychotherapie valt. Wij zouden zeggen dat het onthullen van de thema’s van de gesprekken in psychotherapie gelijk staat aan het weggeven van het hele gesprek,” zegt hij.
In dezelfde geest valt testinformatie, net als samenvattende informatie, niet onder psychotherapienotities. APA diende opmerkingen in bij de HHS over zowel de voorgestelde als de definitieve regels met het verzoek om psychologische testgegevens op te nemen in de bepaling. Het openbaar maken van dit soort informatie, zegt Newman, zou intieme details over een patiënt kunnen onthullen, net zoals de informatie uit psychotherapiesessies. Helaas, zegt hij, weigerde de HHS om de definitie uit te breiden.
Ondanks de uitsluiting van bepaalde informatie, moet de bepaling over psychotherapienotities worden toegejuicht “als een belangrijke overwinning voor voorvechters van privacy,” zegt Nanci Klein, PhD, coördinator professionele zaken voor de Utah Psychological Association. “Beoefenaars hebben het lang lastig gevonden om psychotherapienota’s vrij te moeten geven voor extra toestemming voor behandeling door zorgverzekeraars.” Nu, zegt ze, hebben managed-care bedrijven alleen recht op bepaalde soorten informatie, waaronder geen psychotherapienotities.
“Ik denk dat dit de psycholoog definieert als de behandelend expert wiens professionele analyse en mening de kerninformatie vertegenwoordigen die nodig is voor het maken van oordelen over de noodzaak van voortzetting van de behandeling,” voegt ze eraan toe.
Dit artikel is het tweede in een driedelige serie over HIPAA-onderwerpen. Het volgende stuk, over HIPAA’s minimaal noodzakelijke vereiste, zal in maart verschijnen.