Job Description:

De functie van praktijkassistent II is verantwoordelijk voor de dagelijkse interacties met patiënten en klanten binnen de afdeling Dermatologie die gevestigd is aan 221 Longwood Avenue. De praktijkassistent II werkt onder leiding van de praktijkcoördinator en de praktijkmanager en is de frontlinie van het patiëntencontact binnen de praktijk. Deze functie is van vitaal belang en heeft een grote invloed op de patiëntenzorg en -tevredenheid, de klinische werkzaamheden en de klinische inkomsten. De dermatologiepraktijk op 221 Longwood Avenue genereert meer dan 26.000 patiëntenbezoeken en krijgt meer dan 72.000 telefoontjes per jaar.
JOB SPECIFIEKE STANDAARDEN

* Begroet alle patiënten, klanten en bezoekers in de praktijk hartelijk. Gaat na of de patiënt of de klant een afspraak heeft.

* Controleert voor alle afspraken met patiënten de identiteit van de patiënt aan de hand van 2 BWH aanvaardbare identificatiemiddelen. Verifieert de patiënten afspraak tijd en provider.

* Komt de patiënt in het BWH scheduling systeem volgens de afdelingen richtlijnen.

* Waarschuwt het klinisch ondersteunend personeel over eventuele speciale behoeften of speciale aandacht die nodig is voor de arriverende patiënt, met inbegrip van valrisico, speciale behoeften van de patiënt of VIP-patiënt.

* Coördineert de aankomst van de patiënt met de afdeling tolkdiensten indien nodig.

* Voor elke patiënt die geen geplande afspraak heeft, werkt u binnen de gevestigde praktijkprotocollen om te bepalen hoe u het beste aan de behoeften van de patiënt kunt voldoen.

* Voor andere afspraken stelt u de juiste partij op de hoogte van de aankomst van de klant of bezoeker.

* Tijdens het aankomstproces deelt u relevante institutionele en praktijkspecifieke formulieren uit, waaronder het informatieformulier voor zelfbeoordeling van de patiënt, de vragenlijst voor patiënteninformatie en het formulier voor de beoordeling van medicatie en allergieën van de patiënt. Vraagt om elektronische ondertekening van alle toepasselijke institutionele formulieren, waaronder HIPAA-kennisgeving van privacy, toestemming van Mass HIway, toestemming van het ziekenhuis voor behandeling, en formulier voor ontheffing van ontbrekende verwijzingen.

* In staat om alle vragen te beantwoorden die een patiënt kan hebben met betrekking tot een van de institutionele of praktijkspecifieke formulieren.

* Documenteert elektronisch in systeem elke keer dat een patiënt weigert om gevraagde formulieren te ondertekenen

* Vraagt dat elke patiënt de juistheid van alle demografische en verzekeringsinformatie in hun dossier verifieert en instructies geeft over hoe updates kunnen worden gemaakt. Identificeert patiënten die niet in staat zijn om deze taak uit te voeren en biedt aan om assistentie te verlenen.

* Incasseert betalingen die verschuldigd zijn op het moment van de dienst, in overeenstemming met de afdelingen patiënt betaling incassobeleid.

* Bepaalt of patiënt verantwoordelijk is voor een copay voor bezoek en het bedrag van de copay verschuldigd

* Verzamelt betalingen voor verleende cosmetische diensten

* Voert betalingen in BWH scheduling systeem evenals goedgekeurde online bankieren transactiesysteem

* Geeft ontvangstbewijzen voor alle verzamelde betalingen

* Wanneer betaling niet is verzameld voor alle verschuldigde saldi op cosmetische procedures, coördineert u passende follow-up activiteiten.

* Zorgt ervoor dat betalingstransacties worden voltooid in overeenstemming met de criteria die zijn vastgelegd in het beleid van de afdeling voor het innen van betalingen

* Coördineert de activiteiten in verband met managed care voor alle afspraken met patiënten

* Bepaalt welke patiënten geen geldige verzekeringsgegevens in hun bestand hebben. * Communiceert aan patiënt noodzaak om verzekering bij te werken om facturering van bezoeken en procedures te verzekeren

* Belt BWH Patient Service Center namens patiënt om verzekering plan informatie bij te werken indien nodig

* Bepaalt patiënten die geen geldige verzekering verwijzingen hebben. Communiceert de noodzaak van een verwijzing met de patiënt en geeft instructies over hoe een verzekeringsverwijzing te verkrijgen. * Voor patiënten die geen geldige verzekeringsverwijzing in het dossier hebben voor de datum van de dienst, bekijkt het formulier voor ontbrekende verwijzing en voorafgaande toestemming van BWH en verzoekt de patiënt om ondertekening. Communiceert de wachttijdverwachtingen. Houdt toezicht op de wachtruimte en coördineert met de praktijkondersteuners om ervoor te zorgen dat de klanten tijdig op de juiste wijze worden geholpen.

* Wanneer er mogelijk sprake is van storingen in de dienstverlening of het proces, probeert u de situatie te verhelpen. Wanneer dit niet mogelijk is, informeer dan onmiddellijk een lid van het team dat in staat is om het probleem snel op te lossen.

* Verstrekt updates aan patiënten en andere klanten met betrekking tot vertragingen, inclusief het verstrekken van updates wanneer de duur van een eerder gecommuniceerde vertraging aanzienlijk is veranderd.

* Onderhoudt de wachtruimte gedurende de dag om ervoor te zorgen dat het uiterlijk ervan voldoet aan de juiste normen voor klantenservice en veiligheid.

* Ervoor zorgen dat vragen van patiënten naar behoren worden beantwoord en/of dat de juiste follow-up wordt gegeven.

* Tijdens het uitchecken de primaire verantwoordelijkheid nemen voor het plannen van vervolgafspraken voor patiënten op de afdeling Dermatologie, indien nodig in overleg met andere afdelingspraktijken. Coördineert alle afspraken met externe patiënten of diensten die door de arts worden aangevraagd, waaronder radiologie, laboratoriumdiensten, doorverwijzingen naar andere BWH-afdelingen of doorverwijzingen naar externe medische faciliteiten.

* Controleer patiëntontmoetingsformulieren op aanwijzingen dat aanvullende diensten nodig zijn (met inbegrip van zaken als vervolgafspraken, echografie, CT-scan, prechirurgisch onderzoek, cardiologieprocedures, röntgenfoto’s, laboratoriumtests, ziekenhuisopnames of -procedures, enzovoort)

* Voor vervolgafspraken in de praktijk, bied aan om een afspraak te plannen. Vraag de patiënt niet het kantoor te bellen om een vervolgafspraak te plannen.

* Voor vervolgafspraken in andere BWPO- of BWH-praktijken of andere faciliteiten, neemt u rechtstreeks contact op met de praktijk om het plannen van de noodzakelijke afspraak(en) te vergemakkelijken. Geeft orders door en bevestigt deze, verkrijgt instructies voor de patiënt, en indien mogelijk, geplande afspraken.

* Coördineert en plant follow-up afspraak(en) met tolkdiensten indien nodig

* In overeenstemming met de praktijk protocollen, bereidt alle noodzakelijke papierwerk of instructies met betrekking tot follow-up zorg.

* Bij het afsluiten van de afspraak bedankt u iedere patiënt.

* U bent hoofdverantwoordelijk voor het inplannen van afspraken met patiënten. Helpt de klanttevredenheid te verhogen door de afsprakenplanning en de toegang tot klinische diensten goed te beheren.

* Werkt nauw samen met elke arts om ervoor te zorgen dat het maken van afspraken met patiënten gebeurt in overeenstemming met hun voorkeuren en roostersjablonen.

* Maximaliseert het nut van de planningstoepassing door toegang te krijgen tot alle beschikbare planninggegevens en -bronnen. Gebruikt de afsprakentoepassing op een manier die optimale toegang, geschikte afspraken en grondige documentatie van relevante vereisten ondersteunt. Verzamel alle benodigde informatie om ervoor te zorgen dat de patiënt wordt ingepland bij de meest geschikte zorgverlener.

* Als de eerstvolgende beschikbare afspraak een redelijke termijn overschrijdt (zoals vastgesteld door de praktijk), of als de patiënt of de verwijzende arts zijn bezorgdheid uitspreekt over de wachttijden voor een afspraak, biedt dan aan om andere mogelijkheden voor het maken van een afspraak te onderzoeken. Werk samen met het triagepersoneel van de praktijk, de arts en het management van de praktijk om te bepalen of er een oplossing kan worden gevonden om de patiënt een eerdere afspraak te geven. Follow-up met de patiënt of verwijzende artsen kantoor indien nodig.

* Coördineert en plant alle afspraken met tolkdiensten indien nodig.

* Indien nodig, conferenties in de juiste tolk diensten of taal lijn vertegenwoordigers in de patiënt telefoongesprekken om een hoge kwaliteit van dienstverlening aan patiënten die tolkdiensten

* Annuleert en herschikt afspraken zoals gevraagd. Bij het annuleren van een

Apply Now