Leestijd: 6 minuten

Het opvragen van medische informatie bij werknemers kan problemen opleveren met de privacy. Werknemers hebben het recht om hun medische gegevens vertrouwelijk en privé te houden. Maar werkgevers hebben ook het recht om op de hoogte te zijn van de ziekte of handicap van hun werknemers, en hebben het recht om medische informatie op te vragen om de nodige aanpassingen te kunnen doen. Dus, hoe kunnen we de twee in evenwicht brengen?

In Alberta bepaalt de Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIP) sectie 17 dat de openbaarmaking van bepaalde persoonlijke informatie, waaronder medische informatie, wordt verondersteld een onredelijke inbreuk op de privacy te zijn. Zonder toestemming zou dergelijke informatie alleen in uitzonderlijke omstandigheden worden vrijgegeven.

Behoudens wanneer dit bij wet is vereist of toegestaan, kan een werkgever geen medische informatie over een patiënt vragen en kan een arts geen medische informatie over een patiënt verstrekken zonder de vrijelijk gegeven geïnformeerde specifieke toestemming en toestemming van de patiënt.Sectie 3 van de Personal Information Protection Act (PIPA) heeft betrekking op het verzamelen, gebruiken en vrijgeven van persoonlijke informatie. De PIPA brengt een evenwicht tot stand tussen het recht van een individu op bescherming van zijn of haar persoonlijke informatie en de noodzaak van een organisatie om persoonlijke informatie te verzamelen, te gebruiken of openbaar te maken voor doeleinden die redelijk zijn. Volgens de PIPA moet u weliswaar bepaalde persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken en openbaar maken, maar volgens de privacywetgeving moet u uitleggen waarom u de informatie verzamelt en hoe deze kan worden gebruikt of openbaar gemaakt (zie: A Guide for Businesses and Organizations on the Personal Information Protection Act).

De Health Information Act regelt ook de openbaarmaking van gezondheidsinformatie in deel 5.

De persoonlijke medische informatie van een werknemer wordt algemeen erkend als privé en vertrouwelijk. Het is echter algemeen bekend (en zou duidelijk moeten zijn) dat een werkgever het recht heeft om toegang te krijgen tot voldoende informatie voor legitieme doeleinden. Dit omvat de zekerheid dat de werknemer in staat is zijn werk voort te zetten of opnieuw te verrichten, of de nodige passende accommodatie te verstrekken om ervoor te zorgen dat de werknemer kan werken zonder zijn of haar veiligheid of die van andere werknemers in gevaar te brengen. Een werkgever heeft alleen recht op de minste informatie die voor dit doel nodig is en van een werknemer mag in het algemeen niet worden verlangd dat hij zijn medisch dossier, of zelfs zijn diagnose of behandeling, openbaar maakt. Wat precies vereist is, hangt echter af van de omstandigheden en het doel – en kan heel goed een diagnose, of een behandeling, of andere informatie omvatten (Complex Services Inc v Ontario Public Service Employees Union, Local 278, 2012 CanLII 8645 (ON LA) at para 84).

Werkgevers kunnen medische informatie in verschillende omstandigheden opvragen, onder meer om te ondersteunen:

• een verzoek om kortdurend ziekteverlof;
• uitgebreid ziekteverlof, of gedeeltelijk medisch verlof;
• een aanvraag voor uitkeringen;
• een verzoek om terug te keren naar het werk; of
• een verzoek om accommodatie (zie: Devins, Jewell & Sartison, Medische informatie in het accommodatieproces, (december 2013)).

Een werkgever heeft niet het recht om een onafhankelijk medisch onderzoek (IME) te vragen in een poging om de medische deskundige van een werknemer te second-guesseren.Een werkgever heeft een legitiem belang bij het zoeken naar informatie met betrekking tot de prognose van de werknemer en het vermogen om op regelmatige basis het werk bij te wonen. De werkgever heeft het recht om de werknemer te verzoeken medische informatie te verstrekken en vervolgens te overwegen welke eventuele gevolgen deze informatie heeft voor zijn plicht om de werknemer op de werkplek tegemoet te komen. Er is niets inherent discriminerend voor een werkgever om van werknemers een doktersbriefje te vragen ter onderbouwing van een verzoek om ziekteverlof (Stewart v Brewers Distributor and another, 2009 BCHRT 376 at para 48).

Het Human Rights Tribunal of Ontario verklaarde dat een werknemer die accommodatie op de werkplek zoekt, de plicht heeft om mee te werken aan het accommodatieproces door zijn of haar werkgever een redelijke hoeveelheid informatie te verstrekken over zijn of haar fysieke en/of mentale werkbeperkingen en handicapgerelateerde behoeften, zodat de werkgever kan beoordelen of en hoe de behoeften van de werknemer kunnen worden gehonoreerd zonder onbehoorlijke hardheid (Bottiglia v Ottawa Catholic School Board, 2015 HRTO 1178 (CanLII) at para 99, bevestigd 2017 ONSC 1517 (CanLII)).

De plicht tot aanpassing vereist dat personen die accommodatie zoeken, hun werkgever die details van hun medische omstandigheden ter beschikking stellen die nodig zijn om de handicap te bewijzen en om de accommodatie te ontwerpen en te realiseren. In sommige gevallen kan dit diagnose- of behandelingsinformatie omvatten, maar elk geval hangt af van zijn eigen omstandigheden (Peace Country Health v United Nurses of Alberta, 2007 CanLII 80624 (AB GAA)).

De persoonlijke medische informatie van een werknemer wordt algemeen erkend als privé en vertrouwelijk. Het is echter algemeen bekend (en zou duidelijk moeten zijn) dat een werkgever het recht heeft om toegang te krijgen tot voldoende informatie voor legitieme doeleinden.De plicht om tegemoet te komen strekt zich uit tot werknemers die medische marihuana gebruiken, ondersteund door een medische verklaring, op de werkplek. Kunnen werkgevers werknemers die medische marihuana gebruiken uit veiligheidsgevoelige functies verwijderen? In Calgary (City) v Canadian Union of Public Employees stelde de arbitragecommissie dat als er geen bewijs was dat het gebruik van marihuana voor medische doeleinden door de griefer van invloed was op zijn of haar vermogen om veiligheidsgevoelige taken op een veilige manier uit te voeren, de werkgever de griefer niet kan overplaatsen naar een niet-veiligheidsgevoelige functie (Calgary (City) v Canadian Union of Public Employees (Cupe 37), 2015 CanLII 61756 (AB GAA)). Echter, een werkgever die een werknemer die werkzaam was in de houtkapindustrie beëindigde voor het roken van marihuana zonder een medische vergunning te hebben om legaal marihuana te bezitten en te gebruiken voor medische doeleinden en zonder zijn werkgever te informeren, discrimineerde niet tegen zijn werknemer (French v Selkin Logging, 2015 BCHRT 101 (CanLII)).

In de zuiver technische betekenis van de term, heeft een werknemer een “absoluut” recht om zijn vertrouwelijke medische informatie privé te houden. Maar als de werknemer dat recht uitoefent op een manier die de uitoefening door de werkgever van zijn legitieme rechten of verplichtingen belemmert, of het onmogelijk maakt voor de werkgever om passende noodzakelijke accommodatie te bieden, zijn er waarschijnlijk gevolgen. Een werknemer heeft immers geen recht op ziekteverlofuitkeringen of accommodatie, tenzij de werknemer voldoende betrouwbaar bewijs levert dat hij recht heeft op uitkeringen, of dat hij een handicap heeft die daadwerkelijk accommodatie vereist, en de vereiste accommodatie. Hoewel een werkgever een werknemer niet kan straffen omdat hij weigert vertrouwelijke medische informatie bekend te maken, kan de werknemer ziekte-uitkeringen worden geweigerd, of kan het passend zijn voor de werkgever om de werknemer te weigeren om door te gaan of terug te keren naar het werk totdat noodzakelijke dergelijke informatie wordt verstrekt (Complex Services Inc. bij punt 86).

De plicht tot aanpassing strekt zich uit tot werknemers die medische marihuana, ondersteund door een medisch certificaat, gebruiken op de werkplek. In bepaalde omstandigheden zal het procedurele aspect van de plicht van een werkgever om tegemoet te komen de werkgever toestaan, of zelfs verplichten, om een tweede medisch advies te vragen wanneer de werkgever een redelijke en bonafide reden had om te twijfelen aan de adequaatheid en betrouwbaarheid van de informatie die door de medische deskundige van zijn werknemer werd verstrekt. Een werkgever heeft niet het recht om een onafhankelijk medisch onderzoek (IME) te vragen in een poging om een tweede oordeel te vellen over de medisch deskundige van een werknemer. Een werkgever heeft alleen het recht om te vragen dat een werknemer een IME ondergaat wanneer de werkgever redelijkerwijs niet kan verwachten de informatie te verkrijgen die het nodig heeft van de deskundige van de werknemer als onderdeel van de plicht van de werkgever om tegemoet te komen (Bottiglia v Ottawa Catholic School Board, 2017 ONSC 2517 (CanLII) at paras 76-77).

Werkgevers moeten echter de toestemming van de werknemer hebben om persoonlijke informatie te verzamelen en te gebruiken. Een werkgever kan dus geen contact opnemen met de arts van een werknemer zonder de toestemming van de werknemer. Niets in het loutere bestaan van een arbeidsverhouding geeft de werkgever een inherent recht om zijn werknemers te dwingen hun legitieme recht om persoonlijke medische informatie vertrouwelijk te houden, in gevaar te brengen. Een werkgever heeft alleen recht op de vertrouwelijke medische gegevens van een werknemer voor zover de wetgeving of een collectieve arbeidsovereenkomst of andere arbeidsovereenkomst dit uitdrukkelijk bepaalt, of voor zover dit aantoonbaar wettelijk vereist en toegestaan is voor het specifieke doel. Behalve waar vereist of toegestaan door de wet, kan een werkgever geen medische informatie van een patiënt vragen en kan een arts geen medische informatie van een patiënt geven zonder de vrijelijk gegeven geïnformeerde specifieke toestemming en toestemming van de patiënt (Hamilton Health Sciences v Ontario Nurses’ Association, 2007 CanLII 73923 (ONLA) at para 21).

Er is niets inherent discriminerend voor een werkgever om een doktersbriefje van werknemers te vragen ter onderbouwing van een verzoek om ziekteverlof.Bovendien zijn er enkele beperkingen op het recht van de werkgevers om medische informatie te vragen. Werkgevers mogen de medische informatie die zij ontvangen niet gebruiken en openbaar maken op een manier die zij willen. De ongepaste bekendmaking van de medische informatie van de werknemer kan een inbreuk op de PIPA vormen. Een werkgever die de medische gegevens van een werknemer met andere werknemers bespreekt, is ongepast. Werknemers die hun medische informatie hebben vrijgegeven om te worden gehuisvest, hebben recht op vertrouwelijkheid. Medische informatie die zij met hun werkgever delen, moet privé worden gehouden, tenzij zij de werkgever toestemming geven om de informatie vrij te geven. Tot degenen die op de werkplek toegang moeten krijgen, behoren de werknemer, zijn leidinggevende en ander personeel dat zich bezighoudt met boekhouding, loonadministratie, inhoudingen, uitkeringen of aanverwante zaken (zie: An Employer’s Guide to Employment Rules).

Werknemers hebben het recht om hun medische gegevens privé te houden. Maar om op de werkplek te worden gehuisvest, moeten zij relevante medische informatie verstrekken. Werkgevers hebben de plicht om hun werknemers zo veel mogelijk tegemoet te komen, en daarom hebben zij het recht om medische informatie te vragen wanneer dat nodig is.