Het beoordelen van de prestaties van een teamlid is een van de meest voorkomende uitdagingen die ik van mijn klanten hoor. Ze zijn niet tevreden met de resultaten en ze worstelen met het beoordelen van de prestaties van de medewerker. Dit kan leiden tot het uit de weg gaan van een belangrijk gesprek totdat het zo erg wordt dat er actie ondernomen moet worden. Tegen die tijd is de kans op herstel klein.

In de meeste van deze gevallen ontbreekt één simpel ding. Afstemming met de werknemer over de verwachte resultaten die hij zal produceren. Soms zijn de verwachtingen wel op papier gezet, maar begrijpt de werknemer ze niet helemaal. En nog belangrijker, begrijpen ze hoe hun prestaties zullen worden beoordeeld?

De impact van onduidelijke verwachtingen van werknemers

Hier zijn enkele van de problemen die ik waarneem wanneer de verwachtingen van werknemers niet duidelijk en overeengekomen zijn:

• Onzekerheid over waar aan te werken. Dit kan verontrustend zijn of later tot frustratie leiden wanneer de resultaten niet aan de verwachtingen voldoen. Het voelt als het ‘haal een steen voor me’-scenario. Ze werken hard maar kunnen het de baas nooit naar de zin maken.
• Onvermogen om prestaties in de tijd te beoordelen. Gebrek aan duidelijke verwachtingen is de bron van veel onaangename verrassingen op het laatste moment. Naarmate de tijd verstrijkt, is de persoon minder geneigd om om opheldering te vragen uit angst om dom over te komen.
• Verminderd vermogen om de ander te coachen omdat hij niet weet dat hij niet aan de verwachting voldoet. Door in een vroeg stadium leiding te geven, wordt vertrouwen opgebouwd en kan de leider de rol van coach op zich nemen.
• De leider neemt het werk in plaats daarvan op zich omdat het gemakkelijker is om het zelf te doen. Dit komt vaak voor wanneer leiders ontevreden zijn over hun prestaties. Dit vermindert het vermogen van de leider om andere taken uit te voeren en ontkracht ook de werknemer.

Eenvoudige praktijken om de verwachtingen van werknemers te verduidelijken

De bovenstaande problemen zijn allemaal erg pijnlijk en tijdrovend om op te lossen. Nu het goede nieuws, het alternatief is eenvoudig en kost niet veel tijd of moeite. Hier zijn zes best practices voor het vaststellen van duidelijke en overeengekomen verwachtingen met uw medewerkers:

• Stel samen de doelen vast. U hebt een aantal dingen die moeten worden bereikt, maar laat enige flexibiliteit toe in hun definitie. Moedig de werknemer aan om zijn eigen taal toe te voegen. Vraag hen wat zij zouden toevoegen om meer waarde te genereren en het zinvoller te maken.
• Wees duidelijk over wat wel en wat niet onderhandelbaar is. De einddatum kan bijvoorbeeld vastliggen, maar is er ook flexibiliteit wanneer de tussentijdse deliverables klaar moeten zijn?
• Spreek eenvoudige indicatoren af die illustreren hoe succes eruitziet en zorg ervoor dat ze voor beiden duidelijk zijn. Vermijd jargon en streef naar eenvoudige, alledaagse omschrijvingen van hoe succes eruitziet. Indien mogelijk, stel maatregelen op die de vooruitgang naar het doel laten zien, zodat problemen in een vroeg stadium kunnen worden opgemerkt en opgelost.
• Leg uit waarom het resultaat belangrijk is om betrokkenheid te genereren. Omdat u weet waarom het doel belangrijk is, weten anderen dat misschien niet. Als de reden niet duidelijk is, dreigt het een volgend item te worden op een toch al lange ’te doen’ lijst.
• Luister en reageer op de vragen en zorgen van de werknemer. Ze hebben er misschien geen vertrouwen in en uw rol is om hen te coachen hoe ze het moeten doen. Weersta de verleiding om in te grijpen en over te nemen. Zoals hierboven vermeld is dat gedrag voor niemand goed.
• Controleer regelmatig de voortgang. Maak 1:1 tijd vrij om de doelen en de geboekte vooruitgang te bespreken. Het mengen van deze beoordelingen met andere, misschien meer dringende zaken, zal de focus verwateren.

Goed presterende managers stellen en spreken duidelijke verwachtingen af, en geven regelmatig prestatie feedback. Als u dit nog niet goed doet, kan ik geen belangrijkere actie bedenken om nu mee te beginnen.