Public-Facing ILS Elements

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS of OPACs
Dit is het hart en de ziel van een geïntegreerd bibliotheeksysteem. De OPAC bevat records van alle holdings van een instelling. Ze zijn traditioneel toegankelijk via query’s op auteur, titel, onderwerp en oproepnummer, maar ook via query’s op trefwoorden of in natuurlijke taal. Sommige OPAC’s hebben een bladerfunctie die zichtbaar is zodra een zoekopdracht is gegeven. De bladerfunctie wordt het meest gebruikt voor het doorzoeken van onderwerpen en auteurs.

De catalogi van vandaag omvatten niet alleen gebonden drukwerk, maar ook audiovisueel materiaal, driedimensionale objecten en archiefdocumenten. Gedigitaliseerde items en elektronische bronnen zijn ook toegankelijk via catalogi door middel van bijlagen, links en PURLS (persistente of permanente URL’s).

Rapporten binnen de catalogusmodule kunnen planklijsten, formaten, oproepenummerreeksen, onderwerp/auteur/titel lijsten, locatie en opslag informatie en toewijzing omvatten, en rapporten die synchroniseren met gebruik en circulatie records.

CIRCULATIE, LENINGEN, en GEBRUIK
Circulatie modules zijn integraal voor het bijhouden van bronnen binnen informatie centra en culturele instellingen. Traditionele circulatiebewerkingen en -programma’s omvatten patron records; locatie van het item (traditioneel in de catalogusmodule); gebruiksrecords die catalogusrecords van geleende items verbinden met de lener of patron; verzoeken om terugzending van circulerende items; het versturen van berichten over te laat komen; het volgen van verzoeken om items te lenen of te vernieuwen; en interbibliothecair leenverkeer van fysieke materialen of duplicatie- en scanaanvragen. Veel circulatiesystemen omvatten interne circulatieregistraties voor items die intern worden gebruikt in speciale collecties, museumcollecties en archieven, die uit de rekken worden verwijderd maar niet uit de zaal of het gebouw; aanvragen en downloads van digitale en elektronische bronnen; en voor tentoonstellingen of uitstallingen. Sommige instellingen zullen het interne circulatiesysteem gebruiken om aan te geven wanneer materialen tijdelijk van de plank worden gehaald voor conservering, digitalisering, reparatie of inbinden.

Elk onderdeel van de circulatiemodule koppelt de catalogusrecords aan de patron records. De rapportagefuncties omvatten het aantal en de soorten materialen die worden verspreid, geleend, gebruikt of zelfs gedownload. Andere circulatierapporten richten zich op de kosten voor het vervangen van verloren en beschadigde items, het verzenden van materialen naar externe locaties, het lenen en uitlenen van materialen binnen de instelling of het consortium en aan andere instellingen.

Circulatiesystemen kunnen interbibliothecaire leenverzoeken voor items, artikelen, en scannen en fotokopiëren binnen een instelling, een consortium of daarbuiten bijhouden, inclusief de naleving van auteursrechten en gebruiksvergoedingen. Er kunnen rapporten worden gegenereerd om alle circulatiefuncties te volgen en te documenteren.

TRAKKEN VAN INFORMATIEVERLENGINGEN EN REFERENTIEVERZOEKEN
Het ILS wordt gebruikt voor referentieverzoeken van interne medewerkers, bedrijfsonderzoekers en externe gebruikers. Het personeel kan de stroom van aanvragen volgen vanaf de ontvangst door het informatiecentrum tot de voltooiing en levering van de gevraagde informatie of materialen.

Een ILS omvat beheerscomponenten voor het bijhouden van aanvragen voor informatie, voor materialen en voor interbibliothecair leenverkeer van collecties. Specialisten op het gebied van digitale bronnen zijn vertrouwd met de ins en outs van licenties voor digitale activa en weten of dergelijke materialen kunnen worden uitgeleend of gekopieerd voor ILL-aanvragen (interbibliothecair leenverkeer).

De beheerscomponent van het ILS-systeem kan ook rapporten samenstellen over gebruik, activa en zelfs referentieaanvragen, afhankelijk van de behoeften van het management en de geavanceerdheid van het systeem. Rapportagefuncties zijn essentiële onderdelen van ROI-rechtvaardigingen.

KNOWLEDGE MANAGEMENT
Het ILS is een integrerend onderdeel van Knowledge Management. Het biedt een structuur voor het organiseren van informatie op een hiërarchische manier en voor het stroomlijnen van informatiecentrumoperaties. Catalogi, indexen, archiefdocumentatie en openbare documenten zijn de structurele of overkoepelende componenten van een geïntegreerd bibliotheeksysteem. Rapportagefuncties documenteren het gebruik van collecties en middelen, personeelstijd en budgetten.

Geïntegreerde bibliotheeksystemen zijn samengesteld uit in elkaar grijpende modules die items en functies binnen een informatiecentrum, recordcentrum of bibliotheek – en soms een archief, historische vereniging of museum – bijhouden. Instellingen met een breed scala aan collecties in een veelheid van formaten en media kunnen hun bronnen identificeren, beschikbaar stellen en de locatie en het gebruik ervan bijhouden. Een degelijke, goed doordachte ILS vervult veel van de functies van projectbeheer en workflow binnen culturele instellingen. Rapportagefuncties helpen bij de controle van de middelen en de identificatie van het gebruik en de kosten van elke operatie – van aankopen en catalogiseren tot het opvragen, het gebruik en de teruggave van materiaal.