De evenementenplanner is als een dirigent die weet hoe hij alle instrumenten moet bespelen. Tijdens de organisatie van zijn evenement bepaalt hij zijn budget, zijn context en zijn doelstellingen, bereidt hij zijn lastenboek voor, kiest hij zijn dienstverleners, anticipeert hij op de kleinste details …

De Event Planner is verantwoordelijk voor het ontwerpen van communicatie-acties voor zijn bedrijf of klant. Deze evenementen kunnen vele vormen aannemen, zoals het gala, het seminarie, de vakbeurs, de lancering van een nieuw product, sportevenementen, enz.

Om dit te doen, moet de Event Planner voldoen aan de behoeften en eisen van de klant, weten hoe te anticiperen op zijn verwachtingen en originele ideeën van entertainment voorstellen om hem te overtuigen. De Event Planning regelt alles van A tot Z voor het evenement. Hij doet een beroep op leveranciers, vindt de ideale plaats, neemt contact op met leveranciers en technici. De organisator van het evenement zal namelijk samenwerken met verschillende beroepsgroepen: technici, traiteurs, verhuurders, managers, enz.

Wat is evenementenplanning

Evenementenplanning omvat de ramingen en budgetten van het evenement. Hij bedenkt dan het verloop van het feest, de animaties, de planning… Niets wordt aan het toeval overgelaten. Maar het beheersen van elk detail beschermt niet tegen onvoorziene gebeurtenissen. In dat geval moet de organisator uiterst alert zijn en zich aan vele situaties weten aan te passen. Hij moet de eerste ter plaatse zijn op het evenement en de laatste partij. Als de dag eenmaal voorbij is, is de tijd niet meer stil. Bij de evenementenplanning is het vervolgens noodzakelijk de verkregen resultaten te debriefen en te analyseren ten opzichte van de doelstellingen, de perseffecten te evalueren en te informeren naar de tevredenheid van de klant. Het beroep impliceert ook frequente verplaatsingen en onregelmatige uurroosters (weekends, vakanties en nacht).

De kwaliteiten van een evenementenplanner

De evenementenplanner moet veelzijdig zijn: hij moet immers dagelijks animeren, begeleiden, adviseren … Hij moet ook blijk geven van veelzijdigheid en geduld, een zekere soepelheid van geest hebben. Maar vele andere kwaliteiten worden van hem geëist:

• Creativiteit & originaliteit: Het is een beroep waar het idee telt. De eventplanner moet creativiteit en originaliteit tonen in zijn voorstellen van Event Planning, om de aandacht van zijn klant vast te houden en indruk te maken tijdens het evenement.
• Reactiviteit & autonomie: Koudbloedig voor het beheer van de laatste details, weerstand tegen stress en fair play, allemaal essentiële kwaliteiten voor een goede evenementenplanner.
• Relationele en redactionele vaardigheden: Hij moet weten hoe hij moet uitwisselen, samenstellen en “werken met” mensen in zijn professionele omgeving, maar niet alleen! Een goede relatie is essentieel. Sterke schrijfvaardigheden zijn ook essentieel omdat hij verantwoordelijk is voor de communicatie rond de planning van het evenement.
• Rigor & gevoel voor detail: Zero-defect! Het imago van het bedrijf hangt af van de weergave van het evenement. We moeten rigoureus zijn en geen detail laten. Bovendien moet u een gevoel voor prioriteiten hebben en weten hoe u uw tijd en acties moet optimaliseren.

De rol van een Event Planner

De belangrijkste rol is het organiseren van evenementen in B2B of B2C waardoor bedrijven handel kunnen drijven, partners kunnen zoeken en banden kunnen smeden met hun werknemers. Je moet de organisatie beheren, het evenement promoten, de uitnodigingen, cocktails, maaltijden, accommodatie beheren, de reservatie van vergaderzalen beheren, conferenties organiseren. Zo’n event project manager kan ook deelnemen aan de interne communicatie projecten van het bedrijf door het organiseren van interne verkoopswedstrijden, incentive reizen, bedrijfsavonden … een echte dirigent in staat om zich aan te passen aan alle publiek, intern of extern aan het bedrijf.

De organisator van een evenement heeft ook de taak om de uitvoering van het evenement te beheren, vanaf het zoeken naar ideeën voor plaatsen, activiteiten, animaties… die het evenement tot een succes zullen maken, tot de organisatie van de planning van interventies en leveranciers op D-Day, dit alles volgens een vooraf bepaald budget.

Functies van Event Management

Het eerste doel is het vinden van originele en/of atypische ideeën die representatief zullen zijn voor het doel van het evenement. Het evenement zal zeer verschillend zijn voor een zakenvergadering of een belonende avond of voor een jaarlijkse bedrijfsconventie.

Wanneer het algemene idee of thema eenmaal is gedefinieerd, is het de taak van de projectmanager van het evenement om alle aangepaste dienstverleners te vinden, die in staat zullen zijn om aan de gedefinieerde specificaties te voldoen.

Een bekwame organisator van een evenement moet ook blijk geven van een enorm reactievermogen en een opmerkelijk aanpassingsvermogen. Als we het beroep van de organisator van een evenement opnieuw zouden kunnen bekijken, zouden we de discipline kunnen omdopen tot “management van het onverwachte”. Want het onvoorziene is talrijk.

Op de dag van het evenement heeft de voor de gelegenheid bestelde cateraar een stroomstoring gehad: alle op de kosten opgeslagen producten zijn niet meer bruikbaar. De organisator moet voor een noodoplossing zorgen, en snel ook, want de 300 gasten op de stoep blijken al honger te hebben.

De job vereist dus ook een enorme kalmte gekoppeld aan een niet aflatende stressbeheersing. Zelfhulp is ook welkom als het gaat om het voldoen aan de gargantueske verwachtingen van een klant die een nogal belachelijk budget heeft. In dit geval is systeem D je beste vriend.

Wat zijn de carrièremogelijkheden in Event Planner Jobs

Event planning is een vrij brede tak, dus je kunt het beroep uitoefenen binnen een verscheidenheid aan structuren die verschillende event planner jobs mogelijkheden openen. De eventplanner kan bijvoorbeeld aan de slag bij een evenementen- of communicatiebureau, een communicatiepool binnen een grote onderneming (zeldzamer) of de evenementendienst van een lokale overheid integreren.

Om carrière te maken in evenementen is een belangrijke vastberadenheid nodig. De organisator van een evenement heeft geen vaste roosters. Tijdens de organisatieperiode geeft zij al haar tijd aan het welslagen van het evenement. Vaak besteld in een zeer korte tijd, vereist het evenement een voortdurende betrokkenheid van een event manager. Vergeet uw avonden en weekends om te genieten van een drankje met vriendinnen, of om tijd door te brengen met het kijken naar TV-films.

Het evenement wacht niet. Het moet klaar zijn en op tijd en op een onberispelijke manier worden geleverd. Op D-Day moet de organisator natuurlijk ter plaatse zijn om alles in goede banen te leiden. Als het evenement voorbij is, denkt ze dat ze eindelijk adem kan halen. Maar ze vergist zich, nu is het nodig de resultaten te analyseren in verhouding tot de doelstellingen, de tevredenheid van de klant te evalueren en de gegenereerde spin-offs te raadplegen.

Organisator van evenementen is dus een job of beroep dat een aanzienlijk aantal vaardigheden en betrokkenheid vereist. Het is moeilijk een gemiddeld salaris voor dit soort beroep vast te stellen, omdat dit afhangt van het type en de grootte van het bedrijf waarin het wordt uitgeoefend. De Onisep schat echter het gemiddelde salaris van een beginner op dit gebied op 2200$+ bruto.

Conclusie

Na het lezen van dit artikel moet u zich richten op de volgende vaardigheden en taken:

1. Organiseer evenementen die voldoen aan de verwachtingen van uw klanten;
2. Stel doelen die specifiek, meetbaar en realistisch zijn;
3. Organiseer evenementen die zullen worden herinnerd;
4. Plan uw evenementen effectief;
5. Selecteer op professionele wijze de plaats van uw evenement;
6. Stel een marketingcampagne op ten dienste van uw evenement;
7. Controleer alle parameters, inclusief die welke door de huidige wetgeving worden geregeld;
8. Leid en motiveer uw team;
9. Evalueer de impact van uw evenement.