Öffentlichkeitsorientierte ILS-Elemente

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS oder OPACs
Dies ist das Herzstück eines integrierten Bibliothekssystems. Der OPAC enthält Aufzeichnungen über alle Bestände einer Einrichtung. Der Zugriff erfolgt in der Regel über die Abfrage von Autoren, Titeln, Sachgebieten und Rufnummern sowie über die Abfrage von Schlagwörtern oder natürlicher Sprache. Einige OPACs verfügen über eine Blätterfunktion, die nach einer Abfrage sichtbar ist. Die Blätterfunktion wird am häufigsten für die Suche nach Schlagwörtern und Autoren verwendet.

Die heutigen Kataloge enthalten nicht nur gedruckte, gebundene Materialien, sondern auch audiovisuelle Materialien, dreidimensionale Objekte und Archivalien. Digitalisierte Objekte und elektronische Ressourcen sind ebenfalls über Kataloge zugänglich, und zwar über Anhänge, Links und PURLS (persistente oder permanente URLs).

Berichte innerhalb des Katalogmoduls können Regallisten, Formate, Rufnummernreihenfolgen, Listen zu Themen/Autoren/Titeln, Standort- und Lagerinformationen und -zuweisungen sowie Berichte umfassen, die mit Nutzungs- und Ausleihdaten synchronisiert werden.

Ausleihe, Ausleihe und Nutzung
Ausgabemodule sind ein wesentlicher Bestandteil, um die Ressourcen in Informationszentren und Kultureinrichtungen zu verfolgen. Zu den traditionellen Ausleihvorgängen und -programmen gehören Kundendatensätze, der Standort des Objekts (traditionell im Katalogmodul), Nutzungsdatensätze, die die Katalogdatensätze der ausgeliehenen Objekte mit dem Entleiher oder Kunden verbinden, Rückgabeanfragen für im Umlauf befindliche Objekte, das Versenden von Mahnungen, die Verfolgung von Anfragen zur Ausleihe oder Verlängerung von Objekten sowie die Fernleihe von physischen Materialien oder Duplizierungs- und Scananfragen. Viele Ausleihsysteme enthalten auch interne Ausleihdaten für Artikel, die intern in Sondersammlungen, Museumssammlungen und Archiven verwendet werden, die aus den Regalen, aber nicht aus dem Raum oder Gebäude entfernt werden, sowie für Anfragen und Downloads von digitalen und elektronischen Ressourcen und für Ausstellungen oder Präsentationen. Einige Einrichtungen verwenden das interne Ausleihsystem, um anzuzeigen, wenn Materialien vorübergehend aus dem Regal genommen werden, um sie zu konservieren, zu digitalisieren, zu reparieren oder zu binden.

Jede Komponente des Ausleihmoduls verknüpft die Katalogdatensätze mit den Kundendatensätzen. Zu den Berichtsfunktionen gehören die Anzahl und die Art der verliehenen, ausgeliehenen, benutzten oder sogar heruntergeladenen Materialien. Andere Ausleihberichte befassen sich mit den Kosten für den Ersatz verlorener und beschädigter Artikel, dem Versand von Materialien an externe Standorte, der Ausleihe und dem Verleih von Materialien innerhalb der Institution oder des Konsortiums und an andere Institutionen.

Die Ausleihsysteme können Fernleihbestellungen für Artikel, Scannen und Fotokopieren innerhalb einer Institution, eines Konsortiums oder darüber hinaus verfolgen, einschließlich der Einhaltung von Urheberrechts- und Nutzungsgebühren. Es können Berichte erstellt werden, um alle Ausleihfunktionen zu verfolgen und zu dokumentieren.

VERFOLGUNG VON INFORMATIONSWIEDERHOLUNG UND REFERENZANFORDERUNGEN
Das ILS wird zur Bearbeitung von Referenzanfragen durch interne Mitarbeiter, Forscher in Unternehmen und externe Benutzer verwendet. Die Mitarbeiter können den Fluss der Anfragen vom Eingang beim Informationszentrum bis zur Fertigstellung und Lieferung der angeforderten Informationen oder Materialien verfolgen.

Ein ILS umfasst Verwaltungskomponenten, um Anfragen nach Informationen, Materialien und Fernleihe von Sammlungen zu verfolgen. Spezialisten für digitale Ressourcen sind mit den Besonderheiten der Lizenzierung digitaler Bestände vertraut und wissen, ob solche Materialien ausgeliehen oder für Fernleihbestellungen kopiert werden können.

Die Verwaltungskomponente des ILS-Systems kann auch Berichte über die Nutzung, Bestände und sogar Referenzanfragen erstellen, je nach den Bedürfnissen der Verwaltung und der Ausgereiftheit des Systems. Berichtsfunktionen sind wesentliche Bestandteile von ROI-Begründungen.

KNOWLEDGE MANAGEMENT
Das ILS ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements. Es bietet eine Struktur für die hierarchische Organisation von Informationen und für die Rationalisierung der Abläufe in Informationszentren. Kataloge, Indizes, Findmittel für Archivaliengruppen und öffentliche Unterlagen sind die strukturellen oder übergreifenden Komponenten eines integrierten Bibliothekssystems. Berichtsfunktionen dokumentieren die Nutzung von Beständen und Ressourcen, Personalzeiten und Budgets.

Integrierte Bibliothekssysteme bestehen aus ineinandergreifenden Modulen, die Objekte und Funktionen innerhalb eines Informationszentrums, eines Archivs oder einer Bibliothek – und manchmal auch eines Archivs, einer historischen Gesellschaft oder eines Museums – verfolgen. Einrichtungen mit einem breiten Spektrum an Sammlungen in einer Vielzahl von Formaten und Medien können den Standort und die Nutzung ihrer Ressourcen identifizieren, verfügbar machen und verfolgen. Ein solides, gut durchdachtes ILS übernimmt viele Funktionen des Projektmanagements und der Arbeitsabläufe in Kultureinrichtungen. Berichtsfunktionen helfen bei der Kontrolle der Ressourcen und der Ermittlung der Nutzung und der Kosten jedes Vorgangs – vom Erwerb und der Katalogisierung bis hin zur Abfrage, Nutzung und Rückgabe von Materialien.