Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmer Projekte haben, für die sie einfach nicht die Bandbreite oder das Fachwissen haben, um sie selbst zu bewältigen. Dabei kann es sich um eine Produkteinführung, eine Marketingkampagne oder die Integration einer neuen Technologie handeln. In Anbetracht des begrenzten Umfangs und der Dauer dieser Projekte ist es vielleicht nicht sinnvoll, neue Vollzeitmitarbeiter einzustellen.

Die Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers ist jedoch nicht dasselbe wie die eines regulären Mitarbeiters. Im Gegensatz zu Angestellten sind unabhängige Auftragnehmer selbstständig, legen ihre Lohnsätze selbst fest und können Zahlungsoptionen und -termine aushandeln. Auch die steuerlichen Auswirkungen von unabhängigen Auftragnehmern unterscheiden sich von denen von Angestellten.

In diesem Artikel werden die kostengünstigsten Möglichkeiten zur Bezahlung von Auftragnehmern bei gleichzeitiger Einhaltung der Steuervorschriften vorgestellt. Jede der in diesem Artikel besprochenen Zahlungsarten hat eine einzigartige Kombination von Stärken und Schwächen, und die Entscheidung, welche für Sie am besten geeignet ist, beginnt mit der Bewertung Ihrer Umstände.

Das ist zu beachten, bevor Sie sich entscheiden, wie Sie Ihren Auftragnehmer bezahlen

Die Entscheidung, wie Sie Ihre Auftragnehmer am besten bezahlen, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Zu den wichtigsten gehören die Steuern, die Anzahl der Auftragnehmer, die Sie einstellen wollen, wie häufig und in welcher Höhe Sie sie bezahlen und wo sie ansässig sind.

Wie geht man mit Steuern um?

Im Gegensatz zu Angestellten zahlen unabhängige Auftragnehmer ihre eigenen Steuern. Der Auftragnehmer stellt dem einstellenden Unternehmen ein W-9-Formular zur Verfügung (ähnlich dem W-4-Formular, das Angestellte ausfüllen), und am Ende des Jahres erstellt das einstellende Unternehmen ein 1099-NEC-Formular (früher bekannt als 1099-MISC-Formular) und schickt es dem Auftragnehmer, damit dieser es bei der Steuererklärung einreichen kann.

Das Verfahren ist zwar einfach, aber es ist wichtig, dass die Angaben auf dem W-9-Formular korrekt sind und dass der Auftragnehmer richtig eingestuft wird. Fehler, wie z. B. eine falsche Steueridentifikationsnummer, können dazu führen, dass das einstellende Unternehmen Einkommenssteuer auf die an den Auftragnehmer gezahlten Löhne einbehalten muss. Eine falsche Einstufung kann auch kostspielig sein, daher sollten Sie sich über die IRS-Richtlinien informieren, bevor Sie eine Einstellungsentscheidung treffen.

Wie viele Auftragnehmer wollen Sie einstellen?

Je mehr Auftragnehmer Sie einstellen, desto arbeitsintensiver wird die Lohnabrechnung. Es ist wichtig, dies vorauszuplanen, denn Sie müssen Steuerformulare erstellen, Stunden und/oder Projekte verfolgen und Zahlungen an jeden Einzelnen leisten. Denken Sie daran, dass Auftragnehmer über die Art ihrer Bezahlung verhandeln können, so dass theoretisch jeder Auftragnehmer eine andere Form der Bezahlung aushandeln könnte. Das kann schnell zu einem administrativen Alptraum werden. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor der Aushandlung der Zahlungsbedingungen und -methoden im Klaren darüber sind, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen werden.

Wie häufig (und in welcher Höhe) werden Sie Ihre Auftragnehmer bezahlen?

Unterschiedliche Zahlungsformen haben unterschiedliche Kostenstrukturen, daher ist es wichtig, dass Sie sich über die Höhe der Zahlungen und die Häufigkeit der Zahlungen an Ihre Auftragnehmer im Klaren sind. Nehmen wir an, Sie müssen einem Auftragnehmer eine einmalige Zahlung in Höhe von 50.000 $ leisten. Es könnte sinnvoll sein, eine Überweisung mit einer Überweisungsgebühr von 30 $ durchzuführen. Wenn Sie jedoch einem Auftragnehmer 25 Wochen lang wöchentlich 2.000 Dollar zahlen, werden Ihnen jedes Mal 30 Dollar in Rechnung gestellt. Das kostet Sie während der Vertragslaufzeit 750 Dollar an Überweisungsgebühren.

Wo befindet sich Ihr Auftragnehmer?

In manchen Fällen müssen Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, der im Ausland arbeitet. In diesem Fall kommen die Wechselkurse ins Spiel. Je nachdem, wie Sie diese Mitarbeiter bezahlen, können die Gebühren kostspielig werden, ganz zu schweigen von den zusätzlichen Sicherheitsbedenken.

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf wollen wir einen Blick auf die sechs besten Möglichkeiten werfen, unabhängige Auftragnehmer zu bezahlen.

Die 6 besten Möglichkeiten, Auftragnehmer zu bezahlen

Schecks

Bewährt und bewährt: Schecks sind einfach, relativ billig und man muss sich nicht bei einer App oder einem Geldtransferdienst anmelden. Aber trotz ihrer Einfachheit haben sie auch einige Nachteile.

Schecks sind langsam. Sobald ein Scheck ausgestellt ist, muss er an den Empfänger geschickt werden, der ihn dann auf sein Bankkonto einzahlen muss, und es kann bis zu 2-5 weitere Werktage dauern, bis der Scheck eingelöst ist und das Geld auf dem Konto des Auftragnehmers verfügbar ist.

Darüber hinaus ist das Geld nicht garantiert. Dies führt oft dazu, dass Auftragnehmer Schecks von einem neuen Unternehmen, das sie nicht kennen, nur ungern annehmen. Ein geplatzter Scheck kann dazu führen, dass die Bank Gebühren erhebt und die Zahlung verzögert wird.

Einer der eher übersehenen Nachteile von Schecks ist die Sicherheit. Während der Empfänger keine Bankdaten preisgeben muss, sind die Kontodaten des Ausstellers direkt auf dem Scheck aufgedruckt.

Alles in allem sind Schecks nach wie vor eine billige und zuverlässige Form der Zahlung, aber angesichts ihrer mangelnden Sicherheit und langsamen Bearbeitungszeit sind sie am besten für einmalige Situationen reserviert, in denen wiederkehrende Zahlungen nicht notwendig sind.

ACH-Überweisungen

ACH-Überweisungen sind die häufigste Form der Zahlung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern (d.h. direkte Einzahlungen). Obwohl Auftragnehmer keine Arbeitnehmer sind, können sie auf dieselbe Weise mit einmaligen oder wiederkehrenden ACH-Überweisungen ausgestattet werden. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie eine Software verwenden, die wiederkehrende Zahlungen automatisieren kann.

Außerdem sind ACH-Überweisungen papierlos und daher relativ sicher. Der Auftragnehmer muss dem einstellenden Unternehmen seine Kontodaten mitteilen, aber die meisten Menschen sind damit einverstanden, da jeder, der eine direkte Einzahlung erhalten hat, diesen Vorgang schon einmal erlebt hat.

Kreditkarten

Kreditkartenzahlungen sind eine weitere schnelle und einfache Möglichkeit, Auftragnehmer zu bezahlen. Der Reiz von Kreditkarten liegt vor allem in ihrer Sicherheit. Kreditkarten bieten einen gewissen Schutz, da sie Ihre Kontodaten geheim halten und von Ihren täglichen Transaktionen trennen.

Da Sie mit einem Kreditrahmen bezahlen, haben Sie außerdem die Möglichkeit, fehlerhafte Transaktionen anzufechten und zu klären, ohne dass Sie Ihr eigentliches Geld aufs Spiel setzen. Bei fehlerhaften oder betrügerischen Abbuchungen sind die Kreditkartenunternehmen in der Regel eher bereit, Streitigkeiten rasch beizulegen, und übernehmen oft den Gesamtbetrag der Abbuchung, bis das Problem gelöst ist. Viele Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und bieten ihren Kunden eine Null-Haftung bei Betrug an.

Um einen Auftragnehmer per Kreditkarte zu bezahlen, muss dieser jedoch ein Händlerkonto bei seiner Bank oder einem anderen Händlerdienst wie Square haben, was nicht immer möglich ist.

Drahtüberweisungen

Drahtüberweisungen sind eine der besten Optionen, wenn es auf Schnelligkeit ankommt. Wenn Sie eine Zahlung schnell vornehmen müssen, ist eine Überweisung eine der schnellsten Möglichkeiten, um das Geld zur Verfügung zu stellen.

Während internationale Überweisungen ein paar Tage dauern können, werden Inlandsüberweisungen in der Regel innerhalb von 24 Stunden bearbeitet. Diese Schnelligkeit hat jedoch ihren Preis. Bei Inlands- und Auslandsüberweisungen fallen in der Regel Gebühren für den Absender und den Empfänger an. Die Gebühren für Inlandsüberweisungen betragen im Durchschnitt $15-$20 für den Empfänger und $20-$30 für den Absender. Internationale Überweisungen kosten sogar noch mehr.

Das Wichtigste, was Sie bedenken sollten, bevor Sie eine Überweisung veranlassen, ist, wie gut Sie den Empfänger kennen und ihm vertrauen. Wenn das Geld erst einmal auf das Konto des Empfängers überwiesen wurde, ist es viel schwieriger, die Überweisung rückgängig zu machen. Dies gilt insbesondere für internationale Überweisungen.

Kurz gesagt: Überweisungen sollten zeitkritischen Zahlungen vorbehalten sein. Für kleine oder routinemäßige Zahlungen sind sie aufgrund der relativ hohen Kosten und des Risikos weniger attraktiv als die anderen Optionen, die wir bisher betrachtet haben.

Online-Zahlungssysteme

Online-Zahlungssysteme sind eine weitere großartige Option für Unternehmer. Paypal, das weltweit führende Online-Zahlungssystem, ist hier eindeutig führend. Es ist in über 200 Ländern verfügbar und hat mehr als 300 Millionen aktive Nutzer.

Paypal wird für seine Sicherheit gelobt, weil es Ihr persönliches Bankkonto von der Transaktion, die Sie durchführen, getrennt hält. Paypal ist mit Ihrem Bankkonto verknüpft, so dass Sie Geldbeträge zwischen beiden überweisen können. Um einen anderen Paypal-Benutzer zu bezahlen, überweisen Sie einfach den Betrag von Ihrem Bankkonto auf Ihr Paypal-Konto und führen dann die Transaktion durch. Der Empfänger erhält das Geld auf seinem Paypal-Konto und kann es dann auf sein Bankkonto überweisen.

Um Paypal in einem kommerziellen Umfeld zu nutzen, benötigt Ihr Auftragnehmer jedoch ein Paypal-Geschäftskonto, so dass die Wahl von Paypal nur dann sinnvoll ist, wenn der Auftragnehmer bereits ein solches Konto eingerichtet hat. In diesem Fall erstellt Paypal am Jahresende automatisch ein 1099-K-Formular, so dass Sie sich den Versand eines 1099-NEC-Formulars ersparen können.

Wenn Sie planen, häufig oder in großem Umfang Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland zu leisten, sind andere Systeme wie Xoom (das zu Paypal gehört) und Transferwise möglicherweise eine kostengünstigere Option. Diese Plattformen wickeln den Währungsumtausch ab und könnten sich als kostengünstiger erweisen als Paypal. Wenn Sie einen genaueren Blick auf diese Dienste werfen möchten, werfen Sie einen Blick auf unseren Vergleich zwischen Transferwise und Xoom.

Buchhaltungssoftware

Auch wenn es sich hierbei nicht unbedingt um eine Zahlungsmethode handelt, ist es doch erwähnenswert, dass die Verwendung von Buchhaltungs-/Lohnsoftware besonders praktisch ist, wenn Sie mehrere Auftragnehmer einstellen. Buchhaltungssoftware wie Quickbooks und Intacct sind leistungsstarke Tools, die mit anderen Systemen integriert werden können, um die Nachverfolgung, Rechnungsstellung, Steuererstellung und Zahlungen zu automatisieren. Diese Plattformen senken die Verwaltungskosten, da alles an einem Ort untergebracht ist und Aufgaben automatisiert werden, die sonst manuell ausgeführt werden müssten.