• Genaue Rechnungsstellungspraktiken sind entscheidend für Ihren Umsatz.
• Rechnungs-Apps können den Rechnungsstellungsprozess Ihres Unternehmens weniger zeitaufwändig machen.
• Bei der Suche nach Rechnungs-Apps sollten Sie auf die Integration, die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosten der einzelnen Apps achten.
• Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer, die ihre Fakturierungs- und Abrechnungsprozesse rationalisieren möchten.

Die Rechnungsstellung kann einen großen Teil der Zeit eines Unternehmers in Anspruch nehmen. Mit Rechnungsstellungs-Apps können Sie ganz einfach Rechnungen erstellen, versenden und verfolgen, damit Sie schneller bezahlt werden. Das Beste daran ist, dass sie auf mobilen Geräten zugänglich sind, damit Sie auch unterwegs Rechnungen schreiben können.

Ob Sie nun eine kostenpflichtige Rechnungsstellungs-App mit vielen Funktionen, eine All-in-One-Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung oder einen kostenlosen Rechnungsgenerator suchen, der Ihren kleinen Betrieb professioneller aussehen lässt – es gibt eine Rechnungs-App für Sie.

Worauf Sie bei einer Rechnungs- und Fakturierungs-App achten sollten

Die Suche nach der richtigen Rechnungs-App für Ihr Unternehmen kann überwältigend sein, vor allem, wenn neue Fakturierungstools auf den Markt kommen oder alte mit neuen Funktionen aktualisiert werden. Bevor Sie mit dem Vergleich der Optionen beginnen, sollten Sie sich überlegen, was Sie von einer Rechnungs- und Fakturierungs-App erwarten.

Integrationen

Einige Apps können alle Ihre Buchhaltungsanforderungen erfüllen, einschließlich der Rechnungsstellung und der Überwachung Ihres Cashflows. Wenn Sie sich jedoch für eine App entscheiden, die nur für die Rechnungsstellung und -abwicklung gedacht ist, sollte sie mit der von Ihnen bereits verwendeten Buchhaltungssoftware integriert werden. Andernfalls laufen Sie Gefahr, bei der Übertragung von Informationen von einem Programm zum anderen kostspielige Fehler zu machen und Zeit zu verlieren, die Sie für andere Bereiche Ihres Unternehmens verwenden könnten.

Anmerkung des Herausgebers: Suchen Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungserstellungssoftware für Ihr Unternehmen? Füllen Sie den untenstehenden Fragebogen aus, damit sich unsere Partner mit kostenlosen Informationen an Sie wenden können.

Funktionen

Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch ein besseres Fakturierungstool, vor allem, wenn Sie am Ende für Funktionen bezahlen, die Sie nie nutzen. Sie wollen aber nicht Geld sparen, indem Sie auf Funktionen verzichten, die Sie wirklich brauchen. Wenn Sie für eine Fakturierungssoftware bezahlen, suchen Sie nach einer App, die diese Funktionen enthält:

• Ein Rechnungsgenerator mit anpassbaren Vorlagen für professionelles Branding
• Eine einfache Möglichkeit, unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen
• Kundenprofile, die Sie speichern können, anstatt jedes Mal Daten manuell einzugeben
• Eine Möglichkeit zum Speichern und Versenden von Quittungen für Ausgaben, die ein Kunde erstatten muss
• Anbindung an mehrere Zahlungsgateways
• Online-Rechnungsstellung

Benutzerfreundlichkeit

Als Unternehmer möchten Sie, dass die Technologie Ihre Aufgaben rationalisiert und nicht noch komplizierter macht. Sie möchten nicht jedes Mal, wenn Sie den Rechnungsgenerator öffnen, nach Ihrer Kundenliste suchen oder stundenlang Quittungen hochladen, wenn Sie eine Rechnung zur Erstattung versenden.

Die Rechnungssoftware, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben, und Ihre Vertrautheit mit der neuen Technologie beeinflussen, wie komplex sich diese Anwendungen anfühlen. Probieren Sie einige aus, um eine zu finden, die sich einfach und intuitiv bedienen lässt.

Suchen Sie außerdem nach einer App, die sich sowohl auf Ihrem Mobilgerät als auch über den Webbrowser nutzen lässt, um die Rechnungsstellung unterwegs zu vereinfachen. Vergewissern Sie sich, dass Sie einfachen Zugang zum Kundensupport haben, falls Sie später Fragen haben.

Kosten

Das Budget ist immer ein Problem für Unternehmer, vor allem für diejenigen, die gerade erst anfangen. Zum Glück gibt es Rechnungs-Apps in verschiedenen Preisklassen, darunter auch einige, die kostenlos zu nutzen sind. Viele kostenpflichtige Optionen bieten eine kostenlose Testversion, mit der Sie die Software testen können, bevor Sie sich für einen Monats- oder Jahresplan entscheiden.

Bei vielen Rechnungs-Apps wirkt sich die Struktur Ihres Unternehmens auf die endgültigen Kosten aus. Einige Apps berechnen eine Pauschalgebühr für die Nutzung, während andere nach der Anzahl der Rechnungen, die Sie pro Monat versenden, oder nach der Anzahl der gespeicherten Kundenprofile abrechnen. Anhand Ihres Rechnungsverlaufs können Sie feststellen, welche Rechnungs-App am besten zum Budget Ihres Unternehmens passt.

Mitnahme: Achten Sie beim Vergleich von Rechnungs- und Abrechnungs-Apps auf die Integrationen, die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosten der einzelnen Anbieter.

Rechnungs-Apps, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten

Square Invoices

Die App Square Invoices ist ein Rechnungsgenerator, der Rechnungen und Zahlungen über Ihr Mobilgerät verwaltet. Sie ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte und wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu verfolgen und Zahlungserinnerungen zu generieren. Die App bietet außerdem Analysemöglichkeiten und akzeptiert verschiedene Zahlungsmethoden, was es Ihnen leicht macht, Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten.

Bei Square Invoices sind sowohl die Rechnungsstellung als auch die Kreditkartenverarbeitung kostenlos. Jedes Mal, wenn ein Kunde Sie bezahlt, erhebt Square eine Pauschalgebühr plus einen kleinen Prozentsatz der Transaktion.

Invoice2go

Invoice2go ist eine mobile und webbasierte Rechnungsstellungs-App für Kleinst- und Kleinunternehmen. Sie bietet anpassbare Vorlagen, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen. Es speichert auch Preise, Kundeninformationen und andere Daten, um erforderliche Felder automatisch auszufüllen.

Mit Invoice2go können Sie sehen, wann ein Kunde eine Rechnung öffnet, automatische Zahlungserinnerungen einrichten und Finanzberichte für unbezahlte Rechnungen erstellen. Der Dienst bietet vier Tarife zu unterschiedlichen Preisen (ab 3 US-Dollar pro Monat, jährliche Abrechnung), die sich nach der Anzahl der Kontonutzer, der Anzahl der gespeicherten Kunden und der Anzahl der pro Monat versendeten Rechnungen richten. Alle vier Tarife ermöglichen es Ihnen, Zahlungen per Kreditkarte, Debitkarte oder PayPal zu akzeptieren.

QuickBooks Online

QuickBooks Online ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen schnell zu empfangen, wobei Ihre Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssoftware vollständig miteinander verbunden bleiben. Die Software verwendet so genannte „intelligente Rechnungen“, die Sie darauf hinweisen, wenn Kunden ihre Rechnungen angesehen und bezahlt haben. Zu den Zahlungsoptionen gehören Kreditkarten, Debitkarten und kostenlose ACH-Banküberweisungen.

QuickBooks bietet einige großartige zeitsparende Funktionen, wie z. B. das automatische Ausfüllen auf der Grundlage Ihrer früheren Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungen, Zahlungserinnerungen und die Umwandlung von Kostenvoranschlägen in fällige Rechnungen. QuickBooks verfügt über eine mobile App, die jedoch nicht alle Funktionen der Webanwendung enthält. Die Preise für QuickBooks-Tarife richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens, dem Umfang des von Ihnen gewählten Kundensupports und dem Zugang zu zusätzlichen Funktionen wie Bestandsverfolgung und Finanzanalyse (ab 12,50 US-Dollar).

FreshBooks

FreshBooks ist eine Komplettlösung für die Rechnungsstellung für kleine Unternehmen. Die anpassbaren Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Ihr Logo hinzuzufügen und Schriftarten und Farben zu ändern, um Ihre Marke anzupassen. FreshBooks erleichtert die Zahlungsabwicklung mit Funktionen wie Kreditkartenzahlungen, Rechnungsverfolgung, pauschalen PayPal-Transaktionen und schnellen Einzahlungen auf Ihr Geschäftskonto. FreshBooks verfügt außerdem über verschiedene Automatisierungsfunktionen, um Zeit zu sparen, wie z. B. wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Verzugszinsen, Rabatte und Steuerberechnungen.

Zu den vielen anderen Funktionen von FreshBooks gehören Zeit- und Kostenverfolgung, Projektmanagement, Berichte und Kundenbeziehungsmanagement. Als Teil des FreshBooks-Cloud-Buchhaltungssystems werden die Pläne monatlich (ab 4,50 $) auf der Grundlage der Anzahl aktiver Kunden in Ihrem Konto abgerechnet.

Billdu

Mit Billdu können Sie Rechnungen erstellen und in Sekundenschnelle versenden, und Kunden können sofort Zahlungen vornehmen, indem sie direkt auf der Rechnung auf die Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ klicken. Mit Billdu können Sie außerdem Kostenvoranschläge und Bestellungen erstellen, Inventar und Ausgaben verfolgen, Spesen und Quittungen verwalten und Dateien in PDF-, XLS-, CSV- und andere Formate exportieren.

Billdu verfügt über einen praktischen Offline-Modus, mit dem Sie ohne Internetverbindung auf Rechnungen und andere Daten zugreifen können. Es werden drei verschiedene Pakete angeboten, die monatlich abgerechnet werden, basierend auf der Anzahl der Rechnungen, die Sie pro Jahr versenden möchten, und der Anzahl der Benutzer, die Sie in Ihrem Konto haben möchten, beginnend bei 1,99 $ pro Monat.

Zoho Invoice

Zoho, vielleicht am besten bekannt für seine Cloud-basierte CRM-Software, bietet auch eine Rechnungsplattform an, mit der Sie die Zustellung von Markenrechnungen an Ihre Kunden automatisieren und planen können. Die benutzerfreundliche Software ermöglicht das Hinzufügen von Einzelposten, Steuern und mehr zu Ihren Rechnungen. Das Team von Zoho kann Ihren Kunden auch Papierrechnungen per Post zusenden.

Zoho ist kostenlos, wenn Sie fünf oder weniger Kunden haben. Ansonsten beginnen die Tarife bei 9 US-Dollar pro Monat. Die Bearbeitungsgebühren können variieren, da Kundenzahlungen, die Sie über Zoho erhalten, möglicherweise über verschiedene Anwendungen von Drittanbietern abgewickelt werden.

Invoicely

Mit Invoicely können Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden, Rechnungen Ihrer Lieferanten akzeptieren, Ihre Ausgaben und Geschäftsaktivitäten verwalten und vieles mehr. Es ermöglicht Rechnungen mit Markenzeichen und Online-Zahlungen, obwohl diese Funktionen eingeschränkt sind, wenn Sie die kostenlose Version von Invoicely nutzen.

Nach der kostenlosen Version beginnen die Tarife bei $9,99 pro Monat. Die kostenlose Version erlaubt nur Online-Zahlungen über PayPal, so dass PayPal Ihre Bearbeitungsgebühren für diesen Plan festlegt. Die Bearbeitungsgebühren variieren bei den anderen Tarifen.

Bill.com

Bill.com ist eine Rechnungs-App, die den Fortschritt all Ihrer Rechnungen anzeigt – versendet, genehmigt, ausstehend und mehr. Bill.com lässt sich am besten nutzen, wenn sich auch Ihre Kunden dafür anmelden, und die Registrierung eines Kontos dauert nur wenige Minuten. Mit ihren eigenen Konten können Ihre Kunden ihre Zahlungsfristen einhalten, und Sie können benachrichtigt werden, wenn die Zahlungen bearbeitet werden.

Die Tarife von Bill.com beginnen bei 39 $ pro Monat. Die Gebühren für den elektronischen Zahlungsverkehr und die ACH-Verarbeitung betragen 49 Cent pro Transaktion, und für Kreditkartenzahlungen stehen Level 3-Händlergebühren zur Verfügung.

Welche ist die beste kostenlose Rechnungs-App?

Für Unternehmen, die gerade erst anfangen oder ihre Ausgaben so gering wie möglich halten müssen, gibt es kostenlose Rechnungs-Apps. Obwohl diese Apps die Grundlagen der Erstellung und des Versands professioneller Rechnungen abdecken, bieten sie in der Regel nicht so viele Funktionen wie kostenpflichtige Apps.

InvoiceNinja

InvoiceNinja ist eine Open-Source-Cloud- und Mobil-App, mit der Sie Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können. Sie umfasst Zeiterfassung, individuelle Rechnungserstellung, Kostenverfolgung und Angebotserstellung. Sie können mit InvoiceNinja mobile oder Online-Zahlungen akzeptieren. Es unterstützt mehr als 40 Zahlungsgateways, darunter Stripe, WePay und Checkout.com.

Mit dem Forever Free Plan können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen versenden und bis zu 100 Kunden speichern. Es beinhaltet eine begrenzte Anzahl von Rechnungsvorlagen, die alle mit dem Branding „erstellt von InvoiceNinja“ versehen sind. Kostenpflichtige Angebote entfernen dieses Branding und bieten zusätzliche Funktionen.

Invoice by Wave

Invoice by Wave ist eine kostenlose Rechnungs-App, mit der Sie Rechnungen in professioneller Qualität erstellen können. Sie können aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen und diese mit Ihrem Logo und Ihren Firmenfarben personalisieren. Zu den weiteren Layout-Optionen gehören benutzerdefinierte Spalten und Drag-and-Drop-Positionen. Wenn Sie kein Wave-Konto erstellen möchten, können Sie den Online-Rechnungsgenerator von Wave verwenden.

Sie können Rechnungen über die Wave-App, Gmail oder Outlook versenden und anschließend verfolgen, ob sie angesehen und bezahlt wurden. Außerdem können Sie individuelle Zahlungsbedingungen einrichten, Zahlungserinnerungen erstellen, Ihre Buchhaltung verwalten und Belege hochladen. Mit dem Add-on „Payments by Wave“ können Sie Online-Zahlungen per Kreditkarte oder Banküberweisung akzeptieren. Diese Funktion ist jedoch mit einer Transaktionsgebühr verbunden.

Max Freedman und Sara Angeles haben zur Berichterstattung und zum Schreiben dieses Artikels beigetragen.