Der amerikanische Arbeitsplatz hat sich seit der Verabschiedung des Family and Medical Leave Act („FMLA“) vor über 25 Jahren erheblich verändert. Die allgegenwärtige Nutzung von Technologien wie E-Mail, Instant-Messaging-Anwendungen, Laptops und Mobiltelefonen hat die Arbeit von zu Hause aus alltäglicher gemacht und die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verwischt. In einigen Branchen oder Arbeitskulturen erwarten die Vorgesetzten, dass die Mitarbeiter zu den meisten Stunden des Tages erreichbar sind, selbst wenn sie eine genehmigte Freistellung in Anspruch nehmen. Die Notwendigkeit für Angestellte, auf Anfragen des Arbeitgebers zu antworten, während sie nicht im Büro sind, ist sogar noch wahrscheinlicher, wenn Angestellte wertvolles institutionelles Wissen über das Geschäft oder die Kunden des Unternehmens haben, das der Arbeitgeber benötigt.

Während die Erreichbarkeit der Angestellten einfach ein Teil des modernen Arbeitsplatzes sein mag, kann die Kontaktaufnahme mit einem Angestellten, der sich in einem FMLA-geschützten Urlaub befindet, einen Arbeitgeber einem Anspruch auf FMLA-Eingriff aussetzen. Aber Mitarbeiter, die sich im FMLA-Urlaub befinden, sind nicht völlig von allen Kontakten abgeschottet. Wie ein Gericht feststellte, „ist das Führen von gelegentlichen Anrufen über die eigene Arbeit während der Beurlaubung eine professionelle Höflichkeit, die die Ausübung der FMLA-Rechte eines Mitarbeiters nicht aufhebt oder beeinträchtigt“.

Hintergrund zu FMLA-Störungsansprüchen

Der FMLA gewährt Arbeitnehmern im Allgemeinen bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub, um unter anderem ihre eigene Krankheit oder die eines Familienmitglieds zu pflegen und ein neugeborenes oder adoptiertes Kind innerhalb eines Jahres nach der Geburt oder Adoption zu betreuen. Darüber hinaus können Arbeitnehmer bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub nehmen, um eine qualifizierte Notlage zu beheben, die sich aus dem Militärdienst ergibt, und bis zu 26 Wochen unbezahlten Urlaub nehmen, um ein versichertes Dienstmitglied mit einer schweren Verletzung oder Krankheit zu pflegen.

Um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer ihre Rechte unter dem FMLA wirksam ausüben können, ist es nach dem FMLA für jeden Arbeitgeber rechtswidrig, die Ausübung oder den Versuch der Ausübung“ der FMLA-Rechte eines Arbeitnehmers zu behindern, einzuschränken oder zu verweigern. Um einen Anspruch auf FMLA geltend zu machen, muss ein Arbeitnehmer nachweisen, dass (1) er oder sie Anspruch auf FMLA-Urlaub hat, (2) sein oder ihr Arbeitgeber in diese Leistung eingegriffen hat und (3) dass dieser Eingriff einen Schaden verursacht hat. Das FMLA definiert nicht, welche Arten von Handlungen eine Beeinträchtigung darstellen. Das einzige Beispiel für eine Beeinträchtigung in den Vorschriften ist die „Entmutigung eines Mitarbeiters von der Inanspruchnahme eines solchen Urlaubs“. Wie ein Gericht es ausdrückte, „ist die Grenze zwischen Kontakten, die eine Einmischung darstellen, und Kontakten, die keine Einmischung darstellen, undeutlich.“

Wann stellen Kontakte eine FMLA-Einmischung dar

Es ist zwar klar, dass die Aufforderung an einen Arbeitnehmer, während eines FMLA-Urlaubs Arbeit zu verrichten, einen Eingriff in die geschützten Urlaubsrechte des Arbeitnehmers darstellt, aber es ist nicht klar, wann weniger belastende Aufforderungen, wie z.B. Anfragen nach Informationen, zulässig sind. Gerichte haben im Allgemeinen festgestellt, dass „de minimis“ arbeitsbezogene Kontakte, wie z.B. der Anruf eines Mitarbeiters im FMLA-Urlaub, um Kundenkontaktinformationen zu erfragen, den Mitarbeiter über Neuigkeiten am Arbeitsplatz auf dem Laufenden zu halten, Schlüssel und Passwörter zu den Geräten und Einrichtungen des Arbeitgebers anzufordern oder administrative Informationen zu besprechen, keinen Eingriff in den FMLA-Urlaub darstellen. Wenn sich der Zweck dieser Kontakte „auf die Weitergabe von institutionellem Wissen an neue Mitarbeiter oder die Erledigung abgeschlossener Aufgaben beschränkt, verletzen Arbeitgeber mit solchen Anrufen nicht das FMLA.“

Die Grenze zwischen „de minimis“-Kontakten und der Verpflichtung eines FMLA-beurlaubten Arbeitnehmers zur „Arbeit“ ist in den meisten Fällen eine Frage der Zeit, die der Arbeitnehmer benötigt, um auf die Anfrage des Arbeitgebers zu reagieren. Generell gilt: Je mehr Zeit ein Arbeitnehmer benötigt, um auf die Aufforderung des Arbeitgebers zu reagieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein solcher Kontakt das Niveau eines FMLA-Eingriffs erreicht. Wenn die Aufforderung des Arbeitgebers lediglich verlangt, dass der Arbeitnehmer Zugang zu leicht zugänglichen Informationen erhält und diese Informationen für den Betrieb des Arbeitgebers wichtig sind, haben die Gerichte einen solchen Kontakt im Allgemeinen als geringfügig eingestuft. So stellte ein Gericht beispielsweise fest, dass ein Arbeitgeber den FMLA-Urlaub einer Arbeitnehmerin nicht beeinträchtigte, als diese kurz von ihrer vorübergehenden Vertretung und ihrem Chef kontaktiert wurde, um grundlegende Informationen über ihre Aufgaben zu erhalten, wie etwa den Standort bestimmter Dokumente. In einer anderen Situation konnte eine Arbeitnehmerin keinen Anspruch auf eine FMLA-Beeinträchtigung geltend machen, weil ihre Kollegen und Vorgesetzten sie während ihres Urlaubs kontaktierten, um sie über eine Weihnachtsfeier auf dem Laufenden zu halten, sie aufforderten, Kundenkontakt- und Kontodaten zu übermitteln, und sie um Informationen über ihren Gesundheitszustand und das geplante Datum ihrer Rückkehr aus dem Urlaub baten. Das Gericht befand, dass es sich dabei um geringfügige Kontakte handelte, bei denen „grundlegende Informationen über Kunden“ angefordert oder die Arbeitnehmerin über „Vorkommnisse bei der Arbeit“ informiert wurde. Das Gericht hielt es für wichtig, dass niemand beim Arbeitgeber der Arbeitnehmerin gesagt hatte, dass sie während des FMLA-Urlaubs arbeiten müsse, oder von ihr verlangte, auf die erhaltenen E-Mails oder Telefonanrufe zu antworten.

Im Gegensatz dazu überschreiten Kontakte, die sich auf die regulären Arbeitsaufgaben des Arbeitnehmers beziehen oder die einen erheblichen Zeitaufwand erfordern, wie z.B. die Aufforderung an einen Arbeitnehmer, ein Memorandum vorzubereiten oder Veranstaltungen für einen Kunden zu organisieren, wahrscheinlich die Grenze zur unzulässigen Beeinträchtigung des FMLA-Urlaubs. So stellte ein Bundesbezirksgericht fest, dass ein Arbeitgeber in den FMLA-Urlaub einer Mitarbeiterin eingegriffen haben könnte, indem er sie aufforderte, „20-40 Stunden Arbeit zu leisten“ und sie weiterhin „anrief und per E-Mail aufforderte, Arbeitsaufgaben zu erledigen, einschließlich der Aktualisierung von Compliance-Fällen, der Überarbeitung eines Sicherheitsüberprüfungsprojekts und der Abgabe von Akten im Büro.“

Selbst wenn ein Angestellter während des FMLA-Urlaubs mehr als nur geringfügige Arbeit verrichtet, kann dies nicht zu einem einklagbaren Anspruch auf Störung führen, wenn der Angestellte freiwillig arbeitet. So befand der Eight Circuit Court of Appeals, dass ein Arbeitgeber nicht in den FMLA-Urlaub einer Arzthelferin eingriff, indem er sie bat, Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen, wie z.B. E-Mails und Anrufe von Patienten zu beantworten, sich um die Nachfüllung von Rezepten zu kümmern und Labortests zu überprüfen. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass die Arbeitnehmerin niemals Vorbehalte gegen die Erledigung von Aufgaben geäußert hatte und tatsächlich nach Möglichkeiten suchte, ihre bezahlte Freistellung nicht zu verbrauchen. Obwohl das Gericht feststellte, dass die Anweisungen ihrer Vorgesetzten, während des Urlaubs von zu Hause aus zu arbeiten, sich der Grenze zur Einmischung näherten, lag keine tatsächliche Einmischung vor, da die Arbeitnehmerin nicht nachweisen konnte, dass die „Aufforderungen eine Bedingung ihres Arbeitsverhältnisses waren oder dass ihre Befolgung alles andere als freiwillig war.“

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer, der sich im FMLA-Urlaub befindet, kontaktieren oder befragen muss, um das Verhalten des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz zu untersuchen oder wenn der Arbeitnehmer als Zeuge benötigt wird. In solchen Fällen haben die Gerichte in der Regel entschieden, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für den begrenzten Zweck der Erfüllung seiner Untersuchungspflichten kontaktieren darf, aber er darf den Arbeitnehmer nicht zur Teilnahme zwingen oder verpflichten. So hat beispielsweise das Berufungsgericht des vierten Bezirks festgestellt, dass ein Arbeitgeber nicht gegen das FMLA verstößt, wenn er von einem Arbeitnehmer, der sich im FMLA-Urlaub befindet, verlangt, an einer Sitzung teilzunehmen, die im Zusammenhang mit einer laufenden Untersuchung des unzulässigen Verhaltens dieses Arbeitnehmers steht. In diesem Fall wurde bei dem Arbeitnehmer, einem stellvertretenden Schulleiter, eine posttraumatische Belastungsstörung diagnostiziert, und er nahm FMLA-Urlaub, nachdem er eine körperliche Auseinandersetzung mit einem Schüler hatte. Während seines Urlaubs forderte die Behörde ihn auf, an einer vorbereitenden Disziplinarkonferenz teilzunehmen, die sich auf den Vorfall zwischen dem Angestellten und dem Schüler bezog. Der Angestellte behauptete, diese Konferenz beeinträchtige seinen Urlaub, da er gezwungen sei, während seines Urlaubs zu arbeiten. Das Gericht war anderer Meinung und stellte fest, dass „die einmalige Konferenz ein rechtmäßiger Teil einer laufenden Untersuchung war“. Besonders aufschlussreich für Arbeitgeber ist die Feststellung des Berufungsgerichts des vierten Bezirks:

Es ist sicherlich richtig, dass die Untersuchungsverfahren jeder Institution missbraucht werden können, aber die vorliegenden Unterlagen deuten auf ein Standardverfahren hin, bei dem Adams bei jedem Schritt ein ordnungsgemäßes Verfahren zugestanden wurde. Adams bestreitet nicht, dass der Vorstand berechtigt war, seine eigene Untersuchung des Vorfalls vom 19. Januar durchzuführen. In der Tat müssen Schulbezirke oft Untersuchungen wie diese durchführen, da sie sonst mit Anschuldigungen und Klagen konfrontiert werden, weil sie Anschuldigungen über unangemessenen Kontakt von Lehrern mit Schülern oder Verstöße gegen die Schulbezirksrichtlinien nicht unverzüglich untersuchen. Die Konferenz vor dem Disziplinarverfahren war Teil des Ermittlungs- und Disziplinarverfahrens, das Adams nicht ausreichend mit seinem umfangreichen FMLA-Urlaub in Verbindung gebracht hat, und das Ersuchen um die Teilnahme von Adams und seinem Anwalt an diesem Verfahren stellte keinen unzulässigen Eingriff in Adams‘ FMLA-Urlaub dar. Und Adams hat nie Einspruch erhoben oder eine Vertagung beantragt, die er nicht erhalten hat.

Andererseits stellte ein kalifornisches Bundesbezirksgericht fest, dass die Aufforderung eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer, an einer Untersuchung am Arbeitsplatz teilzunehmen, einen Eingriff in den FMLA darstellen könnte. In diesem Fall behauptete der Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber fast ein Jahr gewartet hatte, bis er eine Untersuchung durchführte, nachdem der Arbeitnehmer die Anschuldigungen zum ersten Mal erhoben hatte, und der Arbeitgeber beschuldigte den Arbeitnehmer, nicht zu kooperieren, als er sich weigerte, aufgrund seines FMLA-Urlaubs an der Untersuchung teilzunehmen. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass diese Behauptungen die Feststellung stützen könnten, dass der Arbeitgeber die Untersuchung nutzte, um den Kläger davon abzuhalten, FMLA-Urlaub zu nehmen, was gegen das Gesetz verstößt.

Praktische Erkenntnisse

Der Zweck des FMLA besteht im Allgemeinen darin, Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, Urlaub von der Arbeit zu nehmen, um ihre familiären und medizinischen Bedürfnisse zu befriedigen, ohne befürchten zu müssen, dass ihr Arbeitsplatz in Gefahr ist. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Arbeitnehmer den Urlaub für diese Zwecke nutzen können. Auch wenn es durchaus legitim sein kann, einen Mitarbeiter im FMLA-Urlaub zu kontaktieren, müssen Arbeitgeber vorsichtig vorgehen, um eine Beeinträchtigung des geschützten Urlaubs des Mitarbeiters zu vermeiden. Ohne klare Vorgaben, wann ein solcher Kontakt das Niveau eines Eingriffs in den FMLA erreicht, sollten Arbeitgeber die folgenden allgemeinen Richtlinien berücksichtigen, um das potenzielle Risiko zu mindern:

• Vermeiden Sie es, Mitarbeiter im FMLA-Urlaub zu kontaktieren, wenn es nicht notwendig ist. Wenn bis zur Rückkehr des Mitarbeiters gewartet werden kann, ist es besser, den Mitarbeiter nicht zu kontaktieren.
• Wenn Mitarbeiter im FMLA-Urlaub kontaktiert werden, sollten sie nur um grundlegende Informationen gebeten werden, die nicht erfordern, dass sie zeitraubende Aufgaben ausführen oder Informationen abrufen, die nicht leicht zugänglich sind. Die Kontakte sollten im Allgemeinen für bestimmte Zwecke und in begrenztem Umfang erfolgen.
• Wenn sich der Mitarbeiter gegen eine Kontaktaufnahme wehrt, nehmen Sie die Einwände ernst. Lassen Sie durch interne oder externe Anwälte prüfen, ob eine weitere Kontaktaufnahme ratsam ist.
• Schulen Sie Personalverantwortliche und Führungskräfte darin, welche Kontakte während der Beurlaubung eines Mitarbeiters angemessen sind.

Dokumentieren Sie alle Kontakte mit Mitarbeitern, die sich im FMLA-Urlaub befinden, einschließlich der Frage, ob ein solcher Kontakt vom Mitarbeiter oder vom Arbeitgeber initiiert wurde und ob der Mitarbeiter freiwillig zugestimmt hat, auf die Anfrage zu reagieren.

*Wir danken Victoria Dalcourt Angle für ihre Unterstützung bei der Erstellung dieses Artikels.

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Siehe Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citing Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d at 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); siehe auch O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (Feststellung, dass E-Mails, die während des FMLA-Urlaubs an eine Klägerin geschickt wurden und in denen sie aufgefordert wurde, Papiere zu unterschreiben und zurückzuschicken, „geringfügig“ waren und „ihren Urlaub nicht wesentlich beeinträchtigten“).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (mit der Feststellung, dass die wiederholten Anfragen des Arbeitgebers nach Schlüsseln und Passwörtern „keinen größeren Eingriff darstellen als die Anforderung, den Arbeitgeber über den Status des Krankheitsurlaubs auf dem Laufenden zu halten oder anderweitig die üblichen Regeln des Arbeitgebers bezüglich der Benachrichtigung einzuhalten“).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (mit der Feststellung, dass der von der Schulbehörde initiierte Kontakt mit der Superintendentin, in dem sie um eine Aufschlüsselung ihrer Freistellung bat, nicht das Niveau einer einklagbaren Einmischung erreichte).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); siehe auch Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc. 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) („Für die Zwecke des summarischen Urteils haben die Gerichte die Grenze gezogen zwischen einerseits dem Erhalt von nicht störenden Mitteilungen wie kurzen Telefonanrufen, in denen der Mitarbeiter aufgefordert wird, institutionelles Wissen oder Eigentum als berufliche Gefälligkeit weiterzugeben, und andererseits der Aufforderung an den Mitarbeiter, aufgabenbezogene Arbeiten zu erledigen oder Arbeitsprodukte zu erstellen.“).

Siehe Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (collection cases). Siehe Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (Verweigerung eines Urteils im Schnellverfahren, wenn die Klägerin behauptete, dass der Arbeitgeber ihr während des FMLA-Urlaubs „weiterhin Arbeit zuwies“).

Reilly v. Revlon, Inc. 620 F. Supp. 2d at 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. at 684 (E.D. Va. 2018); siehe auch Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, at *7 (N.D. Ill. Jan. 29, 2018) (Verweigerung des Antrags auf ein Urteil im summarischen Verfahren für den Arbeitgeber, bei dem die Klägerin, eine Lehrerin, eine eidesstattliche Erklärung vorlegte, in der sie behauptete, dass der Schulleiter sie während ihres FMLA-Urlaubs kontaktierte und unter anderem eine prompte Antwort auf die Frage wünschte, wie man auf bestimmte Bildungsstandards zugreifen könne, Notfall-Unterrichtspläne für den gesamten Urlaubszeitraum verlangte und die Klägerin anwies, die Noten der Schüler früher als vorgeschrieben zu veröffentlichen); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. Feb. 28, 2006) (Ablehnung des Antrags des Arbeitgebers auf ein Urteil im summarischen Verfahren, da der Vorgesetzte die Klägerin wiederholt mit arbeitsbezogenen Fragen und Forderungen in einer Art und Weise anrief, die sie als belästigend empfand, der Vorgesetzte die Familienangehörigen der Klägerin aufforderte, arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen, die Klägerin die Personalabteilung und einen Vorgesetzten bat, den Vorgesetzten zu veranlassen, sie nicht mehr zu kontaktieren, und der Vorgesetzte andere Kollegen ermutigte, die Klägerin zu kontaktieren); McConnell v. Swifty Transp., Inc.No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), at *22-23 (S.D. Ohio July 29, 2005) (Feststellung, dass der Anspruch des Klägers auf FMLA-Eingriff ausreichend war, um ein Urteil im Schnellverfahren zu überstehen, wo der Kläger behauptete, dass zwei Mitarbeiter ihn anriefen und baten, arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen, und dass ein Mitarbeiter ihn zweimal besuchte, Kontakte, die der Kläger als schikanös bezeichnete).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *3, *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (Verweigerung eines Urteils im Schnellverfahren, wenn die Klägerin behauptete, dass der Arbeitgeber ihr während des FMLA-Urlaubs „weiterhin Arbeit zuwies“).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (wo der Eighth Circuit feststellte, dass FMLA es Arbeitnehmern erlaubt, während ihres Urlaubs freiwillig Arbeit zu verrichten).

Id. at 1154.