Die meisten Unternehmen nutzen Gmail oder Outlook, um ihre E-Mails am Arbeitsplatz zu verwalten. 13 % der öffentlichen Unternehmen nutzen Office 365 oder G-Suite (früher Google Apps). Die verbleibenden 87 % verwenden eine Kombination aus beiden oder eine private E-Mail-Einrichtung.

Einige Unternehmen entscheiden sich für Google oder Microsoft, weil sie die Cloud-Office-Suite des einen – mit Kalendern und Zusammenarbeit bei Tabellenkalkulationen und Dokumenten – der des anderen vorziehen. (Wir haben Office 365 mit G-Suite in einem anderen Beitrag verglichen.)

Wenn Sie jedoch andere Produktivitäts-Tools verwenden und sich nur für Gmail oder Outlook entscheiden, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihnen hilft, Ihren Workflow zu beschleunigen. Gmail hat die Messlatte anfangs hoch gelegt, und Microsoft hat das offensichtlich bemerkt. Mit dem Update 2016 ist Outlook jetzt besser gerüstet als je zuvor.

Hier sind fünf entscheidende Unterschiede zwischen Gmail und Outlook.

Kosten und Speicherplatz

Um Gmail oder Outlook für Ihr Unternehmen zu erhalten, können Sie es zusammen mit dem Rest der zugehörigen Cloud-Office-Suite herunterladen, d. h.d. h. G-Suite oder Microsoft Office 365, herunterladen.

G-Suite bietet zwei Preise für E-Mail sowie andere Geschäftsanwendungen wie Kalender, Google Docs und Google Sheets. Für 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat erhalten Sie 30 GB zwischen Google Mail und den anderen Office-Anwendungen von Google. Für weitere 5 US-Dollar pro Person können Sie Ihr Geschäftskonto auf unbegrenzten Speicherplatz für diese Plattformen erweitern.

Outlook bietet verschiedene Pläne an, aber der günstigste Plan (Office 365 Enterprise E1) sieht 50 GB speziell für Ihren Posteingang und 1 TB für den Rest Ihrer verknüpften Cloud-Office-Suite vor.

Der günstigste Enterprise-Tarif von Outlook bietet Ihnen insgesamt viel mehr Speicherplatz als Gmail.

Wenn es um Speicherplatz und Preis geht, ist Outlook der klare Sieger.

Bewertung: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Suchen Sie in Ihrem Posteingang

Haben Sie schon einmal festgestellt, dass Sie eine E-Mail schreiben und gleichzeitig auf eine alte E-Mail verweisen müssen?

Gmail lässt Sie nach alten E-Mails suchen, während Sie neue schreiben, aber das ist umständlich. Sie verlieren die Nachrichtenvorschau, das Datum und den Großteil des Betreffs, nach dem Sie suchen.

Selbst wenn Sie die Ansicht Ihres Posteingangs in zwei Fenstern aktivieren (über „Vorschaufenster“ auf der Registerkarte „Labore“ in den Einstellungen), ist Ihre Ansicht immer noch behindert. Sie können die Größe des Posteingangs, der neuen Nachricht oder der Suchleiste nicht anpassen, um sie alle gleichzeitig zu sehen.

Der Prozess für neue Nachrichten in Outlook ist sauberer, aber auch nicht perfekt. Der Standard-Posteingang von Outlook ist ein Doppelfenster, und die Ansicht des Posteingangs ist immer noch abgeschnitten. Wenn Sie nach älteren Elementen suchen, können Sie immer noch ein vollständiges Bild Ihrer neuen Nachricht sehen.

Wenn Sie es vorziehen, sich auf eine Aufgabe in Ihrer E-Mail zu konzentrieren, können Sie Outlook so einstellen, dass es wie die Standardeinstellung von Google Mail ein einziges Fenster hat. Gehen Sie einfach auf das Symbol „Einstellungen“, wählen Sie „Anzeigeeinstellungen“ und klicken Sie auf „Lesebereich ausblenden“

Wie auch immer Sie Ihre Gmail- oder Outlook-Anzeige konfigurieren, Outlook macht es einfacher, nach alten E-Mails zu suchen, während Sie neue schreiben.

Bewertung: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Kalenderintegration

Keine der beiden Plattformen hat eine echte Lösung, mit der Sie Ihren Kalender und Ihre E-Mails nebeneinander anzeigen können.

Während sowohl Gmail als auch Outlook Ereignisse mit Ihrem Kalender synchronisieren, können Sie bei keiner der beiden Plattformen Ihren Kalender und Ihren Posteingang gleichzeitig in einer Registerkarte anzeigen. Wenn Sie auf die Outlook-Symbolleiste klicken, gelangen Sie zu einem separaten Kalenderfenster.

Wenn Sie dagegen in Google Mail auf „Kalender“ klicken, bleibt Ihr Posteingang geöffnet, und es wird ein neues Fenster (oder eine Registerkarte) mit Ihrem Kalender hinzugefügt.

Weder Google Mail noch Outlook eignen sich gut für die Anzeige in mehreren Fenstern. Bei Gmail können Sie wenigstens Ihren Kalender und Ihre E-Mails gleichzeitig anzeigen, wenn auch in verschiedenen Fenstern.

Bewertung: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Benutzererfahrung (UX)

Die Ästhetik des Posteingangs ist subjektiv, aber sie ist wichtig. Wenn Sie den ganzen Tag auf Ihren beleuchteten Computerbildschirm starren, können Sie eine ernsthafte Überanstrengung Ihrer Augen nur vermeiden, indem Sie die Helligkeit auf allen Ihren Geräten einstellen.

Das gilt auch für E-Mails. Je mehr Sie Ihren Posteingang an das anpassen können, was Ihre Augen am wenigsten anstrengt, desto besser.

(Un)gelesene E-Mails

Text in Google Mail ist größer als in Outlook. In Verbindung mit der klaren Unterscheidung zwischen fettgedrucktem und nicht fettgedrucktem Text sowie der Schattierung des Posteingangs, die bei den meisten Vorlagen verfügbar ist, ist Gmail im Allgemeinen schonender für die Augen.

Gmail gewinnt bei der Anpassung von ungelesenen E-Mails. „Gelesene“ E-Mails erscheinen in einem dunkleren Farbton als „ungelesene“ E-Mails. „Ungelesene“ E-Mails sind auch dadurch gekennzeichnet, dass Absender und Betreff fett gedruckt sind.

Outlook unterscheidet diese, indem es Absender und Betreff in Blau darstellt. Sie sind ebenfalls fett gedruckt, aber da der Text in Outlook insgesamt flacher und kleiner ist, muss man immer noch die Augen zusammenkneifen, um zu erkennen, ob es sich um eine neue E-Mail handelt.

Dank der Schattierung, der Fettschrift und der Textgröße ist es bei Gmail leichter, ungelesene E-Mails zu erkennen als bei Outlook.

Bewertung: Outlook 2/5, Gmail 1.5/5.

Markieren

Aber wir wollen auch die Ästhetik von Outlook nicht schlecht reden. Wenn Sie eine wichtige (gelesene) E-Mail markieren, wird die gesamte Zeile um diese E-Mail herum gelb hervorgehoben und anders schattiert.

Gmail bietet eine Vielzahl von verschiedenen Markierungssymbolen, aber Sie können Ihren Posteingang nicht nach jedem Symbol durchsuchen (beachten Sie das Ausrufezeichen und die verschiedenfarbigen Sterne unten). Wenn Sie nach einer wichtigen gelesenen E-Mail suchen, finden Sie sie wahrscheinlich schneller in Outlook.

Bewertung: Outlook 2.5/5, Gmail 1.5/5.

Sicherheit

Gmail hat die meiste Zeit seines Lebens (d.h. die letzten zwölf Jahre) im Rampenlicht der Sicherheit verbracht. Es bot eine zweistufige Authentifizierung an, bevor Microsoft dies für alle seine E-Mail-Clients tat. Das bedeutet, dass jemand, der Ihr Passwort stiehlt, nicht unbedingt auf Ihr Konto zugreifen kann. Um sich anzumelden, müssen Sie immer noch etwas anderes eingeben, z. B. Sicherheitsfragen, einen Retina-Scan, eine Touch-ID oder einen Sicherheitscode.

Mit Outlook 2016 verwendet Outlook ebenfalls eine zweistufige Authentifizierung. Wenn Sie sich auf einem neuen Gerät bei Outlook anmelden, sendet Outlook Ihnen einen Sicherheitscode, um Ihre Identität zu verifizieren. Wenn es um die Anmeldung geht, sind Sie mit Gmail oder Outlook mehr oder weniger gleichgestellt.

Der wirkliche Unterschied zwischen der Sicherheit von Gmail und Outlook hängt heute davon ab, ob Bilder automatisch angezeigt werden.

Die Faustregel von Gmail war, dass E-Mails, die über einen Server eines Drittanbieters gesendet werden, als Spam eingestuft werden, da in den früheren Tagen des Internets Nachrichten, die Server von Drittanbietern verwenden, oft als Spam eingestuft wurden. Das hat Outlook und zuvor auch Hotmail angreifbar gemacht.

Aber jetzt müssen Sie als Gmail-Benutzer, der einen Newsletter abonniert hat – oder einfach nur ein Bild öffnen, das Ihnen ein Freund schickt – ein paar zusätzliche Schritte unternehmen, um es zu sehen.

Wie zuvor Hotmail zeigt Outlook Bilder an, so dass alles, was Sie sehen möchten, direkt vor Ihnen liegt. Microsoft hat sich bei der Erkennung potenziell schädlicher Nachrichten verbessert, aber standardmäßig werden immer noch Bilder angezeigt.

Angesichts der Risiken, die Anhänge mit sich bringen können, ist es Ihre Entscheidung, ob Sie die zusätzliche Sicherheit bevorzugen oder sie als lästig empfinden. Wenn Ihr Passwort sicher ist, ist Ihr Konto so sicher, wie Sie es machen.

Bewertung: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

The Winner: Outlook Has Come a Long Way

Beide, Gmail und Outlook, sind leistungsstarke Plattformen. Gmail ist billiger, und wenn Sie sich für eine Office-Suite-Plattform entscheiden, ist das ein wichtiger Faktor. Aber abgesehen von der Ästhetik bekommen Sie mehr für Ihr Geld, wenn Sie sich für Outlook entscheiden.

Sie können Outlook sogar für die Offline-Arbeit verwenden.