Einrichten eines Multifunktionsgeräts zum Scannen zu E-Mail über Office 365 ist einfach. Dieses Microsoft-Dokument listet die drei möglichen Methoden auf:

• SMTP-Client-Übermittlung
• Direktes Senden
• Verwendung eines SMTP-Relays

Welche Methode Sie verwenden sollten, hängt von Ihrer Umgebung ab. Wenn Sie intern bereits einen SMTP-Server konfiguriert haben, ist die Verwendung eines SMTP-Relays möglicherweise besser geeignet.

In diesem Beitrag wird die Methode der SMTP-Client-Sendung behandelt. Der Nachteil dieser Methode ist, dass der Drucker ein lizenziertes Office 365-Konto verwenden muss. Aber es ist sehr einfach einzurichten.

Einrichten von Scan-to-E-Mail von einem HP-Multifunktionsgerät

Ich werde die Verwendung eines HP PageWide Pro 477dw MFP demonstrieren, aber die gleiche Methode funktioniert für jede Marke. Bevor Sie mit der Konfiguration des Druckers beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Office 365-Kontos kennen, das Sie verwenden werden.

1. Melden Sie sich bei der Weboberfläche des Druckers an.
2. Suchen Sie die Optionen für „Scan to Email“:
   
3. Nun müssen Sie Folgendes eingeben:
   1. Von-Adresse: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Office 365-Kontos, die Sie für den Drucker verwenden möchten
   2. SMTP-Server: smtp.office365.com
   3. SMTP-Port: 587
   4. Kreuzen Sie das Kästchen „Immer sichere Verbindung (SSL/TLS) verwenden“
   5. Benutzername: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Office 365-Kontos, die Sie für den Drucker verwenden möchten
   6. Kennwort: Geben Sie das Kennwort für das Konto ein, das Sie verwenden möchten.
      
   7. Scannen Sie ein Dokument!

Der HP PageWide verfügt über ein nettes internes Adressbuch zum Speichern von E-Mail-Adressen, das das Scannen in eine E-Mail schnell und einfach macht.

Hier ist ein Video, das zeigt, wie man „Scan to E-Mail“ in Office 365 wie oben beschrieben einrichtet: