Der Veranstaltungsplaner ist wie ein Dirigent, der alle Instrumente zu spielen weiß. Bei der Organisation seiner Veranstaltung legt er sein Budget, seinen Rahmen und seine Ziele fest, erstellt sein Pflichtenheft, wählt seine Dienstleister aus, denkt an die kleinsten Details …

Der Eventplaner ist für die Gestaltung von Kommunikationsmaßnahmen für sein Unternehmen oder seinen Kunden verantwortlich. Diese Veranstaltungen können viele Formen annehmen, wie z.B. die Gala, das Seminar, die Messe, die Einführung eines neuen Produkts, Sportereignisse usw.

Um dies zu tun, muss der Eventplaner die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden kennen, seine Erwartungen vorhersehen und originelle Ideen zur Unterhaltung vorschlagen, um ihn zu überzeugen. Der Eventplaner kümmert sich von A bis Z um die Veranstaltung. Er nutzt Dienstleister, findet den idealen Ort, kontaktiert Lieferanten und Techniker. Der Organisator arbeitet mit verschiedenen Berufsgruppen zusammen: Techniker, Caterer, Vermieter, Manager usw.

Was ist Eventplanung

Die Eventplanung umfasst die Kostenvoranschläge und Budgets der Veranstaltung. Er konzipiert dann den Ablauf der Party, die Animationen, die Planung … Nichts wird dem Zufall überlassen. Aber die Kontrolle jedes Details schützt nicht vor unvorhergesehenen Ereignissen. In diesem Fall muss der Organisator extrem reaktionsschnell sein und sich auf viele Situationen einstellen können. Er muss der Erste sein, der vor Ort ist, und der Letzte, der feiert. Ist der Tag erst einmal vergangen, kommt die Zeit nicht zur Ruhe. Bei der Veranstaltungsplanung ist es dann notwendig, die erzielten Ergebnisse im Verhältnis zu den Zielen zu besprechen und zu analysieren, die Pressewirkung zu bewerten und sich nach der Zufriedenheit der Kunden zu erkundigen. Der Beruf ist auch mit häufigen Reisen und unregelmäßigen Terminen (Wochenende, Feiertage und Nacht) verbunden.

Die Qualitäten eines Veranstaltungsplaners

Der Veranstaltungsplaner muss vielseitig sein: er muss in der Tat täglich animieren, begleiten, beraten … Er muss auch Vielseitigkeit und Geduld zeigen, eine gewisse geistige Flexibilität besitzen. Aber viele andere Qualitäten werden von ihm verlangt:

• Kreativität & Originalität: Es ist ein Beruf, in dem die Idee zählt. Der Eventplaner muss Kreativität und Originalität in seinen Vorschlägen der Eventplanung zeigen, um die Aufmerksamkeit seines Kunden zu halten und einen Eindruck während der Veranstaltung zu machen.
• Reaktivität & Selbstständigkeit: Kaltblütigkeit für das Management der letzten Details, Stressresistenz und Fairness, alles wesentliche Eigenschaften für einen guten Eventplaner.
• Beziehungs- und redaktionelle Fähigkeiten: Er muss wissen, wie man sich mit den Menschen in seinem beruflichen Umfeld austauscht, komponiert und „arbeitet“, aber nicht nur! Eine gute Beziehung ist unerlässlich. Starke Schreibfähigkeiten sind ebenfalls unerlässlich, da er für die Kommunikation rund um die Veranstaltungsplanung verantwortlich ist.
• Rigor & Sinn für Details: Null-Fehler! Das Image des Unternehmens hängt von der Durchführung der Veranstaltung ab. Man muss rigoros sein und kein Detail auslassen. Außerdem müssen Sie ein Gespür für Prioritäten haben und wissen, wie Sie Ihre Zeit und Ihr Handeln optimieren können.

Die Rolle eines Eventplaners

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Veranstaltungen im B2B- oder B2C-Bereich zu organisieren, die es Unternehmen ermöglichen, Handel zu treiben, Partner zu suchen und Verbindungen zu ihren Mitarbeitern herzustellen. Sie müssen die Organisation leiten, für die Veranstaltung werben, die Einladungen, Cocktails, Mahlzeiten, Unterkünfte, die Reservierung von Tagungsräumen und die Organisation von Konferenzen verwalten. Ein solcher Event-Projektmanager kann sich auch an den internen Kommunikationsprojekten des Unternehmens beteiligen, indem er interne Verkaufswettbewerbe, Incentive-Reisen, Firmenabende … organisiert, ein echter Dirigent, der in der Lage ist, sich an jedes Publikum, intern oder extern, anzupassen.

Der Event-Organisator hat auch die Aufgabe, die Durchführung des Events zu managen, von der Suche nach Ideen für Orte, Aktivitäten, Animationen …, die das Event zum Erfolg machen, bis hin zur Planung der Organisation von Interventionen und Anbietern am D-Day, alles nach einem im Voraus festgelegten Budget.

Funktionen des Event-Managements

Sein erstes Ziel ist es, originelle und/oder untypische Ideen zu finden, die für das Ziel des Events repräsentativ sein werden. Die Veranstaltung wird für ein Geschäftstreffen oder einen lohnenden Abend oder für einen jährlichen Firmenkongress sehr unterschiedlich sein.

Wenn die allgemeine Idee oder das Thema definiert ist, besteht die Aufgabe des Event-Projektmanagers darin, alle geeigneten Dienstleister zu finden, die in der Lage sind, die definierten Spezifikationen zu erfüllen.

Ein kompetenter Event-Organisator muss auch eine enorme Reaktionsfähigkeit und eine bemerkenswerte Anpassungsfähigkeit zeigen. Wenn wir den Beruf des Veranstaltungsorganisators überdenken würden, könnten wir die Disziplin in „Management des Unerwarteten“ umbenennen. Denn das Unvorhergesehene ist zahlreich.

Am Tag der Veranstaltung hatte der für den Anlass bestellte Caterer einen Stromausfall: alle auf Kosten gelagerten Produkte sind nicht mehr verwendbar. Der Veranstalter muss für eine Ausweichlösung sorgen, und zwar schnell, denn die 300 Gäste vor der Tür scheinen bereits hungrig zu sein.

Der Job erfordert also auch enorme Gelassenheit gepaart mit schonungslosem Stressmanagement. Selbsthilfe ist auch willkommen, wenn es darum geht, die gigantischen Erwartungen eines Kunden zu erfüllen, der ein eher lächerliches Budget hat. In diesem Fall ist System D Ihr bester Freund.

Welche Karrieremöglichkeiten gibt es in Eventplaner-Jobs

Die Eventplanung ist ein ziemlich breiter Zweig, so dass man den Beruf in einer Vielzahl von Strukturen ausüben kann, die verschiedene Eventplaner-Jobs eröffnen. Der Eventplaner kann zum Beispiel in einer Event- oder Kommunikationsagentur arbeiten, in einer Kommunikationsabteilung eines großen Unternehmens (seltener) oder im Veranstaltungsservice einer lokalen Behörde.

Eine Karriere im Eventbereich zu machen, erfordert eine wichtige Entscheidung. Die Event-Organisatorin hat keinen festen Zeitplan. Während der Organisationszeit gibt sie ihre ganze Zeit für den Erfolg der Veranstaltung. Da die Veranstaltung oft in sehr kurzer Zeit organisiert wird, ist ein ständiges Engagement des Eventmanagers erforderlich. Vergessen Sie Ihre Abende und Wochenenden, um einen Drink mit Freundinnen zu genießen oder Zeit mit Fernsehfilmen zu verbringen.

Die Veranstaltung wartet nicht. Sie muss fertig sein und pünktlich und in tadelloser Weise geliefert werden. Am D-Day muss die Organisatorin natürlich vor Ort sein, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn die Veranstaltung vorbei ist, denkt sie, sie könne endlich aufatmen. Aber das ist ein Irrtum, denn nun gilt es, die Ergebnisse im Verhältnis zu den Zielen zu analysieren, die Zufriedenheit der Kunden zu bewerten und die generierten Nebeneffekte zu konsultieren.

Organisator von Veranstaltungen ist also ein Eventplaner-Job oder Beruf, der eine beträchtliche Anzahl von Fähigkeiten und Engagement erfordert. Es ist schwierig, ein durchschnittliches Gehalt für diese Art von Beruf zu bestimmen, da es von der Art und der Größe des Unternehmens abhängt, in dem er ausgeübt wird. Das Onisep schätzt jedoch das durchschnittliche Gehalt eines Anfängers in diesem Bereich auf 2200$+ brutto.

Abschluss

Nach der Lektüre dieses Artikels solltest du dich auf die folgenden Fähigkeiten und Aufgaben konzentrieren:

1. Organisieren Sie Veranstaltungen, die den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen;
2. Setzen Sie Ziele, die spezifisch, messbar und realistisch sind;
3. Organisieren Sie Veranstaltungen, die in Erinnerung bleiben;
4. Planen Sie Ihre Veranstaltungen effektiv;
5. Wählen Sie den Ort Ihrer Veranstaltung professionell aus;
6. Stellen Sie eine Marketingkampagne für Ihre Veranstaltung auf;
7. Prüfen Sie alle Parameter, auch die der aktuellen Gesetzgebung;
8. Leiten und motivieren Sie Ihr Team;
9. Evaluieren Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltung.