Assistenten der Geschäftsleitung spielen eine wichtige Rolle in einem Unternehmen, denn sie sind die linke Hand (oder Frau) der Führungskraft!

Ein erfolgreicher Assistent der Geschäftsleitung geht über sich hinaus, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in die richtige Richtung steuert, indem er dafür sorgt, dass die Führungskraft, der er zur Seite steht, über alles Bescheid weiß.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Die Stellenbeschreibung eines Assistenten der Geschäftsleitung
• Das durchschnittliche Gehalt eines Assistenten der Geschäftsleitung
• Wie wird man Assistent der Geschäftsleitung
• Tipps für einen Assistenten der Geschäftsleitung
• Fähigkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung

Jobbeschreibung eines Assistenten der Geschäftsleitung

Was macht ein Assistent der Geschäftsleitung? Assistenten der Geschäftsleitung, manchmal auch persönliche Assistenten genannt, spielen eine Schlüsselrolle in einem Unternehmen, weil sie eine oder mehrere Führungskräfte unterstützen, wie zum Beispiel hochrangige Beamte, den Geschäftsführer oder den Eigentümer eines Unternehmens.

Assistenten der Geschäftsleitung ähneln den Verwaltungsassistenten; Verwaltungsassistenten konzentrieren sich jedoch eher auf Büroarbeiten, während Assistenten der Geschäftsleitung dafür zuständig sind, eine Führungskraft des Unternehmens zu unterstützen, in der Regel bei Aufgaben auf höherer Ebene.

Die Aufgaben, die Assistenten der Geschäftsleitung ausführen, können zwar von Position zu Position variieren, doch führen sie in der Regel alle ähnliche Aufgaben und Pflichten auf hoher Ebene aus.

Diese Aufgaben können reichen von:

• Verwaltung des Terminkalenders der Führungskraft
• Vertretung der Führungskraft bei Anrufen und Besprechungen, wenn die Führungskraft nicht verfügbar ist
• Vorbereitung und Überprüfung von Dokumenten
• Handhabung vertraulicher Informationen
• Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Analyse von Daten
• Aufgaben der Büroverwaltung
• Aufsicht auf die Mitarbeiter, einschließlich der Verwaltungsassistenten

Hier ist ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung eines Assistenten der Geschäftsleitung von www.Monster.com:

• Produziert Informationen durch Transkribieren, Formatieren, Eingeben, Bearbeiten, Abrufen, Kopieren und Übertragen von Texten, Daten und Grafiken. Schont die Zeit der Führungskraft durch Lesen, Recherchieren und Weiterleiten von Korrespondenz; Verfassen von Briefen und Dokumenten; Sammeln und Analysieren von Informationen; Einleiten von Telekommunikation.
• Pflegt den Terminkalender der Führungskraft durch Planen und Festlegen von Besprechungen, Konferenzen, Telefonkonferenzen und Reisen.
• Vertritt die Führungskraft durch Teilnahme an Besprechungen in deren Abwesenheit; spricht für die Führungskraft.
• Begrüßt Gäste und Kunden, indem er sie persönlich oder am Telefon begrüßt; beantwortet oder leitet Anfragen weiter.
• Erhält das Vertrauen der Kunden und schützt den Betrieb, indem er Informationen vertraulich behandelt.
• Erledigt Projekte, indem er dem Büropersonal Arbeit zuweist; verfolgt die Ergebnisse nach.
• Erstellt Berichte, indem er Informationen sammelt und analysiert.
• Sichert Informationen, indem er Datenbanksicherungen durchführt.
• Stellt historische Referenzen bereit, indem er Ablage- und Wiederauffindungssysteme entwickelt und einsetzt; zeichnet Besprechungen auf.
• Pflegt den Bestand an Büromaterialien, indem es die Bestände überprüft, um den Lagerbestand zu ermitteln; den Bedarf an Büromaterialien vorhersieht; neue Büroprodukte bewertet; Bestellungen für Büromaterialien aufgibt und bearbeitet; den Erhalt von Büromaterialien überprüft.
• Gewährleistet den Betrieb von Geräten, indem es die Anforderungen an die vorbeugende Wartung erfüllt; die Anweisungen des Herstellers befolgt; Fehlfunktionen behebt; Reparaturen anfordert; Gerätebestände pflegt; neue Geräte und Techniken bewertet.
• Erhält sein berufliches und technisches Wissen aufrecht, indem er an Weiterbildungsseminaren teilnimmt, Fachveröffentlichungen liest, persönliche Netzwerke aufbaut und sich an Berufsverbänden beteiligt.
• Beiträgt zur Teamarbeit bei, indem er bei Bedarf entsprechende Ergebnisse erzielt.

Gehalt eines Assistenten der Geschäftsleitung

Nach www.onetonline.org betrug das mittlere Gehalt eines Assistenten der Geschäftsleitung im Jahr 2016 26,86 $ pro Stunde oder 55.860 $ pro Jahr.

Dies kann, wie bei jeder anderen Stelle, je nach Berufserfahrung und Wohnort variieren.

Wie wird man Assistent der Geschäftsleitung

Um Assistent zu werden, sollte man einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich wie Verwaltungsunterstützung oder Büromanagement in Betracht ziehen.

Mindestens haben Assistenten der Geschäftsleitung in der Regel einen vierjährigen Abschluss, aber einige Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten sich von einem Verwaltungsassistenten hoch oder erhalten ein Zertifikat oder einen Abschluss in einem zweijährigen Programm.

Wenn man jedoch für größere Unternehmen arbeitet, braucht man möglicherweise mehrere Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung, um für die Stelle in Frage zu kommen.

Außerdem benötigen Assistenten der Geschäftsleitung möglicherweise Kenntnisse in dem Bereich, in dem sie arbeiten wollen. Wenn sie zum Beispiel als Assistentin der Geschäftsleitung in einem juristischen Umfeld arbeiten wollen, müssen sie mit der juristischen Terminologie und den Verfahren vertraut sein.

Tipps für eine Assistentin der Geschäftsleitung

Suchen Sie nach Organisationstipps für Assistentinnen der Geschäftsleitung? Diese Tipps werden Ihre Organisation verbessern.

1. Organisieren Sie Ihre E-Mails

Als Assistent der Geschäftsleitung müssen Sie nicht nur Ihren eigenen Posteingang verwalten, sondern auch den Ihrer Führungskraft. Bei so vielen E-Mails kann das schon mal überwältigend werden.

Sie haben wahrscheinlich akzeptiert, dass es fast unmöglich ist, den Posteingang auf Null zu reduzieren, aber es gibt andere Möglichkeiten, diese Herausforderung zu meistern und den Posteingang zu vereinfachen!

Die Prioritätsmatrix ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihren Posteingang vereinfachen können.

Überlegen Sie, ob Sie die E-Mails in einer quadrantenbasierten Vorlage organisieren, bei der die vier Quadranten wie folgt beschriftet sind:

• Dringend: Erfordert eine Antwort – Es ist wichtig, dass Sie diesen E-Mails Ihre größte Aufmerksamkeit schenken. Beantworten Sie sie so schnell wie möglich; verlassen Sie das Büro nicht, ohne dass dieser Quadrant fast leer ist.
• Weniger dringlich: Antworten – Sie müssen diese E-Mails irgendwann beantworten, aber im Moment haben Sie größere Prioritäten. Es wird empfohlen, diese E-Mails mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen, damit Sie sie nicht vergessen, da sie immer noch wichtig sind.
• Wiedervorlagen – Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Beantwortung dieser E-Mails fest, da sie oft übersehen werden.
• Aufgaben – Ein spezieller Bereich für E-Mails, in denen Aufgaben aufgeführt sind, die erledigt werden müssen. Legen Sie auch hier Fälligkeitsdaten fest.

Die E-Mail-Vorlage sieht wie folgt aus:

Die Prioritätsmatrix ist eine auf Quadranten basierende Projektmanagementlösung, mit der Sie Ihre E-Mails ganz einfach per Drag & Drop aus Ihrer Outlook-E-Mail in die oben genannten Quadranten ziehen können. Schauen Sie sich die 5 besten Vorlagen an, um Ihre Fähigkeiten als Assistentin der Geschäftsleitung zu verbessern.

Von dort aus können Sie:

• ein Fälligkeitsdatum festlegen, damit Sie wissen, wann Sie auf diese E-Mail antworten oder die in der E-Mail aufgeführte Aufgabe erledigen müssen.
• die E-Mail an eine Führungskraft oder ein Teammitglied delegieren, wenn diese(s) involviert ist oder Sie möchten, dass diese(s) die Aufgabe übernimmt.
• Verwenden Sie Aufgabensymbole, um zu bestimmen, welche E-Mails am wichtigsten sind. Sie können zum Beispiel ein „Feuer“ neben eine E-Mail setzen, die innerhalb der nächsten Stunde beantwortet werden muss, oder Ihre E-Mails nummerieren, je nachdem, welche Ihre Aufmerksamkeit zuerst benötigen.

So würde dies in der Prioritätsmatrix aussehen:

Beachten Sie, dass der „Aufgabenname“ der Betreff der E-Mail ist. Wenn Sie darauf klicken, wird der Inhalt der E-Mail unter ‚Notizen‘ aufgelistet.

Hier ist ein Video, das zeigt, wie Sie Ihre Aufgaben als Assistentin der Geschäftsleitung in der Prioritätsmatrix verwalten können

Importieren Sie die im Video gezeigte Vorlage, hier.

Lernen Sie, wie:

• Die E-Mail-Integration von Priority Matrix hilft
• INTEGRIEREN SIE WINDOWS UND MAC PRIORITY MATRIX INBOX MIT IHRER EMAIL

1. Erstellen Sie die morgige To-Do-Liste, bevor Sie das Büro verlassen

Vergeuden Sie keine Zeit! Bevor Sie das Büro verlassen, sollten Sie eine Aufgabenliste erstellen, auf die Sie sich morgen konzentrieren müssen, solange alles noch frisch in Ihrem Kopf ist. Die zusätzlichen 5-10 Minuten, die Sie dafür aufwenden, werden sich mit Sicherheit auszahlen, wenn Sie morgens das Büro betreten, weil Sie dann eine gute Vorstellung davon haben, wo Sie stehen.

So verschwenden Sie keine Zeit, weil Sie wissen, was oberste Priorität hat und worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen.

1. Visualisieren Sie, was Sie erreichen WOLLEN

Wenn Sie das Büro betreten, beginnen Sie Ihren Tag mit dem Ziel vor Augen.

Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, welche Ergebnisse Sie heute erreichen wollen. DANN überlegen Sie, welche Aufgaben Ihnen dabei helfen werden, dieses Ziel zu erreichen.

Überarbeiten Sie an dieser Stelle Ihre Aufgabenliste vom Vorabend und stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben an der richtigen Stelle stehen.

1. Nutzen Sie ein Hilfsmittel

Um organisiert zu bleiben, sollten Sie eine Online-Plattform oder eine Projektmanagement-Software verwenden, die Sie und Ihr Team auf dem Laufenden hält.

Eine wunderbare Projektmanagementlösung für Assistenten der Geschäftsleitung ist Priority Matrix, das gleiche Tool wie in Tipp Nr. 1, das Sie bei Ihren E-Mails unterstützt.

In Priority Matrix können Sie Aufgaben, E-Mails und Dokumente an einem Ort verfolgen. Darüber hinaus können Sie detaillierte Berichte lesen, um sich zu vergewissern, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist oder dass es nicht vorankommt, so dass Sie sofort eingreifen können.

So können Sie Priority Matrix mit Ihrer Führungskraft nutzen:

• Die Führungskraft kann Aufgaben direkt über die Plattform an Sie delegieren (wodurch Sie zum „Eigentümer“ werden), was bedeutet, dass Sie immer wissen, was Sie tun müssen! Wenn es Fragen gibt, können Sie innerhalb der Aufgabe chatten, um später schnell darauf zurückgreifen zu können. Keine verwirrenden E-Mail-Threads oder Missverständnisse über Zuständigkeiten mehr!

• Wenn Sie eine E-Mail von Ihrer Führungskraft erhalten, können Sie sie per Drag & Drop in Ihre E-Mail-Vorlage für die Prioritätsmatrix ziehen, damit Sie den Überblick nicht verlieren und Ihre E-Mails effizienter verwalten können.
• Erstellen Sie einen Bericht über alles, was Sie jeden Tag erledigt haben, damit Ihre Führungskraft genau weiß, was erreicht wurde.

• Verwalten Sie Ihre Zeit besser mit unseren Prioritätsvorlagen, oder erstellen Sie Ihre eigenen. Machen Sie Ihre Führungskraft glücklich und werden Sie ein Super-Performer!

• Erkennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Führungskraft. Wenn Sie sehen, dass er/sie einen vollen Tag mit Besprechungen hat, halten Sie eine Mahlzeit aus seinem/ihrem Lieblingsrestaurant bereit. Wenn er/sie morgens ein großes Meeting leitet, bestellen Sie die Bagels und den Kaffee im Voraus, bevor er/sie überhaupt gefragt wird.

Sie können auch die allgemeine Organisation verbessern, weil alles an einem Ort ist.

Ihr Chef hat morgen einen wichtigen Anruf? Setzen Sie einen Alarm in der Prioritätsmatrix, um ihn/sie eine Stunde vorher daran zu erinnern.

Wollen Sie sehen, ob morgen oder in der folgenden Woche etwas Wichtiges ansteht? Öffnen Sie die Hauptliste der Prioritätsmatrix, um alles aus der Vogelperspektive zu sehen, und filtern Sie sie nach dem Zeitraum, auf den Sie sich konzentrieren wollen.

1. Führen Sie eine Datenbank

Führen Sie gute Aufzeichnungen über eine Vielzahl von Orten, wie Hotels und Restaurants, in denen Ihre Führungskraft in der Vergangenheit gewesen ist. Achten Sie darauf, dass Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern und Adressen sowie einen Bereich aufbewahren, in dem Sie angeben, ob ihm/ihr das letzte Erlebnis gefallen hat.

So können Sie, wenn Ihre Führungskraft nach einer Unterkunft in der Gegend von L.A. sucht, Hotels finden, die ihr gefallen haben.

Sie können diese Informationen in einer Excel-Tabelle, in Microsoft Access oder sogar in einer Prioritätsmatrix speichern.

Fähigkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung

• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sind in diesem Bereich von entscheidender Bedeutung, sei es beim Telefonieren, beim Schreiben einer E-Mail oder beim Äußern einer Meinung.
• Zeitmanagementfähigkeiten: Man muss in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, um festzustellen, wo die Zeit am besten eingesetzt wird, nicht nur für die eigene Position, sondern auch für die Führungskraft, für die man arbeitet.
• Organisation: Da überall Akten und Informationen herumliegen, muss man in der Lage sein, eine Strategie zu entwickeln, um alles an seinem Platz zu halten.
• Multitasking-Fähigkeiten: Bei so viel Arbeit ist es wahrscheinlich, dass Sie sich um mehrere Aufgaben gleichzeitig kümmern müssen.
• Problemlösung: Pläne, Strategien und Zeitpläne ändern sich – es ist Ihre Aufgabe, schnell zu reagieren und die besten Alternativen zu finden, wenn diese Änderungen auftreten.
• Selbstständig: Sie sollten unabhängig sein, um Ihre eigene Arbeit zu erledigen, und sicherstellen, dass Ihre Führungskraft und die Teammitglieder, die Sie beaufsichtigen, auf dem richtigen Weg sind.
• Proaktiv: Ihr Verstand sollte weit in die Zukunft denken, damit Sie bei Bedarf eingreifen können.
• Detailorientiert: Die kleinen Dinge sind wirklich wichtig – Tippfehler, Terminänderungen und sogar die winzige Information, wie sich die Führungskraft für ein bevorstehendes Marketing-Meeting kleiden muss – Sie müssen also ein Auge für die kleinsten Details haben.
• Technologie: Ein Assistent der Geschäftsleitung sollte sich mit Priorisierungssoftware, Präsentationssoftware, Grafiksoftware, Microsoft Office usw. auskennen.
• Führungsqualitäten: Assistenten der Geschäftsleitung leiten oft Menschen, daher muss man in der Lage sein, aufzustehen und das Team auf Kurs zu bringen.