¿Sabes cómo conseguir el equilibrio adecuado entre eficacia y eficiencia?
El rendimiento máximo llega cuando alcanzas ese «punto dulce» de ser eficiente y eficaz en igual medida.
El gran Peter Drucker, ya fallecido, definió la eficiencia como hacer las cosas bien y la eficacia como hacer las cosas correctas.
Interesantemente, todos tenemos una tendencia natural hacia una u otra.
A menudo, tratar de ser eficaces y eficientes al mismo tiempo nos lleva a no ser ninguna de las dos cosas. El resultado puede ser un rendimiento deficiente.
Entonces, ¿cuál es la respuesta a este enigma?
Una posible solución es apuntar primero a la eficacia, luego pasar a la eficiencia y volver a la eficacia en un ciclo continuo.
Eficacia
En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, es importante hacer las cosas bien.
Esto a menudo significa tomar decisiones rápidas, normalmente con información imperfecta, para poder probar sus casos de negocio rápidamente a través de prototipos de la vida real.
Trabajar de esta manera ágil puede ser muy eficaz.
Siempre que no se tomen demasiadas iniciativas simultáneamente y se sea capaz de aprender rápidamente.
Si no es así, el resultado probable será la pérdida de oportunidades por no fallar lo suficientemente rápido y no priorizar los éxitos con la suficiente rapidez.
Antes de llegar a este punto, tiene sentido cambiar el enfoque hacia la eficiencia.
Eficiencia
¿Tiene un prototipo exitoso que funciona no sólo en la teoría sino también en la práctica?
Ahora es el momento de mejorar los procesos y sistemas para hacerlo más eficiente. El objetivo es mejorar con el tiempo en lugar de intentar alcanzar la perfección de inmediato.
El exceso de ingeniería en esta fase puede suponer una pérdida de tiempo y esfuerzo. Siempre es mejor iterar, evaluando los efectos de las mejoras y haciendo más cambios en una fecha posterior a la luz de la experiencia.
Este enfoque libera tiempo para centrarse en hacer más cosas correctas. A su vez, esto crea un mejor equilibrio entre eficiencia y eficacia.
De este modo, se aumentan las posibilidades de transformar un rendimiento pobre en un rendimiento máximo.
Cómo ser más eficaz
Para ser más eficaz, hay que decidir cuáles son las prioridades más importantes a largo plazo para la empresa.
Esto requiere una planificación estratégica y la alineación de todas las funciones.
Herramientas sencillas pueden ser muy útiles para decidir dónde priorizar. La matriz de Eisenhower que aparece a continuación es una de ellas:
Cómo ser más eficiente
Para ser más eficiente, hay que mejorar sus sistemas, procesos y herramientas.
La buena noticia es que la tecnología está facilitando la automatización o eliminación de tareas que hasta ahora implicaban muchas entradas manuales.
Estas incluyen actividades administrativas como la facturación, la programación de trabajos y la extracción de datos para la elaboración de informes.
Un estudio de McKinsey de 2019 sobre el futuro del trabajo descubrió que al menos el 30 por ciento de las tareas del 60 por ciento de todas las funciones laborales pueden automatizarse.
Con el aumento de las capacidades técnicas de las plataformas y los procesos digitales y con la llegada de la inteligencia artificial, la oportunidad de impulsar la eficiencia quizás nunca haya sido mayor.
Alternando entre eficacia y eficiencia
En resumen, ser más eficaz y más eficiente da como resultado una mejora de la productividad. Consigues hacer más actividades importantes en un periodo de tiempo más corto.
Alternando constantemente tu enfoque entre la eficacia y la eficiencia consigues hacer las cosas con un coste menor y un beneficio mayor hoy en día. Al mismo tiempo, te aseguras de que también estás haciendo las cosas correctas para transformar y desarrollar tu negocio de cara al futuro.
Para obtener más información sobre cómo mejorar la eficiencia y la eficacia de tu negocio, lee Excelencia en la ejecución
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