Vet du hur man får rätt balans mellan effektivitet och ändamålsenlighet?

Peak performance kommer när du når den där ”smultronstället” där du är effektiv och ändamålsenlig i lika hög grad.

Den framlidne, store Peter Drucker definierade effektivitet som att göra saker rätt och ändamålsenlighet som att göra rätt saker.

Interessant nog har vi alla en naturlig förkärlek till det ena eller det andra.

Ofta leder försöken att vara både effektiv och ändamålsenlig samtidigt till att vi inte blir någon av dem. Resultatet kan bli dåliga prestationer.

Så, vad är svaret på denna gåta?

En potentiell lösning är att först sträva efter effektivitet, sedan övergå till effektivitet och återgå till effektivitet i en kontinuerlig cykel.

Effektivitet

I dagens snabbrörliga affärsvärld är det viktigt att göra rätt saker.

Detta innebär ofta att man måste fatta snabba beslut, oftast med ofullständig information, så att man snabbt kan testa sina affärsidéer genom verkliga prototyper.

Att arbeta på detta smidiga sätt kan vara mycket effektivt.

Förutsatt förstås att du inte tar på dig för många initiativ samtidigt och att du kan lära dig snabbt.

Om så inte är fallet kommer det troliga resultatet att bli missade möjligheter på grund av att du inte misslyckas tillräckligt snabbt och inte prioriterar framgångar tillräckligt snabbt.

Innan du når denna punkt är det klokt att flytta fokus till effektivitet.

Effektivitet

Har du en framgångsrik prototyp som inte bara fungerar i teorin utan också i praktiken?

Det är nu dags att förbättra processer och system för att göra den mer effektiv. Sikta på att göra förbättringar med tiden i stället för att försöka uppnå perfektion på en gång.

Over-engineering i detta skede kan slösa tid och kraft. Det är alltid bättre att iterera, utvärdera effekterna av förbättringarna och göra ytterligare ändringar vid ett senare tillfälle i ljuset av erfarenheterna.

Detta tillvägagångssätt frigör tid för att fokusera på att göra fler av de rätta sakerna. Detta skapar i sin tur en bättre balans mellan effektivitet och ändamålsenlighet.

På detta sätt ökar du dina chanser att omvandla dåliga prestationer till topprestationer.

Var mer effektiv

För att bli mer effektiv måste du bestämma dig för vilka som är de viktigaste långsiktiga prioriteringarna för din verksamhet.

Detta kräver strategisk planering och anpassning över funktionsgränserna.

Enkla verktyg kan vara till stor hjälp när du bestämmer dig för var du ska prioritera. Eisenhower-matrisen nedan är ett sådant verktyg:

Var effektivare

För att bli effektivare måste du förbättra dina system, processer och verktyg.

Den goda nyheten är att tekniken gör det lättare att automatisera eller eliminera uppgifter som hittills har inneburit en hel del manuellt arbete.

Det handlar bland annat om administrativa aktiviteter som fakturering, schemaläggning av arbeten och uttag av data för rapportering.

En McKinsey-studie från 2019 om framtidens arbete visade att minst 30 procent av arbetsuppgifterna för 60 procent av alla arbetsfunktioner kan automatiseras.

Med ökande teknisk kapacitet hos digitala plattformaroch processer och med tillkomsten av artificiell intelligens har möjlighetenatt driva effektivitet kanske aldrig varit större.

Att växla mellan ändamålsenlighet och effektivitet

Sammanfattningsvis resulterar det i förbättrad produktivitet om man blir mer ändamålsenlig och mer effektiv. Du får mer av de viktiga aktiviteterna gjorda på kortare tid.

Om du ständigt växlar mellan effektivitet och ändamålsenlighet får du saker och ting gjorda till en lägre kostnad och högre vinst i dag. Samtidigt ser du till att du också gör rätt saker för att omvandla och utveckla ditt företag inför morgondagen

För mer insikt om hur du kan förbättra din affärsverksamhets effektivitet och ändamålsenlighet, läs Excellence in execution

För mer affärsrådgivning och stöd kan du läsa fler artiklar på den här bloggen om affärscoaching eller prenumerera för att hålla dig uppdaterad.