Weet u hoe u de juiste balans vindt tussen effectiviteit en efficiency?

P topprestaties levert u wanneer u de “sweet spot” bereikt van efficiënt en effectief zijn in gelijke mate.

Wijlen Peter Drucker definieerde efficiency als de dingen goed doen en effectiviteit als de juiste dingen doen.

Interessant, we hebben allemaal een natuurlijke voorkeur voor het een of het ander.

Vaak leidt het proberen om zowel effectief als efficiënt te zijn ertoe dat we geen van beide zijn. Het resultaat kan slechte prestaties zijn.

Dus, wat is het antwoord op dit raadsel?

Een mogelijke oplossing is om eerst te streven naar effectiviteit, dan over te schakelen op efficiëntie en weer terug te gaan naar effectiviteit in een voortdurende cyclus.

Effectiviteit

In de snel veranderende bedrijfswereld van vandaag is het belangrijk om de juiste dingen te doen.

Dit betekent vaak dat je snel beslissingen moet nemen, meestal met onperfecte informatie, zodat je je business cases snel kunt testen door middel van real-life prototyping.

Werken op deze agile manier kan zeer effectief zijn.

Op voorwaarde natuurlijk dat je niet te veel initiatieven tegelijk neemt en in staat bent snel te leren.

Zo niet, dan is het waarschijnlijke resultaat gemiste kansen doordat je niet snel genoeg faalt en successen niet snel genoeg prioriteert.

Voordat u dit punt bereikt, is het zinvol uw aandacht te verleggen naar efficiency.

Efficiency

Heeft u een succesvol prototype dat niet alleen in theorie maar ook in de praktijk werkt?

Nu is het tijd om processen en systemen te verbeteren om het efficiënter te maken. Probeer in de loop van de tijd verbeteringen aan te brengen in plaats van te proberen meteen perfectie te bereiken.

Over-engineering in dit stadium kan tijd en moeite verspillen. Het is altijd beter om te itereren, de effecten van de verbeteringen te evalueren en later in het licht van de opgedane ervaring verdere wijzigingen aan te brengen.

Door deze aanpak komt tijd vrij om zich te concentreren op het doen van meer van de juiste dingen. Dit creëert op zijn beurt een beter evenwicht tussen efficiëntie en effectiviteit.

Op deze manier verhoogt u uw kansen om slechte prestaties om te zetten in topprestaties.

Effectiever worden

Om effectiever te worden, moet u beslissen wat de belangrijkste langetermijnprioriteiten voor uw bedrijf zijn.

Dit vereist strategische planning en afstemming over de functies heen.

Eenvoudige hulpmiddelen kunnen zeer nuttig zijn bij het beslissen waar de prioriteiten moeten liggen. De Eisenhower-matrix hieronder is zo’n hulpmiddel:

Efficiënter worden

Om efficiënter te worden, moet u uw systemen, processen en hulpmiddelen verbeteren.

Het goede nieuws is dat technologie het gemakkelijker maakt om taken te automatiseren of te elimineren die tot nu toe veel handmatige invoer vereisten.

Daaronder vallen administratieve activiteiten zoals facturering, werkplanning en het extraheren van gegevens voor rapportage.

Uit een McKinsey-studie uit 2019 over de toekomst van werk blijkt dat ten minste 30 procent van de taken van 60 procent van alle functies kan worden geautomatiseerd.

Met de toenemende technische mogelijkheden van digitale platforms en processen en met de komst van kunstmatige intelligentie is de kans om de efficiëntie te vergroten misschien nog nooit zo groot geweest.

Afwisseling tussen effectiviteit en efficiëntie

Samenvattend leidt effectiever en efficiënter worden tot een verbeterde productiviteit. U krijgt meer van de belangrijke activiteiten gedaan in een kortere tijd.

Door uw focus voortdurend af te wisselen tussen effectiviteit en efficiëntie krijgt u dingen gedaan tegen lagere kosten en een hogere winst vandaag. Tegelijkertijd zorgt u ervoor dat u ook de juiste dingen doet om uw bedrijf te transformeren en te ontwikkelen voor morgen

Voor meer inzicht in het verbeteren van uw bedrijfsefficiëntie en -effectiviteit, leest u Uitmuntendheid in uitvoering

Tot slot, voor meer zakelijk advies en ondersteuning, lees meer artikelen op deze business coaching blog of abonneer u om op de hoogte te blijven.